業務に埋もれた「暗黙知」を業務アセスメントで解消。親会社3社への報告を効率化。

商取引等における決済サービスの提供をされているSMBC GMO PAYMENT株式会社様。EC領域の決済代行サービスである「SMBCマルチペイメントサービス」をはじめ、対面決済におけるキャッシュレス化を支援する「stera pack」を提供されています。

急速な事業成長を背景に、体制変更や人事異動が活発に行われる組織環境である同社では、会計および経費領域においてマネーフォワード クラウドが導入され、業務基盤として稼働していたものの、効率的な運用やプロダクトが持つ機能を十分に活用するまでには至っておりませんでした。これらの課題を打破すべく、マネーフォワードコンサルティングの業務アセスメント支援をご活用いただきました。

なぜマネーフォワードコンサルティングの業務アセスメント支援のご活用に至ったのか、支援の前後でどのような変化があったかなど、詳しいお話を同社の田中様、板場様、土門様に伺いました。

事業内容

弊社は、2015年11月に電子商取引(EC)の拡大を見越し、EC領域にて決済代行サービスを提供すべく、三井住友銀行、GMOペイメントゲートウェイにより設立されました。 2021年4月に、SMBCグループにおけるキャッシュレス決済戦略強化の一環として三井住友カードの連結子会社となり、現在では対面・非対面の両領域で決済サービスを提供しています。

仕様や設定の意図が不透明なシステム運用、業務アセスメントが必然に

設立以降の急成長により、従業員数は80名を超える規模へと拡大しました。その一方で、バックオフィス、とりわけ経理業務では、特定の担当者に業務や判断が集中する属人化が進んでいました。
担当者の異動や配置転換があるたびに、業務の背景や設定意図が分からなくなり、運用が不安定になる状況が繰り返されていました。私が着任した時点で、既にマネーフォワード クラウド会計Plusと経費が導入されていましたが、初期設定されたマスタや運用フローの意図が十分に整理・共有されておらず、システム設定は事実上ブラックボックス化していました。その結果、現行の決裁規程や組織体制の実態と異なる設定のまま運用が続いている箇所もありました。

また、弊社特有の課題として、親会社3社（三井住友銀行、GMOペイメントゲートウェイ、三井住友カード）への報告業務があります。これまでは、システムから出力したデータを、親会社ごとに異なる3種類の報告フォーマットに合わせて、手作業で加工・集計しており、 報告書の作成自体に膨大な時間がかかっていました。何より手作業が多いためミスも起きやすく、担当者の心理的な負担も大きいものでした。組織が拡大し取引量が増える中で、この手作業中心の運用を続けていくことには限界が来ると判断しました。経理の実務担当者が本来注力すべき業務に時間を使えるよう、この状況を抜本的に整理し、誰が担当しても回る基盤を構築する必要があると考えたのが検討のきっかけです。

形のないサービスへの投資対効果、社内を説得した「数字とロジック」

まずはシステムの詳細把握から始めようと考え、マネーフォワードの営業担当者に相談したところ、グループ会社のナレッジラボ社（現：マネーフォワードコンサルティング）がバックオフィス業務のシステム導入や効率化に関するコンサルティングサービスを提供していることを知りました。
システムの保守に付随する無料サポートでは限界があると感じていたため、コンサルティングサービスの利用を検討し始めましたが、最大の課題は社内稟議の承認を得ることでした。システムそのものの導入費用であれば「このツールで何ができるようになるか」という費用対効果が見えやすいのですが、コンサルティングという「形のないサービス」に対して、適正価格がいくらなのか、投資対効果をどう説明するのかは非常に悩ましいポイントでした。

社内を説得するにあたって私が強調したのは、「中長期スパンでのコストメリット」です。 具体的には、「今、プロの手を借りてマスタや運用フローなどの基盤から作り直すことで、現状毎月発生している膨大な作業による人的コストの削減につながる」という点を数字とロジックで説明しました。

例えば、親会社への報告業務にかかっている時間コストや、属人化した業務を引き継ぐための教育コスト、そして手作業によるヒューマンエラーをリカバリーするコスト。これらは現状のままでは雪だるま式に増えていきます。しかし、コンサルタントを入れてシステム設定を最適化し、できる限り人の手を介さない方法で親会社ごとの報告書を作成できる仕組みが構築できれば、これらの業務コストは恒久的に削減できます。「ブラックボックス化した現状を放置するリスク」と「基盤を整備することで得られる将来的な工数削減効果」を対比させ、一過性の支出ではなく、将来の筋肉質な組織を作るための投資であると訴求することで、承認を得ることができました。

