化粧品業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年2月19日

化粧品業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

化粧品の製造・販売を取り扱う事業者においても、事業の規模が拡大するにつれて、契約業務の負担も大きくなってきます。特に煩雑な社内稟議や電子帳簿保存法への対応などには、頭を悩ませている化粧品事業者も多いかもしれません。電子契約システムを導入すれば、これらの課題をスムーズに解決できる可能性があります。

また、SDGs（持続可能な開発目標）に注目して、業務の中で発生する資源ロスを抑えようと取り組む化粧品事業者も増えてきました。電子契約システムの導入によるペーパーレス化は、こうしたSDGsの理念にも沿うものといえるでしょう。

化粧品業界の経営において契約業務で悩みがちなポイント

①社内稟議のフローを効率化したい

化粧品事業の規模が拡大し、従業員数が増えてくると、それに伴って社内稟議を回す機会も増えます。稟議書を紙で作成する場合、担当者や決裁権者の間で物理的に書類を回覧する手間がかかり、労働時間の長時間化につながってしまうことが多くなりがちです。また、紙の稟議書を保管するスペースの確保も必要になります。

②電子帳簿保存法に対応したい

2024年1月以降、電子取引データを印刷せずにデータのまま保存することが完全義務化されました。化粧品事業者についても例外ではなく、電子帳簿保存法の規定にのっとったデータ保存が必須です。

③収入印紙代や郵送代を減らしたい

化粧品事業者が締結する契約の中には、業務委託契約書など、印紙税の課税文書も含まれています。締結する契約書が多くなれば、その分、収入印紙代の負担が膨れ上がるのです。

また、契約書などの書類を紙で作成した場合には、郵送で原本や写しをやり取りするケースが少なくありません。その際に発生する郵送代も、積み重なれば大きなコストになります。

化粧品業界の経営者が電子契約システムを比較する際のポイント

契約業務をオンラインで完結

契約業務を抜本的に効率化するためには、契約に関するフロー全体がオンラインで完結することが望ましいでしょう。契約書ドラフトの作成、申請、承認、締結、保存、管理などの全プロセスをワンストップでカバーする電子契約システムを導入しましょう。

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電子帳簿保存法に対応できる

特に中小規模の化粧品事業者においては、電子帳簿保存法への対応に課題を抱えがちです。電子帳簿保存法に対応した電子契約システムを導入すれば、効率的に適切な法令対応を行うことができます。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

電子契約は印紙税法により課税文書として扱われないため、システムを通じて行われる契約では収入印紙の費用が発生しません。

化粧品業界では、様々な原料供給者やパッケージメーカー、そして販売チャネルなどとの取引が頻繁に行われます。これらの取引で契約金額が高額になることも少なくありません。そのため、電子契約による印紙代の削減は、業界全体でのコスト削減に大きく貢献すると言えるでしょう。

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