年次有給休暇管理簿とは、従業員ごとに年次有給休暇の付与日数や取得状況を記録する書類のことです。取得状況を管理するため、年次有給休暇管理簿の作成が企業に義務付けられています。

年次有給休暇管理簿の作成方法や、取得状況の管理効率化の方法を解説するとともに、勤怠管理システムを使うメリットやシステムの選び方についても紹介します。

年次有給休暇管理簿とは？

年次有給休暇が10日以上付与される従業員には、付与した日から1年以内に5日は必ず取得させなければならないことが労働基準法で定められています。年次有給休暇管理簿は、従業員ごとに年次有給休暇の付与日数や取得状況を記録するために調製することが義務付けられている書類です。

2019年4月に労働基準法が改正され、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」とともに、年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存することが義務付けられています。

年次有給休暇管理簿における基準日の設け方

法定の年次有給休暇は、入社して6ヵ月勤務した時点で付与し、以後6ヵ月経過した日を基準に1年ごとに発生します。従業員の入社日が異なると年次有給休暇の付与日が従業員ごとに異なることになるため、管理には手間がかかります。管理効率化のために年次有給休暇の基準日を統一する方法について解説します。

基準日を特定の日に統一する

すべての従業員の年次有給休暇の発生日（基準日）を特定の日に統一する方法を「斉一的取扱い」と呼びます。基準日を特定の日に統一する方法としては、4月1日に入社した従業員には入社日に10日付与し、以後毎年4月1日に全従業員に付与する方法が考えられます。

1年目（入社日）：10日付与
2年目（4月1日）：11日付与
3年目（4月1日）：12日付与

また、すでに従業員の付与日がバラバラであるため、同じ付与日に統一したいという企業もあるでしょう。この場合は、付与する日を短縮して法定の付与日を繰上げて付与する方法があります。例えば5月1日に入社した従業員には6ヵ月後の11月1日に10日付与し、2回目の付与日は4月1日に付与する期間を短縮する方法があります。

社員Ａ（入社日4月1日）：10月1日に10日付与→2回目は6ヵ月短縮して翌年4月1日に付与
社員Ｂ（入社日5月1日）：11月1日に10日付与→2回目は7ヵ月短縮して翌年4月1日に付与
社員Ｃ（入社日6月1日）：12月1日に10日付与→2回目は8ヵ月短縮して翌年4月1日に付与

年次有給休暇の付与条件の8割出勤の計算においては、短縮した期間はすべて出勤したものとみなして算定する必要があるため注意しましょう。

基準日を日にちのみ統一する

年次有給休暇の発生日（基準日）を毎月1日などと日にちのみ特定の日に統一する方法もあります。この方法であれば、同じ月でも異なる日に従業員が入社したケースに対応することが可能です。ただし、毎月有給休暇が発生する従業員がいることもあるため、特定の日に統一するケースよりも若干手間がかかります。

社員Ａ（入社日4月1日）：10月1日に10日付与
社員Ｂ（入社日4月16日）：10月1日に10日付与
社員Ｃ（入社日4月20日）：10月1日に10日付与

有給休暇管理に勤怠管理システムを使うメリット

年次有給休暇管理簿は、いつでも出力できる仕組みで管理できていれば、パソコンでエクセルを利用して管理しても、勤怠管理システム上で管理しても問題ありません。ただし、エクセルでの管理は、年次有給休暇の申請があるたびに承認して、年次有給休暇管理簿への入力が必要となります。

エクセルでの管理は紙ベースよりも効率的ですが、手間がかかり、入力を間違えるなどミスにつながりやすいといえるでしょう。勤怠管理システムにはさまざまな機能があり、年次有給休暇の管理を効率的に行うことができます。

年次有給休暇管理簿の作成におけるデータ連携がスムーズ

年次有給休暇の基準日や残日数の管理は、日常的に行うことが重要です。勤怠管理だけではなく有給管理ソフトとしての機能があると便利です。有給休暇管理簿では、有休付与日数と取得義務日数を管理できなければならないため、データの連携がスムーズな勤怠管理システムを利用すれば、業務の効率化を図ることができます。

