入社対応業務にかかる工数を金額換算するとどれくらい？
作成日：2024年9月9日
入社対応業務は書類配布・回収・社会保険手続き・システム反映……といった細やかな工数の積み重ねのため、業務に費やしている合計時間が分かりづらいという方も多いのではないでしょうか。そのため、システム導入を検討する際に「システム費用よりも人件費の方が安いのかもしれない」と、比較しづらく意思決定するのが難しいというお悩みをよく伺います。
そこで本記事では、入社対応業務にかかる所要時間をもとに年間コストを算出します。
入社者対応業務にかかるコスト
ここでは、月に10人の入社対応を時給2,700円(担当者数×時給単価)で行った場合で算出します。
雇用契約管理
雇用契約書類の作成は従業員ごとに記載内容が異なり、作成に手間がかかる上、決してミスできないため時間がかかってしまうというお悩みをよく伺います。また、法改正や就業規則の改訂にあわせた記載内容の更新など、最新の情報で適切に作成する必要があります。さらに、雇用契約の締結では回収状況の管理に抜け漏れが生じやすいリスクも……。
このように、ひとりひとり異なる書類を適切に作成・送付・返送の連絡・押印処理・保管の管理はトータルでみると対応に数時間かかっているケースが多々あります。
従業員情報の収集および転記作業
会社独自で回収している情報など、多くの書類を入社時に回収している方も多いのではないでしょうか。手書きの書類は記入の抜け漏れが発生しやすく、不備があったら差し戻しの手間もかかるため、期限までに回収できるようにスケジュールを何度も確認するなど、多くの時間を費やすケースが多いです。
社会保険の手続き
社会保険(健康保険・厚生年金)の手続きは、従業員の生活に直結するため、決まった期日内に速やかに完了させなければなりません。間違うことができない手続きのため、何度もダブルチェックをして時間を費やしている方も多いのではないでしょうか。
資料ダウンロードはこちら 「社会保険の手続きでよくあるミス 対処法と防止策10選」
従業員管理の周辺システムへの反映・管理
従業員情報を収集した後のデータ化・周辺システムへの反映作業もまた、神経をすり減らす業務です。書類からの転記・システムへの入力はミスが発生しやすいため慎重に対応する必要があります。
さらに、データの閲覧権限や書類の保管など情報管理も気を配るポイントです。
以上の通り、月間10人の入社対応をした場合、毎月110時間以上を入社対応に費やしており、金額換算すると年間360万円超のコストがかかっている計算になります。
入社者対応を効率化するためには？
入社対応業務を効率化するためには、まず、デジタル化が重要です。
書類の配布や回収をオンラインで行うことで、手作業の手間を大幅に削減できます。
さらに、書類の紛失や確認漏れを防ぎ、業務の効率化が図れます。
また、運用の見直しも重要です。現在の業務フローを詳細に分析し、何度も繰り返している作業はないか？本当に必要なことなのか？という観点でチェックすることで、業務効率を向上させることができます。
