支店数増加で見直したい！ミスやリスクに備える従業員データ管理方法とは？
作成日：2024年3月13日
小売店や飲食店をはじめとする多くの企業では、支店数の増加によって従業員の身上異動や入退社情報の管理が複雑化します。そのためExcelなど従来の表計算ソフトだけでは対応が難しくなるということがよく起こります。本記事では、支店数増加に伴う従業員データ管理の課題と、それを解決するための秘訣についてご紹介します。
支店数増加がもたらす従業員データ管理の課題
従業員の数が増加すると、一人ひとりの情報を正確に把握し続けることが困難になるケースがよくあります。特に住所変更などの身上異動や資格取得情報は変動が頻繁に起こり、これらの情報が正確でなければ、給与計算などに大きな影響を及ぼす可能性があります。また、各支店からの情報が集約されるまでのタイムラグも問題となります。さらに、表計算ソフトでの管理では、情報の入力ミスや更新の遅れが生じる可能性があるため、これが経営判断の誤りを招くリスクにも繋がります。
タイムラグ
入力ミス
対応時間の増加
クラウド型システムで従業員データを管理するメリット
従来の管理方法からクラウドベースのシステムに切り替えることで、従業員データ管理は大きく改善されます。クラウドシステムでは、データがリアルタイムで更新され、どの支店からでもアクセス可能です。これにより、情報の一元管理が実現し、各支店の担当者が同時に最新のデータを参照できるようになります。また、データで回収した内容をそのまま反映するため、手作業での転記による入力ミスを減らすことができる上、紙の紛失がないためセキュリティ面も強化されます。クラウドシステムはアクセス権限を細かく設定できるため、従業員のプライバシー保護にも役立ちます。
リアルタイムで更新
情報の一元管理
属人化解消
ミスやリスクを防ぐマネーフォワード クラウド人事管理の特徴
従業員情報の収集をスピーディに
情報の提出依頼・収集がWeb上で簡単にできるため、情報を常に最新の状態を保つことができます。
従業員の入力画面はアンケートフォーム形式になっており、柔軟な項目設定が可能な点もポイントです。また、分かりやすい画面や入力内容に誤りがある場合はアラートが表示されるため、入力漏れやミスも減らせます。
バラバラになりがちな従業員情報を一元管理できる
所属・現住所など基本的な従業員情報はもちろん、人事評価や資格情報といった独自の必要事項に応じて項目を設定し、管理することが可能です。分散しやすい情報を、従業員の基本情報とともに一箇所にまとめて管理することができます。
また、情報の項目ごとに閲覧・編集等の権限を設定できるため、給与/人事といった担当業務ごとに必要な権限を設定することで、チームでの仕事がスムーズになります。
属人化の解消を実現する周辺システムとの連携・自動化
従業員データ管理では、変更・更新があった際の周辺システムへのスピーディな反映も重要なポイントです。しかし、その業務が特定の担当者に集中しているということはありませんか？マネーフォワード クラウド人事管理は周辺サービスとの連携が可能なため、属人化することなく権限設定をすればだれもが最新情報を取り扱うことができます。また、この情報連携によって各システムへの二重入力をなくしてヒューマンエラーを防ぐことができます。