フレッシュ物流株式会社<br>

年末調整1,000人分をほぼ未経験の2名で完了 残業も減りました

フレッシュ物流株式会社
代表取締役社長 福長万里子様
管理部 課長 宮崎幸江様
  • 課題

    ・紙ベースで年末調整を行っており、書類の配布準備だけでも5人体制で約3日かかっていた
    ・1名の担当者が1,000人分の年末調整データを手入力で給与計算ソフトに反映させていた
    ・業務がブラックボックス化し、ベテラン従業員の退職時に引き継ぎきれなくなっていた

  • 結果

    ・ベテラン従業員なしで1,000人分の年末調整業務を完了でき、属人化を解消できた
    ・書類回収が早くなり、11月中に半数を回収できた
    ・提出内容の確認作業を分散でき、業務負担軽減、残業削減につながった

三重県を中心に東海地方19拠点で物流事業を展開するフレッシュ物流様。従業員1,000名弱に対してバックオフィス5名という少数精鋭体制で管理業務を効率的に回すべく、クラウド化を進めています。その第一歩となった「マネーフォワード クラウド年末調整」(以下「クラウド年末調整」)について、導入後の変化や運用してみての率直な感想をお聞きしました。

書類配布に5人がかりで3日 給与計算ソフトへの反映は手入力だった

ーー貴社の人事労務の体制について教えてください。


福長様: 基本的には本社管理部門で一括して行っています。各営業所の事務担当者が勤怠のチェック・締めまでを行い、その後は本社管理部門5名のうち1名がメインで人事労務を担当。できるだけ管理部門を圧縮した「小さな本社」を目指しています。

ーー従来の年末調整にはどのような課題があったのでしょうか。


宮崎様: 昔ながらの紙ベースで行っていたため、膨大な時間と手間がかかっていました。まずは出力した大量の書類を、本社5人体制で2〜3日かけて仕分けするだけでも一苦労。各営業所で配布・回収を担っていた事務担当者も、1人当たり約170名分の提出書類をとりまとめ、時間に追われながら不備がないかをチェックしていました。それでも各営業所から本社への返送はたいてい期限ギリギリで、再度書類を細かくチェックする人事労務担当者がそのしわ寄せを受けていましたね。

さらに計算に当たっては、1,000人分近いデータをたった1人の担当者が給与計算ソフトに手入力していました。短期間に業務が集中し、本社でも営業所でも残業は免れない状況でした。


ベテランの退職で人事労務が継続困難に クラウドで一から建て直しを

ーー年末調整業務をクラウド化しようと思ったきっかけは何だったのですか。


福長様:年々従業員が増える中、人事労務担当者が「もう手作業で対応するのは限界」と声を上げたのがきっかけです。さらに、その担当者が程なくして退職。人事労務は約14年間その1名が担っていたため、業務はすっかりブラックボックス化しており、後任にも引き継ぎきれないほどだったんです。

「このままでは人事労務が回らなくなる」と危機感を覚え、クラウドで一から人事労務を建て直そうと決意しました。

ーー何社かのクラウドツールを比較されたと思いますが、その中でもマネーフォワードを選んだ決め手は何だったのでしょう?


福長様:ズバリ、担当営業のリアクションの速さと安心感ですね。何社か問い合わせた中で最初に返信があったのがマネーフォワードで、ほぼ即決でした。

11月中に半数分の書類を回収 自宅で提出内容のチェックも可能に

ーー「クラウド年末調整」導入後は、どのような流れで年末調整業務を行っているのですか?


福長様:書類配布・回収や各種帳票の作成、電子申請は「クラウド年末調整」で行い、年末調整の計算は出力したデータを給与計算ソフトへインポートする形で対応しています。

導入初年度は、従来のように各営業所での回答チェックを挟んでいましたが、チェックの二度手間をなくすため、次年度からは本社で確認作業を集約したいと思っているところです。

ーー導入の成果はありましたか?


福長様:はい。最大の成果は、何よりベテラン1名が欠けた状態、いわばほぼ未経験者2名だけで1,000人分の年末調整を無事完了できたことです。人事労務のブラックボックス化解消に向け、大きな一歩を踏み出せました。

加えて作業時間を大幅に削減でき、残業も減らせました。これまで本社で行っていた膨大な書類の出力や仕分け、データの手入力は一切不要になりましたし、各営業所でも来年度からは回答のチェック業務が丸々なくなりますので、事務負担の軽減効果は大きいと思います。

宮崎様:作業を分散でき、余裕を持って年末調整を終えられるようになったのも見逃せない成果だと感じます。従業員がWebアンケート形式の書類を提出すると通知が来るので、こちらの都合のつくタイミングで内容をチェックできるように。他の業務と並行しやすくなりましたね。

回収も早くなり、11月頭に書類を送付してから同月中に半数も回収できたのには驚きました。そのほか、いざというときに自宅でも提出内容をチェックできるのも、クラウドならではのメリットだと感じます。

ーー逆に、クラウド化して苦労したことはありますか。


宮崎様:従業員の中にはスマートフォンもPCも持っておらず、どうしてもメールアドレスを「クラウド年末調整」に登録できない者もいたため、最初は少し手間取りました。最終的にはシステム担当が発行した共有のメールアドレスでログイン・回答してもらうようにするなど、柔軟に対応した形です。

ーー従業員の方の反応はいかがでしょう? 抵抗感はありませんでしたか。


福長様:「登録方法や記入方法がわからない」といった問い合わせはちらほらありましたが、拒絶反応はなく、むしろ前向きにチャレンジしてくれました。

まったく新しい取り組みですので「誰にとっても初めての経験だから、つまずいて当たり前」という雰囲気ができていたのもよかったと思います。中には「家族もクラウドで年末調整をしていたので、自宅でおしゃべりしながらスマホで回答した」といったエピソードを聞かせてくれる従業員もいましたよ。

人事労務をクラウドで一本化し、従業員が増えても「小さな本社」を維持したい

ーー人事労務のクラウド化や業務効率化について、今後の展望をお聞かせください。


宮崎様:給与、勤怠、人事管理なども順次既存システムから移行し、入退社から年末調整までの一連業務をクラウド上で完結できる状態を作りたいと考えています。

すでに給与計算は「マネーフォワード クラウド給与」に移行中ですので、移行完了後は年末調整も一層スムーズになりそうです。また、2023年3月末には60時間超の残業代引き上げに関する中小企業の猶予措置が終了しますが、その法改正対応もクラウドなら確実に進められるのではないかと思っています。ゆくゆくはすべての人事データを「マネーフォワード クラウド」に一元化し、必要なデータを必要なタイミングで取り出せる仕組みを確立したいです。

福長様:当社は2030年までに1,500人規模の企業へと成長する目標を掲げています。この目標を達成したときにも、管理部門は今の5人体制のまま「小さな本社」で対応できるようにしたいですね。そのためにマネーフォワード製品も長く使い続けたいと思っていますので、今後もますます使いやすいサービスに進化していくことを期待しています。

フレッシュ物流株式会社
1984年10月設立。三重県を中心に東海エリア19箇所に拠点を持ち、輸送事業、センター事業、自動車整備事業を展開。創業当時より「女性の戦力化」を掲げ、育児や介護と仕事を両立させやすい環境づくりにも注力。ドライバーも含め全従業員の4割が女性となっている。