プラント業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年3月5日
プラント業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
プラント業界においては、1回の案件の中でも多くの契約を必要とするケースが多く想定されます。顧客への工事の請負契約はもちろんのこと、工事に要する各種の機械や部品の手配などにおいても、複数の業者と契約の締結が求められるのです。
大掛かりな建設、改修にあたっては契約書の内容が複雑化し、量が多くなることも想定されます。紙の契約書を適切に保管・管理するにあたってもコストが高く、電子化による管理コストの低減は急務といえるでしょう。
また、プラントの新設、改修といった工事の契約は「請負契約」に該当するため、課税文書として紙で契約を締結する場合は収入印紙が必要です。印紙代は契約の金額に連動して上がるため、プラント業界の契約で発生する印紙代は膨大になりかねません。
印紙代は電子契約に移行することでゼロにできるため、その点からも契約業務の電子化によるコスト削減は急務と言えるでしょう。
プラント業界の経営に契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
プラント業界の契約にあたっては、1回の金額が膨大であると同時に、技術的な議論も多く求められます。そのため、経営面からも技術面からも慎重に稟議を行う必要があるでしょう。
その一方で、工期の厳守が求められるケースもしばしばあり、契約は慎重かつ急速に進める必要があります。必要な議論は十分に行いながらも、稟議のフローを効率化することによって、契約業務全体の工数を削減することは急務だと言えるでしょう。
②電子帳簿保存法に対応したい
電子帳簿保存法の改正により、2024年の1月1日以降、電子契約で締結した契約書は原則データ保存が義務化されています。
プラント業界の契約は金額が高く、かつ技術的に複雑な内容を含むことも多いです。電子契約を検討する場合、取引先に対する改正法適合についての説明も課題となるでしょう。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
プラント設備の建設にあたっては、工事請負契約書を締結するのが一般的です。工事請負契約書は印紙税法の課税文書2号に該当するため、収入印紙を契約書に貼る必要があります。プラント設備の工事費用は非常に高額となるため、契約金額に応じて上がる収入印紙代も膨大となりがちです。
また、様々な部品メーカーへの発注が必要となるため、紙の契約書をやり取りする場合、郵送コストも無視できるものではありません。
プラント業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
-
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムでは、システムで締結した契約はもちろんのこと、紙の契約書についてもシステム上でまとめて保管・管理が可能です。プラント業界の契約書は契約数に加えて1件の契約書の量も多くなりがちで、紙の原本の保管自体に大きなコストが発生しがちです。これまで締結していた紙の契約書、これから締結する紙の契約書についても一元管理することで、管理・保管のコストを大幅に下げられます。
-
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約書は、内容や金額を問わず印紙税法の課税文書として扱われません。そのため、紙の契約書の場合発生するプラントの工事請負契約等の高額な収入印紙代は、電子契約だとかかりません。また、電子契約の場合ファイルをメール等でやり取りするだけで契約が締結できます。そのため、これまで紙の契約書で発生していた郵送費に関しても全て削減することができるでしょう。
-
電子帳簿保存法にも対応できる
電子契約システムで締結した電子契約は、改正後の電子帳簿保存法にも対応しています。そのため、新たに何らかの対応を加えることなく、システム上で適切に業務フローを完了させるだけで電子帳簿保存法に対応可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
キューサイ株式会社
青汁・ヘルスケア・スキンケアと美容・健康領域で事業を展開するキューサイ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により契約業務の大幅な業務改善に成功しています。
これまで社員2名で担当し、1件の契約に1週間を要していたものが平均で1.5日にまで短縮。さらに付随する文書をクラウドで一括管理できる点もご好評いただいています。
プラント業界の契約においては、付随する内容が膨大になることも想定されるため、システム導入による業務の改善効果はさらに大きいものとなるでしょう。
ファミリーイナダ株式会社
マッサージチェアの製造・販売の老舗、ファミリーイナダ株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」により業務改善に加え、コスト削減にも成功しています。
全ての契約の電子化には至っていないようですが、一部の電子化においても年間10万円以上の印紙代節約が実現しています。
高額な請負契約となるプラント業界においては、1件の契約を電子化するだけで非常に大きな印紙代の節約効果が期待できます。
契約業務の効率化に関する参考資料
-
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
