印刷業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年3月5日
印刷業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
印刷業界は、一社で他業種を相手に取引を行うことが多いことや、業務の性質上断続的な取引になりがちなことから、管理すべき契約書の数が多い傾向にあります。
加えてあらゆる業種から必要とされることも特徴です。DX化が進んでおり電子契約を求める取引先と、紙の契約を好む取引先が混在するケースも多いでしょう。電子契約と紙の契約が並行して増え続けることで、双方の管理が煩雑になりがちなことも課題として挙げられます。
さらに印刷業界の契約は「請負契約」となるため、紙の契約書には収入印紙を貼る必要があります。収入印紙は契約書を締結するたびに必要なため、長期にわたるコストとなり、価格競争となりやすい印刷業界においては悩みのタネとなりがちでしょう。
このような観点から、印刷業界では契約業務を効率化しつつ、さらに業務にかかるコスト全体を削減するニーズが非常に高いと言えます。
印刷業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙の契約書が多く残っている
印刷業界は他業種を相手にするため、紙の契約書と電子契約書が混在しがちです。DX化に敏感な業界・企業は早期に電子契約を求める一方で、レガシーな業界・企業は紙の契約書を好む傾向にあります。
結果として紙の契約書と電子契約書が並行して増えていくような運用になりがちで、紙の契約書の管理そのものに加え、どの取引先とどちらの契約を締結したかも混乱しかねません。
契約数が多く、収入印紙代や郵送代がかさむ
顧客から依頼のあった内容物の印刷は「請負」の契約であり、印紙税法の「2号文書」にあたります。つまり、印刷業界においてはメインの業務において紙の契約書を締結するたびに収入印紙が必要になるのです。
1回あたりの印紙代は少額でも、契約の件数も増えがちであるため、トータルのコストは無視できるものではありません。また、契約書を郵送でやり取りする場合、切手代や封筒代などの郵送にかかるコストも発生します。
社内の確認・申請フローが煩雑になりがち
印刷業界は、価格や納期での競争となるケースも珍しくありません。価格競争の中で赤字での受注とならないように慎重に判断する一方で、稟議に時間がかかりすぎるのも失注の原因となるため、迅速かつ正確な判断を要します。
複雑な申請・承認のフローを効率化し、重要な決裁内容の判断に十分な時間を確保しつつ、スピーディーな対応を行うことが重要です。
印刷業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
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紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムの選定では、システム上で作成した契約書だけでなく、紙の契約書もまとめて管理することが重要です。印刷業界では他業種を相手に取引を行うため、完全なペーパーレス化が難しいケースも想定されます。システム上で一括で管理できなければ、保管や内容の確認にかかる手間を大幅に削減できないため、高い水準での業務効率化は実現しないでしょう。
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約システム上で作成した契約書は、印紙税法の「課税文書」とは扱われません。そのため、印刷業界で必須の請負契約に関する契約書であっても、契約書に収入印紙を貼る必要はありません。印紙税が不要となることは高い節税効果が期待できます。また、オンライン上でのやり取りで契約が完結するため、郵送費もかけずに契約を締結することが可能です。
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契約業務をオンラインで完結
電子契約システムでは、契約書の作成から締結までのワークフローがシンプルかつ迅速にオンラインで簡潔し、そのままシステム上で保管できます。稟議を起案する営業拠点と承認する本社が離れている場合なども、タイムラグなく効率的に契約業務が進められます。印刷業界において、他社との競争で求められる慎重な価格の判断と稟議の承認までの迅速さを両立させることが可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
ファミリーイナダ株式会社
マッサージチェアの製造・販売を世界規模で展開するファミリーイナダ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、紙契約で発生する印紙代を年間10万円以上削減することに成功しました。
導入に伴い業務フローも見直しを行うことで、最大1週間かかっていた押印申請のフローが最短5分と抜本的な効率化も実現しています。
印紙代がかさみがちな印刷業界の契約においても業務効率化に加え、大きなコスト削減効果が期待できます。
キューサイ株式会社
青汁やヘルスケア、スキンケアなど美容・健康関連の事業を手掛けるキューサイ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、契約業務の担当者を増やすことなく業務にかけていた時間を1/4以下にまで削減しています。
従来の業務体制では重要な確認から庶務まで全て2名で担当していたため、膨大な業務付加がかかっていたようです。システムの導入により多くのフローをシステム上で進められるようになったため、業務付加の大幅な軽減が実現しています。
対応すべき契約書の件数が多い印刷業界でも、高い業務付加軽減の効果が見込めます。
東京日化サービス株式会社
オフィスビルや住宅、マンションといった建物・設備のメンテナンスを手掛ける東京日化サービス株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」により、1,000件を超える契約書の管理の工数を大幅に削減しました。
長い歴史の中で、旧来の業務体制が常態化しており、誰がどの契約を管理しているかわかりづからった課題がありましたが、システムの導入により検索が容易になったことで管理や内容の確認の業務効率化を実現しています。
すぐには紙の契約を完全にはなくせないことが想定される印刷業界でも、管理の効率化が期待できます。
契約業務の効率化に関する参考資料
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