インテリア業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
インテリア業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
仕入先、取引先が多いインテリア業界では、契約業務の効率化が特に重要です。顧客の好みに合わせて、ひとつの店舗で様々なジャンルの商品を多品種で展開するインテリア業界では、必然的に取引するメーカーが多くなる傾向にあります。
コロナ禍を経て自宅で過ごす時間が以前よりも増える中、屋内で快適に過ごすためインテリアにこだわる消費者は増加傾向です。消費者の個別の趣向に合わせた商品ラインナップは、今後も増えていくことが予想されます。
契約業務が煩雑、非効率であると取引先や取引品目が増えるごとに、契約に大きな業務リソースが割かれたり、余計な費用が発生したりといった損失が考えられます。外資系大手企業の存在感の強い業界でもあるため、契約業務を含めたバックオフィス業務の生産性が低いことは、取引機会の損失や遅れに直結する可能性すらあるのです。
このような業界構造の中、インテリア業界での契約業務の効率化は必須の課題と言えるでしょう。
不動産業界の契約業務で悩みがちなポイント
①収入印紙代や郵送代を減らしたい
紙の契約書で契約を締結する場合、契約の金額に応じた印紙税を「収入印紙」として支払う必要があります。インテリア業界においては家具メーカー、雑貨メーカーなど取引先が多く、契約書も多く必要です。加えて高級家具の取引では契約金額も大きいため、契約1回のコストもかかります。
契約書を郵送でやり取りする場合は印紙代に加えて発生する郵送コストも、取引先の数が増えていくと膨大なコストになりえます。
②社内稟議のフローを効率化したい
インテリア業界では、契約の社内稟議が煩雑で時間がかかることが機会損失に直結します。自社において契約の遅れで人気商品の展開が遅れている間に、競合他社で同商品が販売開始した場合、その機会損失は大きなものとなるでしょう。
インテリア業界は他業種と比較しても取引先が多く、多数の契約書を取り交わす必要があります。1つの契約の稟議に時間がかかっていると、各種の契約が遅れる悪循環に陥りかねません。
③リモートワークに対応したい
実店舗での販売が重要なインテリア業界ですが、近年はECサイトでの売上増加の影響もあり、リモートワークへの対応も進んでいます。契約業務も、リモートワークで対応できるバックオフィス業務の1つです。
ただし、重要な情報を多く含む契約業務においては、極めて高いレベルのセキュリティを要求されます。契約業務をリモートワーク対応するためには、万全な体制での業務環境を構築する必要があるのです。
不動産業界の契約業務に役立つ電子契約システムの機能
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約書は印紙代や郵送費がかかりません。電子契約は印紙税法上、課税文書として扱われないため、システム上で交わした契約においては収入印紙がかからないのです。多くの家具メーカー、雑貨メーカーと取引し、ときに金額も高くなるインテリア業界において、印紙代の削減効果は大きいと言えるでしょう。
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紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムでは、電子契約に加えて紙の契約書もまとめて管理することが可能です。システム上で作成した契約書はもちろんのこと、紙の契約書もファイル化してシステム上に保管することで内容の確認・検索が容易にできます。老舗の和装インテリアのメーカーなどと紙での契約書を締結せざるをえない場合でも、契約書をデータ化し、システム上に保管することで管理コストは大幅に下がります。
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契約業務をオンラインで完結
電子契約システムでは、契約業務における全フローをオンラインで完結できます。稟議にかかる時間や工数も大幅に削減できるため、契約業務に割かれていた人件費を含むコストを節約できるでしょう。各種契約をスムーズに締結できることで、機会損失を大幅に減らせるのもメリットです。オンラインでの保管が可能なため、多数の家具・雑貨のメーカーと交わした紙の契約書の保管・管理のスペースや人件費も削減できます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
電子契約システムで全社的なリモートワーク対応を促進
株式会社リコネクトさまは、Webの制作から保守運用、システムの開発など幅広くIT業務の受託を請け負われています。リモートワークの推進に伴って「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
コロナ禍をきっかけにリモートワーク導入を試みたものの、従来の紙ベースの契約業務は完全なリモートワーク対応が難しく、対応の遅れから機会損失も発生していたとのことです。
契約業務がオンライン完結する電子契約システムの導入により、全社的なリモートワーク対応が促進するとともに契約のスピード感が早まったと高い評価をいただいています。
契約のコスト削減と、過去の契約書管理を両立
高品質な化粧品、フェイスマスクの販売を手掛ける小売業のDr.ルルルン株式会社さまには、2022年6月より「マネーフォワード クラウド契約」を導入いただいています。
業種柄、契約書の数が多く郵送の費用がかさむだけでなく、押印業務の対応コストや紙の契約書の保管管理コストも課題に感じられていたようです。
電子契約システムの導入により、契約対応コストが下がっただけでなく、これまでの契約書も一元管理できて検索が容易である点も、高く評価いただいています。
送信料が0円になったことでコストを大幅削減
M&A仲介を事業とする株式会社M&A総合研究所さまは、他社からの乗り換えで2022年10月に「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
電子契約システムによる業務効率の向上や、契約業務のコスト削減効果は実感されていたものの、契約数に応じて料金が上がるシステムでは月々の利用料が数十万円にものぼる見込みでした。契約の送信料がかからない点などを高く評価いただき、「マネーフォワード クラウド契約」の導入に至ったようです。
契約書の数が多いインテリア業界においても、送信料が発生しない「マネーフォワード クラウド契約」の導入でコストを大幅に削減できたそうです。
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