複数店舗を展開するスーパーマーケット経営での
契約業務を電子契約システムで効率化

更新日：2024年2月13日

複数拠点間での契約業務が膨大になりがちなスーパー経営

スーパーマーケットは非常に多くの仕入先を持つため、多数の契約を締結する必要のある業態です。複数の店舗で経営している場合、各店舗が仕入れについて一定の決裁権を持ち、独自に契約を締結するケースも珍しくありません。このような業態において課題となりがちなのが契約の管理です。

各店舗から上がってくる稟議や契約書の送付、締結した契約書の保管など様々な業務が発生し、多大な管理コストがかかります。直営店だけでなく、フランチャイズで店舗を拡大しているケースだと、契約の管理はさらに煩雑になりかねません。

業態の性質上、各店舗での契約の数が膨大となるスーパーマーケットの経営においては、契約業務や締結後の契約書の管理を効率化することは非常に重要だと言えるでしょう。

社内稟議のフローが複雑であると、1つの契約を締結するにあたっても多くの時間や人件費がかかってしまいます。また、契約に時間を要することによる取引開始の遅れが機会損失ともなりかねません。

個々の店舗が契約を締結するにあたって、本社での稟議が必要となるような事案では商談から実際に取引開始までに相当の時間を要することも想定されます。

取引先が多く、契約の数も必然的に増えるスーパーの経営においては社内稟議の効率化は重要な課題であると言えるでしょう。

スーパーは仕入先が多くなりがちなため、紙の契約書の締結にかかる収入印紙代や郵送代も大きなコストとなるおそれがあります。1件ごとにかかるコストは数百円〜数千円程度であっても、取引先が増えてくると、全ての契約にかかるコストは膨大なものとなりえるのです。

スーパーは将来的にも取引先が増えていくことが予想されるだけでなく、既存の取引先とも契約の見直しや更新で新たな書面が必要となる可能性があります。

さらに、店舗での契約にあたって本社から契約書を送る、もしくは締結した計画書を本社に送り返すといった社内でのやり取りがあると、郵送代はさらに高額となってしまいます。

契約書の数が多いと、保管も大きな課題です。紙で締結した契約書は一定期間の保存が法律により義務付けられます。

一通一通は数枚の紙の束であっても、全てを一定期間保管しなければならないとなると求められるスペースは小さなものではありません。契約書を適切に管理・保管するための人員の人件費も発生します。

店舗ごとに決裁権を持ち、仕入先と契約を締結するような運用の場合、管理はさらに複雑化します。契約書を各店舗で保管するのか、本社に集約するのかといったルールを明確にしないと、原本の適切な管理も難しくなる可能性すらあるのです。