入力・集計は全て手作業で、月末の残業・休日出勤は当たり前

大出様：1993年の創業以来、「上質なシャツを手頃な価格で提供する」をポリシーに掲げてきた当社は、「鎌倉シャツ」として多くのお客様に愛されてきました。現在、東京・神奈川エリアに23店舗のシャツ専門店を展開しており、企画・生産は本部である関連会社にて行っています。
グループ全体の従業員数は250名で、50名はアルバイト、20名は契約社員です（2021年3月時点）。マネーフォワード クラウド勤怠を導入する以前、勤怠管理は私と上司、本部スタッフ1名が担当し、状況に応じて増員することもありました。

以前は勤怠管理に紙のタイムカードを使用しており、集計時は目視で確認しながら電卓で集計し、それをタイムカードの集計欄に記入、その数字をさらに給与計算ソフトに手入力するという完全に手作業での勤怠管理を行っていました。締め日近くには休日出勤が当たり前で、多い時は月50時間の残業をしていましたね。

集計が終わるまで経理業務もストップ。月末は疲弊していた

当時は毎月15日締めで25日に給与を支払っていたので、店舗スタッフのタイムカードは店長がまとめて16日に郵送していました。そして、17日に届いたタイムカード全てを23日までに集計し、そこから急いで給与計算の業務に取り掛かるという流れでした。経理業務も担当をしていたのですが、勤怠の集計と給料計算が終わるまで経理業務はストップ状態になり、毎月末は疲弊しきっているような状況でした。
そんな中、昨年新型コロナウィルスによる緊急事態宣言が発令され、店舗は休業、本部もリモートワークに移行することになったのです。これに対応するため、紙ベースでの管理を無くし、残業などの人件費削減も目指すことになりました。

３社を比較検討し、ランニングコストの安さと使い勝手の良さを確認

導入にあたって、マネーフォワードを含む３社のクラウド勤怠管理システムを比較検討しました。他社と比べて、マネーフォワード クラウド勤怠は１人あたりの価格が手頃なため、250名の従業員を擁する当社にはコストメリットが大きいと感じました。

また、使い勝手の良さも大きな決め手になりましたね。ITに慣れていない店舗スタッフも打刻漏れやミスなく使えるものにしたかった。特に、店舗業務では出勤直後にお客様対応が必要になることもあるので、ポンと押して接客に出られるスムーズさが大事でした。他社のシステムは、いかにも機械的な印象でしたが、マネーフォワード クラウド勤怠は、直感的な操作画面で誰にでも使いやすそうだと思いました。

他社システムの導入で失敗した経験から、万全なサポート体制を選択

実は２年前に、他社のクラウド勤怠システムの導入を進めたことがありました。しかし、設定そのものが複雑で難しく、業務と並行できずに頓挫してしまったんです。マネーフォワードには、サポートをお願いできるしっかりした体制があると聞き、安心できました。

実際、担当者の方がスケジュールとタスク管理をしてくれて、「いつまでに何をすることが必要なのか」まで逐一教えてくれました。スモールステップで進めることができ、かつ、こちらの質問にも迅速に対応してくれたので、非常にスムーズでした。

締め作業も分散でき、負担軽減。店舗のシフト管理も効率化できた

現在、紙の勤怠管理と並行しており、完全移行は2021年の5月を予定していますが、クラウド勤怠管理の導入でバックオフィス業務の効率が格段に上がったと感じます。作業負担が圧倒的に減り、締め日近くでも残業しない日もあります。導入時の目標として、「チーム全体の残業10％削減」を目指していましたが、15％削減くらいいけそうな予感がしています。リアルタイムで勤怠状況が反映されるため、月末に集中していた締めの作業を分散でき、勤怠集計から給与計算がスムーズにできるようになりました。その結果、経理の締めを月末から22日に繰り上げることができました。

一方、店舗側でもスムーズに運用ができ、シフト管理にも役立っています。以前は、有給休暇の申請書類なども上長がファックスで本部に送信し、こちらで一人一人の情報をエクセル入力しながら残日数の確認をしていました。しかし、現在はクラウド勤怠を通じて各自が簡単に有給休暇の申請ができ、承認後はリアルタイムで残日数が反映されます。バックオフィスだけでなく、店舗側の雑務も削減でき、本来の業務である接客に集中できているようです。

また、スタッフ自身で有給休暇の残日数や使用期限をチェックできるようになりました。これまでは消滅寸前で慌てて使うケースが散見されましたが、有給休暇の情報を可視化したことで「計画性を持って、使いたい時に使う」という方向に変化し、スタッフ各自の勤怠に対する意識が変わったことに驚きましたね。

勤怠管理の経験がない若手にも業務を任せられるようになった

クラウド勤怠は使い勝手が良く、業務経験がないスタッフでも操作しやすい利点もあります。これにより、現在は若手スタッフ2名に業務を任せることができています。
今後、私自身は財務や経営企画に集中する予定です。これまで実作業に追われ、過去の数字ばかりを見てきましたが、これからは将来を見据え、勤怠管理のデータを前向きな分析に役立て、ファイナンスや投資などの領域に活用していきたいですね。勤怠管理と連携できるマネーフォワード クラウド給与の導入も検討しており、さらなる業務の効率化と経営の健全化に役立てていこうと思っています。