エネルギー業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
エネルギー業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
2025年4月以降、東京都で太陽光パネル設置の義務化が始まるなど、時代のニーズもありエネルギー業界は今後も注目されることが予想されます。一方で、これまで太陽光投資に参入する投資家を支えていたFIT制度が終了するなど、今後は市場経済の中での競争が激化することが予測される状況です。業界の中でもサービス品質や価格などでの差別化が必須となるでしょう。
そのような状況下において、業務を効率化し会社の経営コストを下げることは欠かせません。とりわけ、顧客が増えれば増えるほどに業務負担が大きくなる契約業務においては、契約数が増える前に効率化を進めることが必須と言えるでしょう。
ただし、エネルギー業界は法的な規制も厳しい業界であり、コンプライアンスの遵守は当然のこと、新たな法規制への柔軟な対応も求められます。高い内部統制をとりつつ、業務の効率化が求められる点がエネルギー業界の契約業務の改善に求められる課題です。
エネルギー業界の契約業務において悩みがちなポイント
内部統制を強化しつつ社内稟議のフローを効率化したい
エネルギー業界における契約は、1件あたりの金額が高額になりがちで、非常に機密性の高い内容を含みます。そのため、契約業務においても関係者以外が閲覧できないようにするなど内部統制を維持する必要があります。
契約業務の効率化が早急な課題でありながら、同時に高いコンプライアンスも実現しなければならないのがエネルギー業界の契約業務改善の難しいところだと言えます。
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
紙を中心とした契約業務は、紙代や印刷代といったコストが発生するだけでなく、環境への配慮の観点からも好ましいとは言えません。昨今のペーパーレス化、SDGsへの取り組みが重視される流れの中で、エネルギー業界が紙契約中心の現状を刷新できないのは対外的な印象としても良いとは言えないでしょう。
エネルギー業界は他の業界をリードする形でペーパーレス化を促進すべき立場であり、契約業務も例外ではありません。
収入印紙代や郵送代を減らしたい
紙で契約書を締結した場合、契約の内容によっては印紙代が必要です。印紙代は契約の金額の大きさに応じて高額になります。エネルギー業界においては、印紙が発生する契約の例として設備の工事の請負契約などが挙げられます。
工事の契約はときに非常に高額となるため、印紙代も高額になりかねません。また、郵送でやり取りする場合に発生する郵送代も、件数を積み重ねると無視できないコストとなるため、削減することが重要です。
エネルギー業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
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契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
電子契約システムを選ぶ際には、作成から申請、締結、保管までワンストップでシステム上で完結できることが重要です。また、操作や閲覧において権限を付与することで、関係者や決裁者以外には確認できないように設定できることも重要と言えるでしょう。これらの要件を満たしたシステムを導入することで、個別のエネルギー設備構築などに関する契約なども、高いコンプライアンスを維持したまま効率的に進められます。
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紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システム上で作成した契約だけでなく、従来の紙の契約もまとめてクラウド上で管理できることも重要です。エネルギー業界の契約では大口の資産家や長い歴史を持つ大企業など、紙文化が根強い取引先とのやり取りも想定されます。紙での契約を継続せざるを得ない場合でも、紙の契約書を電子化してクラウド上でまとめて管理できることにより、管理工数を大幅に下げることが可能です。
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約は、印紙税法上の課税対象とはなりません。そのため、仮に非常に高額なエネルギー設備の建築などの契約においても、電子契約であれば高額な印紙を貼る必要がないのです。1件あたりの取引額が高額になりがちなエネルギー業界において、印紙代の削減効果は非常に大きいことが期待されます。
また、電子契約はメール等Web上でやり取りできるため、郵送代もかけずに契約を進めることが可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社THIRD様の事例
不動産・建設業界に対しITソリューションを展開する株式会社THIRD様は、IPOに向けた内部統制強化をマネーフォワード クラウド契約により実現しました。
それまで様々なツールを併用しながら進む契約業務は、業務効率やステータスの把握の困難さが課題であることに加え、紙の契約は紛失や記入漏れのリスクを抱えていました。
フローが明確で、閲覧権限も設定できる電子契約システムの導入により、内部統制強化を実現できています。
株式会社日本オープンシステムズ様の事例
幅広いIT支援を業務領域とする株式会社日本オープンシステムズは、マネーフォワード クラウド契約の活用で契約書の管理コストを大幅に削減しました。
紙ベースでの契約中心の体制では、押印権者にスケジュールを合わせることや、製本、郵送、保管などあらゆる工程に手がかかっていました。電子契約システムの活用によりフローが明確化、効率化され、さらに管理コスト削減も実現したそうです。「もう紙には戻れない」とご満足いただいています。
トヨタアルバルク東京株式会社様の事例
プロバスケットボールチーム「アルバルク東京」を運営するトヨタアルバルク東京株式会社様は、マネーフォワード クラウド契約により年間100万単位の印紙税削減に成功しています。
事業の性質上、スポンサー契約や業務委託契約をはじめ契約の数が多く、紙の契約書で発生する印紙税も膨大でした。電子契約であれば印紙は必要ないため、契約業務に生じていた年間100万円単位の印紙税も削減されています。加えて業務効率化も実現されたそうです。
契約業務の効率化に関する参考資料
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