自社の課題✕システム✕会計を熟知したコンサルタントによる伴走支援

実際にコンサルティングサービスの提供が始まってから実感したのは、コンサルタントの方の知識の深さと、私たちの業務フローや作業者に寄り添った運用提案の質の高さでした。これまでは会計上正しいかどうかを基準に仕訳を判断していましたが、システムを利用して効率的に集計・出力するという観点では不十分だったと痛感しました。
今回担当いただいたコンサルタントの方は、会計の専門知識はもちろんのこと、マネーフォワード クラウドというシステムの仕様や挙動も熟知されていました。その上で、キックオフから作業進行の過程で、弊社の運用状況やその背景にある理由を徹底的にヒアリングし、棚卸ししてくださいました。「御社でこのシステムを活用し、効率的な集計を実現するためには」という視点に基づき、会社特有の運用への理解、システムの知識、業務知識という三位一体のアドバイスを受けることができ、大変有益でした。マネーフォワード クラウドの機能の隅々まで精通している方から、即座に提案いただけるスピード感も、非常に心強かったです。運用が安定するまでも、今後また運用を変更する機会が訪れた際も、何かあったらすぐに連絡できる頼れる場所ができたのは弊社にとって良かった点だと思います。

業務アセスメントで自社の現状の運用を見直していただいたメリットとして、他社の事例なども踏まえた俯瞰的な視点でのアドバイスをもらえたことも大きかったと感じています。やはり我々事業会社の社員だけでは、どうしても「今の業務をどう回すか」という視点に終始してしまいがちです。一方でマネーフォワードコンサルティングのコンサルタントの方は、他社の事例やベストプラクティスを豊富に持っています。「御社のこの業務フローは、一般的なフローと比べてここがボトルネックになっています」「他社ではこう解決しています」といった客観的な視点での指摘は、自分たちだけでは気づけない大きな発見でした。

また、会計と経費の両システムを一気通貫で見てもらったことにより、両システム間の連携に関わる設定方針の整理もスムーズに進めることができました。会計Plusと経費で社内担当者が異なっていたため、勘定科目や部門・取引先などのマスタ定義がシステムごとにズレてしまい、データ連携時に修正や突合が必要になるのではないかという不安がありました。もしこの状態のまま進んでいた場合、経費データがそのまま会計に取り込めず、二重修正や確認作業が発生し、月次処理の遅延や数字の不整合につながるリスクがありました。しかし、間に入って調整・整理を行ってもらえたことで、マスタの考え方を事前に統一でき、システム間でデータがスムーズにつながる状態を構築することができました。その結果、現在は手戻りや混乱なく、安定して経理業務を進められています。

さらにマスタの整理と報告書作成用の変換フォーマットの作成についてもサポートしてもらったことにより、従来は手作業で時間をかけて加工していた親会社3社への報告資料の作成が大幅に効率化されました。手作業が削減されたことで、ヒューマンエラーのリスクが低減し、担当者の精神的な負担も大きく軽減されています。

当初の課題解決に加えて、運用面でも嬉しい効果が得られました。これまで十分に活用できていなかった機能の使い方を理解できたことにより、仕訳伝票起票に関する判断を、都度迷わず行えるようになりました。具体的には、エクスポート機能や補助科目マスタの活用方法を整理できたことで、チーム内で発生する記帳方法に関する疑問に対して共通の判断軸をもって最適な処理を選択できるようになりました。

クリアな運用基盤の維持とさらなる高度な取り組みへ

今回のコンサルティングを経て、課題であった業務のブラックボックス化が解消され、当初の目的であった運用基盤の明確化を達成することができました。今後の目標は、今回構築した業務フローを基盤として、人が入れ替わっても属人化せず、必要最小限の工数で誰もが同じ品質で業務を遂行できる経理体制を維持することです。
その上で将来的には、社内KPI管理や部門別集計など、管理会計領域へと活用範囲を拡げ、経営判断により貢献できる体制を目指していきたいと考えています。