コンビニ向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
コンビニが契約業務の効率化を進めるべき理由
コンビニは現在、小売業界をけん引するに留まらず、様々な機能を消費者に提供する、生活インフラと言っても過言ではありません。コンビニの拡大を支えるのは、各店舗のオーナーとなるフランチャイジーとの契約です。寡占状態の市場であるコンビニ業態にとって、いかにフランチャイジーと迅速に提携し、拡大を図れるかは業績を左右する大きなポイントと言えるでしょう。
一方で、様々な契約が必要であることから、契約業務の負荷が高い点が業界の課題です。提携契約や店舗建設のための工事の契約に発生する印紙代、契約書のやり取りに必要な郵送代、印刷の紙・インクのコストも無視できるものではありません。さらに、高いコンプライアンスを求められることからも、電子契約を導入する場合は法改正への適合なども必須です。
コンビニ業界の契約業務改革にあたっては、これらの課題を総合的に解決するための手法の導入が求められます。
コンビニの契約業務において悩みがちなポイント
契約フローを効率化したい
コンビニでは、各拠点で締結されるフランチャイズ契約を本社が取りまとめるような構造が取られがちです。契約形態が複数あり、各加盟希望者について審査も必要であるため、本部では契約業務に非常に多くの工数が生じます。
全国区では寡占状態の市場であるコンビニ業界にとって、契約の遅れは機会損失につながり、競合への出遅れにも直結しかねません。慎重かつ迅速に契約を進めるために、フローの効率化は欠かせないでしょう。
収入印紙代や郵送代を減らしたい
コンビニに欠かせないフランチャイズ契約は、印紙税法上の「継続的取引の契約書（7号文書）」に該当します。紙の契約書の作成において発生する印紙代は、1通につき4,000円です。加えて、店舗を建築するための工事請負契約も課税対象です。工事費用は高額であるため、連動して印紙代も高額になります。
さらに、契約書のやり取りを郵送で行う場合、数往復する書類の郵送コストも、積み重なると大きな負担となってしまいます。
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
コンビニ業界のフランチャイズ契約や工事の請負契約は、慣例的に紙の契約書で締結されがちです。しかし、契約は店舗が増えるごとに発生するため、紙の契約書を用いた場合、使用する紙やインク代のコストが膨大になってしまいます。さらに、契約書の保管や管理にかかるコストも無視できません。
また、SDGsへの取組が注目される風潮もあり、膨大な紙を用いる契約業務のペーパーレス化には強いニーズがあると言えるでしょう。
コンビニの契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
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契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
システム選定において、契約書の作成から保管に至るまで、全てのプロセスをオンラインで完結できることは非常に重要です。プロセスの一部にでもオフラインでのやり取りが生じてしまうと、フランチャイズ希望者や拠点、本社間でのコミュニケーションにコストが発生してしまいます。
全てのフローをオンライン化することで、低コストで迅速に僻地を含めた全国への店舗展開を実施することが可能です。 -
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約システムによって作成した契約は、印紙税法上、課税対象にあたりません。そのため、内容や金額によらず、紙の契約書で発生する印紙代を0円にすることができます。1通4,000円の印紙代が発生するフランチャイズ契約も、高額となりうる店舗の工事契約も課税対象となりません。
さらに、電子契約の締結はメールなどWebを通じてのやり取りで完結するため、郵送でのやり取りに必要なコストも抑えることができます。 -
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システム選定においてはシステム上で作成した電子契約だけでなく、従来の紙の契約も一元管理できることが重要です。すでに紙で存在する契約書だけでなく、今後発生する可能性のある紙の契約書の管理コストも下げる必要があります。フランチャイズ加盟希望者の中には、電子契約に疎い個人も多く想定されます。そのため、全ての契約を電子契約に移行できなくとも、紙の契約書も電子化し、クラウド上で管理できることが重要です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社アクアリング様の事例
Webサイト・サービスの構築や運用保守等を事業とする株式会社アクアリング様は、マネーフォワード クラウド契約により業務効率化を実現されました。
これまで営業担当、法務、役員もしくは代表間でのやり取りに時間がかかっていた社内稟議をシステム上で進めることで大幅な効率化に成功しています。承認に手間がかからないため、最終承認者を代表とするフローを構築しても時間や手間がかからず、契約業務を進められています。
株式会社M&A総合研究所様の事例
完全成功報酬でのM&A仲介を行う株式会社M&A総合研究所様は、フォワード クラウド契約によって契約コストを抑えることに成功しました。
従来から利便性を評価し、電子契約システムを導入していましたが、契約書の送信ごとに料金が発生する課金体系では将来的なコストが不安でした。
送信料がかからないモデルである本サービスの導入により、事業を拡大した際の送信料のことも気にすることなくシステムを利用されています。
税理士法人TOTAL様の事例
中小企業に対する税務相談を中心に総合的な経営サポートを実施する税理士法人TOTAL様は、フォワード クラウド契約により拠点ごとの独自のフローを構築しています。
全国に12拠点を持つ同法人では、従来は拠点での契約を本社で取りまとめるフローが取られていました。オンライン化の観点からシステムを導入し、契約フローの中で拠点ごとに独自のフローを作成することで、迅速・効率的かつ適正な契約業務が実施できています。
契約業務の効率化に関する参考資料
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【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
