「マネーフォワードのサービスなら信頼できる」

請求書の発行枚数が増えたこと、リモートでも作業できるようにしたかったことから、請求業務を効率化するクラウドサービスの導入を検討しはじめました。もともと利用していた家計簿アプリのマネーフォワードMEがとても使いやすいので、マネーフォワードのサービスなら信頼できると思い、マネーフォワード クラウド請求書を採用しました。

請求書発行前は、部門責任者6名で確認作業をしていた

導入前は、Excelで請求書を作成していました。当社は複数メニューがあったり、コンサルタントごとに料金が異なったりと料金体系が複雑です。それを毎回一社ずつ計算して請求書を作成していましたが、起票者以外の人が請求金額をチェックしても正しいかどうかすぐに判別することが難しかったんです。

請求書の発行は会計事務所に依頼していたため、送付したデータに間違いがあると修正してもらい再発行する手間が発生したり、取引先を待たせてしまったりと問題点がありました。さらに月末には、税理士と当社各部門の責任者6名が集まって、紙で出力した請求書を確認する作業もありました。

請求業務にかかる時間が、全体の30%→7%に削減

マネーフォワード クラウド導入後は、品目登録により各メニューを呼び出すことでできるので、都度計算する必要がなくなりました。また、メニューは課税で、交通費は非課税なのですが、それらも品目ごとに設定できるためミスがありません。

一番大きいのは、出力した請求書を全員で確認する作業がなくなったことですね。当社はリモートワークを導入しているので、わざわざ皆の出社日を合わせる必要がなくなりました。また、マネーフォワード クラウドで郵送代行もしてもらえるので、紙を折って、封入して、という手作業がなくなり効率的になりましたね。

当社は独自のツールで日々の業務時間を見える化しているのですが、なんと請求業務にかかる時間は1/3に減ったことがわかりました。メンバー全員の業務を見てみると、全体の業務時間の約30%も費やしてしまっていたのが、たった7%になり、当社も会計事務所も本質的な業務や相談に時間を割けるようになりました。なにより請求書の修正などで予定よりも時間がかかってしまうことをはじめ、月末のあの膨大な作業の心理的負担がなくなったのは大きいですね。