有給休暇設定を柔軟に行える

年次有給休暇には「全労働日8割以上の出勤率」「年次ごとに異なる付与日数」など、付与するルールが厳格に定められています。勤怠管理システムで「共通設定」「有給休暇パターン」「就業ルール」を設定し、勤怠データを登録することで、付与予定日が来れば自動的に付与される機能があると便利です。各種年次有給休暇のルールの設定が柔軟に行えるのは、勤怠管理システムならではのメリットといえるでしょう。

取得状況を一元管理可能

年次有給休暇管理簿は従業員ごとに作成する必要があります。しかし、紙ベースやエクセルベースで管理していては、個々の管理簿を確認しなければならず、年5日の取得義務の進捗状況を確認するのに手間がかかります。勤怠管理システムを利用すれば、年次有給休暇管理簿の画面で「有給休暇の付与・取得状況」「取得義務のある有給休暇の日数」「有給休暇を取得すべき義務期間」を一覧で見ることができるため、取得状況を一元管理することが可能です。

未消化の場合に自動通知

年次有給休暇は、10日以上付与される従業員には、付与した日から1年以内に5日は必ず取得させなければなりません。未消化の従業員に対しては時季を指定して取得させる必要があります。「年5日の年次有給休暇の確実な取得」のためにも、未消化の従業員がいる場合には自動的に通知される機能があると便利です。

有給休暇管理で勤怠管理システムを導入する際の比較・選定ポイント

勤怠管理システムを導入する際の比較・選定ポイントは、使いやすさと柔軟性です。日常的に使うものであり、従業員と人事総務の担当者の双方にとって、操作がシンプルで簡単なものを選びましょう。

有給休暇の取得単位および各種休暇の対応範囲を確認する

年次有給休暇取得のルールは企業によって異なります。年次有給休暇は1日単位での取得が原則ですが、半日単位・時間単位で取得することも可能なため、取得ルールは企業によってさまざまです。勤怠管理システムは、自社のルールに対応できるものを選ばなければ意味がありません。年次有給休暇の取得単位や各種休暇の対応範囲を確認し、半日単位や時間単位の取得に対応しているかを確認することが大切です。

操作性・デザインについて確認する

勤怠管理システムは、操作しやすいもので画面が見やすいものを選ぶのがよいでしょう。操作が難しいと、慣れていない従業員には抵抗感や苦手意識があり、年次有給休暇の申請に手間取ってしまうことがあります。また、画面が見にくいことも苦手意識を持つ原因になります。画面を見てわかりやすいといったデザイン性も重要です。

各種連携や必要機能についての確認

勤怠管理システムは、出退勤など労働時間の管理や年次有給休暇の管理だけに利用するものではありません。年次有給休暇は給与が発生する休暇であり、給与計算とも直結します。給与計算ソフトとの連携、勤怠管理の簡便さ、スマートフォン操作への対応など、自社で必要となる機能があるかを確認して選びましょう。

有給休暇管理でオススメ！マネーフォワード クラウド勤怠について紹介

有給休暇の管理は、基準日や付与日数、残日数、取得状況の管理を日常的に行うことが重要です。マネーフォワード クラウド勤怠なら、煩雑な年次有給休暇の管理も電子化で簡単に行えます。入社日や基準日に合わせた年次有給休暇の自動付与、従業員個々の年次有給休暇管理簿の作成までWebで完結させることが可能です。

有給管理ソフトとしての機能があることはもちろんのこと、「有給休暇の付与・取得状況」「取得義務のある有給休暇の日数」「有給休暇を取得すべき義務期間」を一覧で見ることができて、取得状況を一元管理することも可能です。

自社のルールに合った勤怠管理システムで業務の効率化を図る

年次有給休暇の管理は、法律に対応することはもちろんのこと、働き方改革として自社の生産性向上につなげることが大切です。今は優れた勤怠管理システムが販売されており、勤怠管理システムを利用することで、様々な業務の効率化を図ることが可能です。

マネーフォワード クラウド勤怠なら、各種ソフトとの連携にも対応しており、半日単位や時間単位の取得、付与日の統一など柔軟に対応ができる機能を搭載しています。自社のルールに合った勤怠管理システムを導入すれば、業務の効率化を図ることができるでしょう。