深夜残業の常態化を回避し移管完遂！販売管理と会計の連携を再構築し、コスト5％減を叶えた伴走支援

沖縄県を拠点に、ガスや石油製品などのエネルギー事業を主とした「住」関連事業のほかに、「食」や「楽」など暮らしを豊かにする事業を展開しているエッカ石油株式会社様。今年で創業60年を迎えた同社は、今では300名以上の従業員を抱え、非連続な成長を遂げられています。

事業拡大を続ける同社において、システムのサービス提供終了を機に、今後の成長を加速させるためのバックオフィス体制の再構築が重要なテーマとなっていました。サービス終了という動かせないタイムリミットが迫る中、同社が最も危惧していたのは、過去の自社主導のリプレイスで直面した、通常業務を圧迫するほどの過酷な残業や、ベンダーとのやり取りで生じる停滞といった苦い経験を繰り返すことでした。

今回、同社がパートナーに選んだのは、マネーフォワードコンサルティング（旧：ナレッジラボ）による伴走支援です。厳しい納期設定の中、いかにして全システムの移管を完遂し、さらに難易度の高い販売管理システムと会計システムとのデータ連携基盤の再構築までを成し遂げたのか。詳しいお話を同社の藤永様、志喜屋様、並里様、山城様に伺いました。

事業内容

当社は地域の暮らしを24時間365日支え続けるエネルギー事業を主軸に、「暮らしデザインカンパニー」のビジョンのもと、「住・食・楽」の分野で複合的なサービスを提供しております。

迫るサービス終了、非効率な「半クラウド」からの脱却

今回の大規模なシステムリプレイスの背景には、会計・人事給与システムのサービス提供終了が迫っていたことがありました。既存システムの最新版への移行も検討しましたが、機能が限定的であることや、最新の法改正への対応が不十分であるといった懸念がありました。また、最も大きな課題となっていたのが「クラウド・オンプレミス混在環境」というシステム形態です。

このシステム形態のため、これまではパソコンの入れ替えや新入社員が入るたびに、1台あたり約3時間ほどセットアップ時間を要していました。さらに、オフィス外からシステムにアクセスするにはその都度接続設定が必要で、テレワークや出張時の業務効率を著しく下げていたのです。このままでは事業の拡大スピードにバックオフィスが追いつかなくなると感じ、マネーフォワード クラウドを含めた複数のシステムを比較検討することにいたしました。

最終的にマネーフォワード クラウドを選んだのは、ピュアクラウドシステムのため、懸念だったセットアップの手間や外部アクセスのしづらさが解消されるだけでなく、会計と人事給与間のデータ連携が非常にスムーズであると感じたからです。また、将来的な事業拡大にも柔軟に対応できる拡張性も、大きな魅力でした。しかし、システムを決めただけでは解決できない移管作業という高い壁が私たちの前に立ちはだかっていました。

自力移管の苦い記憶を払拭、唯一「やり切る」と断言したプロの信頼感

実は当社は8年ほど前にも大規模なシステムリプレイスを行っていますが、その際はすべて自社メンバーのみで対応しました。通常業務をこなしながらの移管作業は想像以上に過酷で、定時までは定常業務を、夜遅くなってからシステム移管の作業を進める必要があり、深夜まで及ぶ残業が常態化してしまったのです。

さらに、社内での要件定義の進め方やセットアップ時のトラブルなど、不明点が出るたびにシステムベンダーへ問い合わせるのですが、一つひとつの返答を待つ時間がもどかしく、非効率な状況でした。今回はサービス提供終了という明確な期日があるため、失敗は許されません。限られた期間内で確実に完遂させるためには、伴走してくれるプロの存在が不可欠だと考えました。

複数社を比較検討する中で、マネーフォワードコンサルティング（旧：ナレッジラボ）は、唯一、厳しい納期設定に対しても前向きで心強いコミットメントを示してくれました。また、マネーフォワードのグループ会社であることから、システムの最新アップデート情報をどこよりも早くキャッチアップし、私たちの運用に落とし込んでくれるだろうという期待感もありました。このやり切る姿勢と情報の透明性が、同社をパートナーに選んだ決め手です。

圧倒的スピードと透明性で、過度な残業を抑制し完遂

今回のプロジェクトで最も驚いたのは、その圧倒的なスピード感です。前回、自分たちだけで行った時とは比較になりませんでした。

そのスピードを支えた大きな要因の一つが、当社指定の環境下で専用チャットルームを構築し、伴走してもらったことにあります。担当者の疑問に対し、コンサルタントの方が即座に回答をしてくれました。このレスポンスの速さが、プロジェクト全体の停滞を未然に防いでくれました。
さらに特筆すべきは、このチャットが単なる連絡手段ではなく「情報が集約される場所」として機能した点です。質疑応答のプロセスが逐次可視化されたことで、新システムや複雑な業務フローに対するチーム全体の解像度が飛躍的に高まりました。
結果として、関係者全員が深い共通認識を持ってプロジェクトを推進でき、迷いのない迅速な意思決定が、今回の劇的なスピード感と成功に繋がったのだと確信しています。

また、作業の巻き取りも非常にスムーズでした。私たちが本来注力すべき業務を圧迫しないよう、専門的な知識が必要な設定作業などはコンサルタントがスピーディーに対応してくれました。結果として、前回のような深夜に及ぶ長時間の残業が常態化することなく、当初の計画通りにシステム移管を完了させることができました。プロに依頼するということは、単に作業を代行してもらうだけでなく「精神的な安心感」を買うことでもあると痛感しました。
さらに、依頼した作業をスピーディーに巻き取ってもらえたこと以上に、依頼の背景を丁寧に紐解いて、当社の運用に合った提案をしてもらえたことが、コンサルティングを依頼した大きな価値だったと振り返って感じています。

