事業成長を支えるための、バックオフィスの再設計を推進

――貴社の事業内容を教えてください。

山口様：当社は2016年に創業し、現在で10期目です。創業当初から訪問看護を中心に事業を展開してきました。看護師や理学療法士などが、医療的ケアを必要とされている方のもとへ訪問し、必要なケアを提供しています。2024年に10億円の資金調達を実施して以降は、訪問看護に加えて、重度のケアが必要な方向けの介護事業にも事業領域を広げています。ご自宅で生活することが難しい方を含め、医療的ケアを必要とされている方の日常生活を多面的に支えることを目指しています。
バックオフィスは、経理は2名、人事労務は専任1名に、私が0.5名分ほど関わる形で、合計3.5名分程度で運営しています。現場のケアスタッフが売上を生み出すビジネスモデルであるため、バックオフィスは必要最小限の人数で、効率よく業務を回すことを目指しています。
私は経営企画部に所属し、社内の業務支援や新規事業の立ち上げなど、横断的にプロジェクトを担当しています。今回の会計・給与・勤怠の見直しもその一つで、システムの選定から導入に至るまでをリードしました。

――マネーフォワード クラウド導入以前に抱えていた課題は何だったのでしょうか？

山口様：資金調達をきっかけに、毎月の財務レポートを株主向けに提出する必要が生じました。そのため、会計を現金主義から発生主義へと切り替え、財務数値を迅速に正確に把握できる状態を整えることが急務になりました。人事労務では、事業拡大に伴う急激な採用増で、外注費の増大が課題になっていました。制度も10年の間に追加や変更が重なっており、一度整理する必要性を強く感じていました。

――当時はどのように対処されていたのでしょうか？

山口様：会計も人事労務もクラウドサービスを利用していましたが、給与計算は外部委託が中心でした。従業員数が増えるほど委託費も増える仕組みであったため、どこかのタイミングで内製化する必要があると考えていました。

選定の決め手は、4社での導入経験による安心感と業界特有の運用への適合性

――マネーフォワード クラウドの導入を決定いただくまでの流れを教えてください。

山口様：マネーフォワード クラウド給与については、私自身がこれまで複数の企業で導入・利用してきた経験があり、今回で4社目の導入になります。過去の経験から仕様や使い勝手を把握していたため、導入後の運用まで具体的にイメージしたうえで検討を進めることができました。
マネーフォワード クラウド勤怠については、医療・介護特有の勤務形態に対応できるかを重視しました。夜勤や変則勤務、各種手当など、多様な制度をどこまで柔軟に再現できるかが重要でした。一部の運用は手作業が残る前提ではありましたが、それを除いた制度の再現性や今後の変更への対応力を総合的に評価し、マネーフォワード クラウド勤怠が当社の運用に最も適していると判断しました。
マネーフォワード クラウド会計Plusについては、実務担当者が画面の分かりやすさ、機能面、価格とのバランスを評価し、導入を決定しました。

コストカット、本来行うべき統制、財務数値の把握を実現

――実際に利用してみて、どのような点にメリットを感じていますか？

山口様：マネーフォワード クラウド給与については、画面操作が分かりやすく、労務の基礎知識があれば設定もスムーズです。もう1人の労務担当も同様に、運用しやすいツールだと感じています。
マネーフォワード クラウド勤怠については、クラウド上で管理できる項目が増えたことで、提出内容の精度が向上しました。以前は労務側から確認を入れて修正を行ってもらうことが多く、勤怠の確認に時間がかかることも課題としてありましたが、現在は従業員の方からの提出段階で実態に近づいています。また、事前のシフト作成と実績確認をクラウド上で行う運用に変えたことで、勤務管理にて本来行うべき統制業務を実行できるようになりました。
マネーフォワード クラウド会計Plusについては、財務数値を把握できる状態の整備が進んでいます。

――ツール浸透に向けて行った取り組みがあれば教えてください。

山口様：説明会の複数回開催、質問専用チャンネルの設置、マニュアルをまとめた社内サイトの整備の3つです。お昼休みの時間帯に説明会を複数回実施し、全員が一度は説明を受けられるようにしました。社内チャットツール上には質問専用のチャンネルを用意し、そこでのやり取りがそのままナレッジとして蓄積されるようにしています。社内サイトにはマニュアルやよくある質問をまとめたページを作成しました。当社はPCを利用しない勤務内容の従業員が多いため、スマホ画面からでも操作方法が分かりやすいように意識して案内を作成しました。

――マネーフォワードの営業担当との商談、契約後のサポートについて、どのような印象をお持ちでしょうか。

山口様：会計領域では、営業担当の方のサポートにより、プロジェクトを計画的に進められました。ガントチャートで全体スケジュールを明確にしてもらい、メールで適宜リマインドをいただけたので、他の業務と並行しながらも抜け漏れなく進めることができました。
また、利用開始後は、チャットでの窓口にてスムーズに対応を進められています。電話だとその時間はその用件だけに拘束されてしまいますし、保留音を聞きながら待つ時間も発生します。一方で、チャットであれば、回答を待っている間に別の業務を進めることができます。限られた人数でバックオフィスを回している当社にとっては、この融通の利きやすさが大きなメリットです。マネーフォワードのチャットサポートについては、返答スピードで困ったことは特にありません。社内でも、分からないことがあればチャットサポートに聞いてみるというコミュニケーションが自然に生まれており、サポートを前提にしながら安心して運用できていると感じています。

従業員が迷わず業務を進められる環境づくりへ注力

――これから取り組んでいきたいことがあれば教えてください。

山口様：従業員が迷わず業務を進められる環境づくりを大切にしています。今後は、社内マニュアルを活用したAIチャットボットの導入なども検討しており、問い合わせ対応の負荷を軽減しつつ、現場メンバーの理解を深めていきたいと考えています。ツールを増やすこと自体が目的ではなく、現場で働く人が働きやすいと感じられる状態を維持し続けることが目的です。その実現に向けて、今後もシステムや運用を見直していきたいと思っています。