輸送用機器業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月29日
輸送用機器業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
輸送用機器業界は事業者の数に対して顧客の数が多く、その需要は全国に広がっています。そのため、各地方の拠点が受注した契約を本社が管理する場合、業務コストがかかりがちです。取引1回あたりの金額が非常に大きいことから、契約業務の遅れによる失注は機会損失が非常に大きいと言えるでしょう。
また、輸送用機器の中でも船舶や航空機を扱う場合、契約書は課税文書として扱われます。紙で契約書を締結する場合、印紙代が発生しますが、取引の金額が大きいため印紙代のコストも膨らみがちです。
輸送用機器はレガシーな取引先も多く、慣習として紙の契約書でのやり取りが多い業界ではあります。しかし、業務の工数面からも、コスト節約の面からも、契約業務のDX化、効率化は早急に取り組むべき課題と言えるでしょう。
輸送用機器業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
本社と距離がある顧客との契約においては、社内稟議や契約締結に多くの工数や時間がかかってしまうケースがあります。
取引1件あたりの金額が高い輸送用機器業界の取引において、社内手続きの長期化に伴う失注は大きな機会損失です。そのため、稟議をスムーズに行い、契約フローを効率化することは必須と言えるでしょう。
②電子帳簿保存法に対応したい
輸送用機器業界においては取引先が従来の紙の契約書を好む傾向にあります。
そのため、電子契約の導入においても印刷した書類で保管しているケースも多いですが、電子帳簿保存法改正以降はそのような対応はできず、要件を満たした形でのデータ保存が義務付けられています。
③収入印紙代や郵送代を減らしたい
輸送用機器の内、航空機および船舶については、印紙税法第1号文書に該当するため売買契約書において印紙代が発生します。輸送用機器の一回当たりの取引は高額であり、印紙代は取引額に応じて上がるため、コストも膨大になりがちです。
また、紙の契約書を郵送するコストも積み重なると無視できないものとなりかねません。
輸送用機器業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント
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紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムにおいては、システムで作成した契約書と紙の契約書をまとめて管理することが可能です。これまで締結した紙の契約書はもちろん、今後、顧客都合で紙の契約書での契約締結をする場合でも、システム上で一元的管理できます。輸送用機器業界での取引においては、レガシーで電子契約を嫌う顧客が出てくる懸念も想定されます。しかし、そういった場合でも契約の管理コストは格段に下げることが可能です。
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約を締結する場合、契約書は印紙税法の「課税文書」に該当しないため、印紙代をかけずに契約の締結が可能です。輸送用機器業界においては、とりわけ航空機および船舶の契約に発生する印紙代は非常に高額になりかねないため、コスト節約の効果は大きいと言えるでしょう。また、電子契約に切り替えることで書面を郵送する際の郵送費も節約できます。
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電子帳簿保存法にも対応できる
電子契約システムによって作成・保存した電子契約書は、電子帳簿保存法の要件を満たしています。そのため、何か特別な操作を実施することなく法改正に対応した契約業務を行うことが可能です。法改正への対応を懸念する取引先への説明も容易と言えるでしょう。契約書が多くなりがちな輸送用機器業界においても効率的、かつ改正法に適合した契約書の保管・管理が可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
キューサイ株式会社
青汁・ヘルスケア・スキンケア事業などを扱うキューサイ株式会社様では、「マネーフォワード クラウド契約」により契約業務の対応時間を従来の1/4以下に短縮されています。
社員数500人に対し、契約業務を2名体制で対応しており、従来のフローでは捺印完了まで1件に1週間を要することもあったようです。システムの導入により、1件あたりの工数を大幅に削減。最短で30分、平均して1.5日での契約締結を実現しています。
ファミリーイナダ株式会社
マッサージチェアの製造・販売を主要事業とするファミリーイナダ株式会社様では、「マネーフォワード クラウド契約」で年間に10万円以上の印紙代削減に成功しています。
従来、押印申請までにかかる社内での手続きや、印紙代、郵送代などのコストが課題とされていました。システムの導入により、業務の効率化とコスト削減を同時に実現。NDA文書など機密性の高い契約業務にもご活用いただいています。
契約業務の効率化に関する参考資料
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【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
