ここが辛いよ入金消込〈Vol.4〉:現金やクレジットカード以外に、〇〇ペイの入金もあるのです、複数の決済手段は営業上外せないですが管理は大変です

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入金消込シリーズの4回目は、複数の決済手段に対応しなければならない業種について考えてみます。

飲食業や小売業では現金決済以外に、以前からあるクレジット決済のほか、最近は、交通系ICカード決済や、〇〇ペイといったQRコードやバーコード決済も決済手段として入ってきました。

お店によっては、現金決済は行っておらず、全てキャッシュレス決済といったお店もあります。

現金を持ち歩かなくてよくなったという面もありますが、入金管理を行う飲食店や小売店としてはそれらの決済に対応した入金消込も必要になってきています。

入金消込の前に売上の計上の効率化も考える

様々な決済手段が増えると面倒、手数料もかかるから現金決済のみにしているといったお店も少なからずあります。

ユーザー視点で考えると、キャッシュレス決済前提で消費をしている人も増えているので、できるだけ多様な決済手段が使えるお店が選ばれやすい時代になったように感じます。

もちろん、どうしてもこの店で食べたいということであれば、決済手段は重要な要素ではないかもしれませんが(老舗の人気店ではまだ現金決済のみのお店もあります)。

ということで、最近は多様な決済手段を用意している飲食店や小売店が増えています。

帳簿作成の視点で考えると、まずは売上(債権)の計上をする必要があります。

入金自体は決済手段によってタイミングは異なりますが、現金決済と違って、売上計上時に即入金がされるのではなく、後日入金がされます。そのため、まずは売上を計上した際に債権の計上をすることになります。

POSレジシステムの導入と連携

一般的に行われている効率化のための手段として、多様な決済手段に対応したPOSレジシステムの導入があります。

多用な決済手段に対応したPOSレジを導入することで、リアルタイムで売上情報を取得できるようになります。

帳簿に反映するにあたっては、会計システムでPOSレジとの連携に対応したものであれば、日単位等で売上情報を会計システムに流し込むことができるので、転記作業等が不要になります。

システムによっては、クレジット決済、電子マネー決済、〇〇ペイ決済ごとに細かく区分して仕訳として連携できないものもあります。

ただし、1日の総合計の売上情報を連携した後に、決済区分別に仕訳を追加計上する手間はあるものの、連携が図れずに全て手作業で行うことと比較したら効率的といえるでしょう。

また、システム連携に関して、クラウド型のシステムを提供している会社の場合はスピーディーに機能改善をしているケースも多いので、上記のような課題が現在あったとしても将来的に解消されることは十分に期待できます。

POSレジから日々の売上実績が会計システムに連携が図れることで、リアルタイムで経営状態を把握することも可能になります。

多店舗展開をしている会社、これから多店舗展開をしていくことを志向する会社にとっても、POSレジと会計システムの連携は強力な手段であるといえます。

複数の決済手段の入金を対応期間別に消込するのは大変

債権計上が完了したら、今後は入金消込となります。

決済手段が複数ある場合の入金消込が大変な要因のひとつとして、決済手段ごとに入金の対象期間が異なってくることがあげられます。

POSレジの売上情報は日々の売上の積み上げで、入金は月に1回等のまとまったタイミングで行われるので、どの売上の分が、どの入金に紐付くのかを判別しないと正しい入金消込ができません。

そのために、入金タイミングごとに決済サービス業者別に入金明細を入手することになります。

手作業で行っている場合は、目視で入金明細と売上明細とを比較して、対応する入金を確認して、手作業で入金消込をします。

売上や入金の明細行が多かったり、決済手段が多い場合はかなりの業務負担になりますし、毎月行う必要があるので正直作業が単調で飽きてしまう可能性もあります。

入金の自動消込を利用できれば業務負担も軽減する

そこで、入金消込に関して自動消込ができるシステムを導入することが解決策の一つとなります。

入金のサイトや入金元情報等を判別基準にして、日々の売上(債権)と月次の入金を自動的に照合して、条件に一致している場合は消し込みを実施します。

合算して入金される場合でも、自動消込ができるシステムを導入することで、決済手段が複数あって、入金消込が大変な会社でも入金消込の負担を軽減することは可能となります。

仮に自動消込によって一発で消込ができない場合でも、シミュレーション機能のあるシステムを活用することで、売上(債権)と入金のマッチングを推察することも可能です。

そのうえで、売上(債権)と入金がマッチしない分について、不一致の原因を特定することとします。

通常、売上情報が正しく連携されていれば、対象期間の入金との不一致が生じる可能性は低いので、不一致が生じる場合に実施する個別対応は減るのが一般的です。

様々な決済手段に対応している会社の経理業務の業務効率化を図るために、POSレジシステムの導入や、入金消込システムの導入含めた業務の見直しを行っている会社は増えてきています。

POSレジシステムからの会計システムへの連携の自由度やイレギュラーな入金消込業務の全ての問題がシステム導入で一気に解決はできないかもしれません。

まずは、システムを活用してできるところから解決を進めてみるのを検討してみてはいかがでしょうか。

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