教育業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年6月4日
教育業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
社会人のリスキリングや生涯教育などの需要もあり、教育業界は今後も幅広い学びのニーズに応えるべく、必要とされている業界です。
教育業界の契約業務においては、事業の展開の仕方によって、講座・コースごとに1顧客と複数の契約を締結するケースも珍しくありません。紙の契約書での契約締結の場合、紙代・印刷代をはじめとする様々なコスト、業務負荷がかかってしまいがちな点は大きな課題と言えるでしょう。中高年層をターゲットとした教育サービスの場合、電子契約の締結が難しいケースが想定されることも一つの課題です。
また、電子契約の導入にあたっては、電子帳簿保存法への対応も重要です。イメージ上、高いコンプライアンスを求められる業界だからこそ、法改正への対応を示す必要があります。特に、従業員教育などのニーズで法人と契約する場合には、高い水準での対応が求められるため、その点を明示できることも重要と言えるでしょう。
教育業界の契約業務において悩みがちなポイント
稟議のフローを効率化したい
教育業界では、1法人が複数の拠点（校舎）を展開していることも多く、拠点での顧客の契約を本部が承認するなど、稟議フローが複雑化しがちなケースがあります。
稟議フローに工数がかかることは、収益化とは関係性が薄い部分で工数がかかることを意味します。受講を急ぎたい見込み顧客との契約が失注する機会損失にすらつながるでしょう。業務効率化や収益確保のためにも、稟議フローの効率化は欠かせません。
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
教育業界は顧客の数が多くなりがちであることから、多くの契約を必要とします。業種によっては、1顧客と複数の商品の契約を締結するケースなども少なくありません。紙の契約書で締結していると、保管すべき紙の量が膨大になりかねないのです。
紙の契約書が増えると、紙や印刷のコストがかさみます。契約書を管理するにあたっても、保管コストがかかるためペーパーレス化は急務と言えます。
電子帳簿保存法に対応したい
2024年1月1日以降、電子帳簿保存法の改正対応への猶予期間が終了しました。電子契約にあたっては、要件を満たした文書を要件通りに保管するなど、的確な対応が求められます。
教育業界は学びに真剣な意識の高い顧客や、業種によっては法人との契約も想定される業界です。イメージ的な問題もあり、法改正への適応は他の業界と比較しても的確に実施する必要があり、電子契約導入の課題の一つとなっています。
教育業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
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契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
電子契約システムを検討する上で、契約書の作成から保管まで、全てのフローがオンラインで完結することが重要です。本社と地方拠点（校舎）の間でオフラインのやり取りが発生する場合、時間や郵送費などのコストが発生します。紛失リスクも生じるため、全てのフローをシステム上で実施する必要性は高いと言えるでしょう。フローを完全オンライン化することで、本社と離れた拠点間でのやり取りもスムーズに進行できます。
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紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システム上で作成した契約だけでなく、従来の紙の契約書もクラウドで一括で保管できることも要件として重要です。教育業界では、これまで締結した紙の契約書がすでに大量にあることが想定されます。システム導入後も、中高年層の受講者など契約相手の事情により紙の契約書を締結するケースも想定されるでしょう。そのような場合でも紙の契約書をファイル化し、システムで一括で管理できれば管理コストを大幅に削減することが可能です。
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電子帳簿保存法にも対応
システムが電子帳簿保存法の改正に対応していることも欠かせません。例えば、システム上で要件を満たすために必要な情報に不足があれば、フローを進められない仕組みを作ることで、人為的なエラーのリスクを大幅に軽減できます。教育業界は、イメージや顧客の属性から、法改正に高い水準で対応することが求められます。そのためにも、信頼や実績のあるシステムを導入することが重要です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社プログリット様の事例
短期集中型の英語コーチングサービスなどを展開する株式会社プログリット様は、「マネーフォワード クラウド契約 for Salesforce」を教育業界の様々な契約業務に活用しています。
もともと、電子契約や顧客管理に複数のシステムを用いていましたが、データを手入力する際のミスなどが課題でした。そこでシステムを一元化するにあたり、当サービスを選択した結果、約10営業日分の工数を削減しています。
キューサイ株式会社様の事例
「ウェルエイジングカンパニー」として青汁やヘルスケア、スキンケア事業を展開するキューサイ株式会社様は「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、少数の法務担当者でも効率的に契約業務を進行できています。
システムの導入により、2名体制でリーガルチェックから細かい作業まで全てを回していた体制が大幅に改善しました。1件あたりの契約に要する平均時間についても、システム導入前の1/4以下にまで削減しています。
株式会社 ADX Consulting様の事例
コンサルティングを主要業務とする株式会社 ADX Consulting様は、「マネーフォワード クラウド契約」によって契約業務を中心に様々な業務のペーパーレス化を実現しています。
コロナ禍でリモートワークが推奨される中、押印や製本のためだけに出社するといった従来の業務フローの非効率な部分が浮き彫りになりました。業務改善の必要性を自覚し、電子契約を導入した結果、月100件以上の契約をクラウド上で進行させています。
契約業務の効率化に関する参考資料
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【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