セットアップ不要、コスト5％減。現場を変えたDXの劇的成果

コンサルティングの力を借りて構築した新システムは、さまざまな観点で劇的な変化をもたらしました。

まず、旧システム時代と比較して、ランニングでかかるシステム費用を稼働直後から5％ほど削減できました。コンサルティングを通じたDXの成果は数字としても明確に表れています。
次に、ピュアクラウド化したことで、これまで1台3時間ほどかかっていたパソコンのセットアップは一切不要になりました。従業員から頻発していた「システムに接続できない」という問い合わせも今ではほとんど耳にしません。物理的な制約から解放されたことは、システムを管理している立場にとっても大きな喜びです。

システムを利用する社員側からも、喜びの声が上がっています。
どこからでもスムーズにアクセスできるようになったため、承認者が不在でも出張先や自宅から決裁を進められるようになりました。これにより、月末の締め作業が滞ることがなくなり、バックオフィス全体のリードタイムが短縮されました。
また、API連携によってCSVの書き出しや取り込みといった手作業が「ボタン一つ」に置き換わりました。それにより、作業の効率化はもちろん、手作業によるデータのズレやミスを防ぐことができ、作業者の心理的な負担の軽減にも繋がっています。
さらに、データ管理を一元的に行えるようになりました。従業員情報などの各種手続きが電子管理へ移行し、煩雑な紙の山に悩まされることが減りました。

このように、今回のシステムリプレイスはシステム管理者側にも利用者側にも大きなメリットをもたらしました。多角的な視点から見て、今回のプロジェクトは大成功だったと確信しています。

単なる連携で終わらせない、現場の不便を根本から解く設計

今回のプロジェクトの裏側で、もう一つ大きな挑戦がありました。それが、販売管理システムから会計システムへのデータ連携を最適化する「データインテグレーション」です。当社は膨大な売上・支払データを専用サーバー経由で連携していましたが、会計システムの刷新に伴い、この連携ルートも再構築する必要がありました。3ヶ月という短期間で実運用まで持っていかなければならない、難易度の高いミッションでした。

そこでマネーフォワードコンサルティングから提案されたのが、Google Apps Script（GAS）を活用した連携手法でした。正直なところ、最初は「無料のツールで本当に大丈夫なのか」という不安がありました。当社ではGoogle Workspaceをメインで使っていなかったこともあり、セキュリティ面や安定性の懸念を払拭できなかったのです。しかし、コンサルタントの方は、なぜこの手法が最適なのか、他社での実績や安全性について論理的に説明してくれました。

最終的に、別で契約している外部コンサルタントにも相談したところ「他社でも推奨されている手法だ」との回答をいただき、提案内容の採用を決意しました。実際に構築が始まると、その丁寧なヒアリングに驚かされました。単にデータを移す仕組みの構築だけにとどまらず、以前の運用で感じていた「不備データの特定が難しい」「重複取り込みが発生する」といった細かい不便さを、プログラムの設計レベルから解決してくれました。

数万件のデータを半自動連携、業務を止めない盤石な会計基盤の構築

完成したデータ連携の仕組みは、私たちの期待を大きく上回るものでした。多い日には一日で数万件にも及ぶ膨大なデータが、会計システムへ半自動的に連携されます。システムが変わった直後でも現場が混乱することなく、スムーズに業務を継続できたのは、この盤石な連携基盤があったからこそです。

特に高く評価しているのは、入力データに不備があった場合も業務を止めない柔軟な設計です。インポートデータに不備があった場合、以前はどこに問題があるのか探すだけで一苦労でしたが、新システムでは不備があるレコードを即座に特定できるようになりました。不備のないデータだけを先行して取り込む処理も実装されたため、一部のミスによって全体の処理が止まるストレスもありません。また、同じデータを二重に取り込むといったケアレスミスも自動的に防いでくれます。

何よりコンサルタントの方が「どのようなロジックで処理が走っているのか」を、私たちに分かる言葉で丁寧に紐解いてくれたことが大きな財産となりました。これまでは「システム任せ」で中身が見えないブラックボックス状態でしたが、今ではデータがどう動き、どう処理されるのかという構造を理解できています。この理解があるからこそ、今後自分たちでさらに改善していけるという自信にも繋がりました。

プロの知見を糧に、自ら改善する文化が定着

今回のシステムリプレイスとデータインテグレーションを通じて、当社のバックオフィスは文字通り生まれ変わりました。しかし、これで終わりだとは考えていません。今後は、今回構築した基盤をさらに磨き上げ、より高度な経営分析や迅速な意思決定に繋げていきたいと考えています。

マネーフォワードコンサルティングと共に走り抜けたこの数ヶ月間で、私たちは「システムの使いこなし方」だけでなく、「自社の課題をどう特定し、どう解決していくか」というDXの本質を学んだ気がします。

コンサルタントの方々とのやりとりの中で、当社の若手メンバーが自発的に意見を出し合い、システムの理解を深めていく姿は非常に頼もしいものでした。彼らが成長し、自分たちの手でバックオフィスの付加価値を高めていく。そんな文化が社内に根付き始めていることを実感しています。

私たちのDXはまだ始まったばかりですが、プロの知見を借りながら一歩ずつ着実に、エネルギー企業としての新たな価値創造に挑戦し続けます。