契約業務の非効率を解消
コンサルティング業界のリモートワークを促進する電子契約システム
更新日：2024年2月13日
契約業務が膨大になりがちなコンサルティング業界
コンサルティング業界は、事業戦略の策定や業務プロセスの最適化、組織改革の提案など、多岐にわたる業務を扱います。その特性上、多様な企業・組織と契約締結を行う機会があり、それに伴い数多くの書類作成、NDA（秘密保持契約）の確認・作成業務が発生します。
クライアントの経営課題などを解決するため、さまざまな専門知識やスキルが求められ、提供するアイデアやサービスも多種多様です。クライアントと交わす契約書にも、コンサルティング業務の範囲や内容、費用、成果物、責任のことなど多くの項目を盛り込む必要があり、テンプレートを使い回せないケースも多々あります。
昨今、契約業務においては電子化が進んではいるものの、今でも紙の書類を使ったやり取りは多く行われています。紙をメインで使うこともできますが、その場合業務時間が長くなり、出社コストも多く発生するケースが多くなりがちです。ハンコ出社や収入印紙の購入など、契約業務が原因でバックオフィス業務が膨れ上がるケースもあるのです。
コンサルティング業界で悩みがちなポイント
①社内稟議のフローを効率化したい
多数のプロジェクトやクライアントとの対応を進行させる中で、社内稟議が必要となるケースもあります。しかし稟議書の作成に必要な情報が多く時間がかかってしまう、承認プロセスが複雑になっており承認までの時間が長くなってしまう、などの問題があることで社内稟議を効率よく進めていくことが難しいというケースもあります。
特に紙ベースで進む稟議フローだと、承認待ちによる作業の停滞が発生し、再提出のプロセスが発生するたびにさらにスピード感は落ちてきます。
②リモートワークに対応したい
昨今、リモートワークを推進する企業も増え、在宅での業務を基本とする事例も数多く出てきました。コンサルティングを行う企業としても、従業員の満足度向上や人材獲得などに向けてリモートワークに対応したいところでしょう。
特にリモート環境で情報共有が難しいケースもあります。セキュリティ上の懸念であったり、クライアントとのコミュニケーションであったり、さまざまな課題に悩むこともあるでしょう。
③契約業務のコストを抑えたい
コンサルティング業界では多くの企業との契約が日常的に行われます。契約業務に際しては法的な問題点を評価できる人材が作成やレビューを行う必要があり、コストも発生します。コンサルは定型的な取引とは異なるため、契約書の内容も複雑化になりやすく、作成までに時間もかかるでしょう。
様々な書類を紙で作成するとなればより高コストになってしまいます。用紙の購入、印刷コスト、保管スペースの問題、そして印紙代の負担も発生します。
電子契約・契約書管理システムでできること
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契約業務をオンラインで完結
電子契約・契約書管理システムの利用で、契約書の電子化が可能です。オンラインでの申請や承認・締結、その後の保存や管理までをカバーでき、コンサルティング業界における契約業務の負担を大きく軽減することが期待できます。契約業務には、必要な機能が網羅されている点が重要です。一つのシステム内で業務を完結することで業務効率化にもつながります。クラウド型によって、網羅された機能をいつでもどこでも使え、リモートワーク導入もしやすくなります。
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紙の契約書と電子契約をまとめて管理
「電子契約・契約書管理システム」といっても電子契約にしか対応しているわけではありません。電子契約とともに紙の契約書もまとめて管理することが可能です。一元管理ができることで、紙や電子の両立に困ることもありません。また、同じ電子契約であっても他社の電子契約サービスを使って作成されたデータは、エクスポートやインポートに手間がかかるのが一般的ですが、他サービスから自動で取り込める機能があれば、管理面の負担をより軽減できます。
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電子契約で印紙代や郵送費が0円に
印紙税法では、契約書のような一定の課税文書について印紙税を課しています。一方、電子契約のデータに課税はありません。そのため電子契約であれば、印紙代について一切考える必要がなく、コストをゼロに抑えられます。また、紙の場合は相手方との共有の際に毎回郵送をしなければならず、そのたびに郵送費が発生するとともに送るための手間も発生してしまいます。電子契約の利用により、さまざまな面でコストカットが実現できるといえるでしょう。
電子契約システムで契約業務を効率化した事例
作業効率改善で増える契約業務にも対応
株式会社ADX Consultingさまは、2020年に創業された現在急成長中の企業です。DX、クラウドに関してのコンサルティング行う企業であり、自社の課題を解決する手段として「マネーフォワード クラウド契約」を導入。これにより、さまざまな課題解決が実現されています。導入後にはリモートワークでの対応が可能となり、契約業務の電子化で業務効率も大幅に向上しています。
契約業務の改善に役立つお役立ち資料
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はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
