債権管理業務を18時間から5時間へ―『マネーフォワード クラウド』で進む業務の効率化と平準化

天然樹脂を原料に、幅広い業界を支える

ハリマ化成グループでは、松から得られる天然樹脂をもとに、ロジンや脂肪酸、テレピン油などの化学素材を製造・販売しています。同グループの化学素材は、印刷物や段ボール、電子端末の材料など、さまざまな業界の中間素材として利用されており、国内外に幅広い取引先を持ちます。取引先の業種も多岐にわたり、多様なニーズに対応するため、効率的で柔軟なバックオフィス体制が求められています。

インボイス制度を機にクラウド化を決断

―今回、クラウドサービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

玉置様：もともとは債権管理業務でシステム導入を検討しており、そこで『マネーフォワード クラウド請求書発行』を知りました。当社はインボイス制度への対応をきっかけに、別の請求書発行・送付サービスを導入していました。しかし当初利用していたサービスでは帳票設計に柔軟性がなく、満足できない見栄えの請求書をお客様へ送付していました。

そこで「もっと柔軟に帳票を送付できる仕組みがないか」と考えていたときに、『マネーフォワード クラウド請求書発行』を見つけました。請求書フォーマットを自由に設計でき、相手の環境に依存せずあらゆる帳票を送付できる点に魅力を感じました。以前利用していたシステムでは、見栄えの面でも課題を感じていたのです 。その点で、『マネーフォワード クラウド請求書発行』であれば、相手の環境に依存せずあらゆる帳票を送付でき、かつレイアウトも自由度高く設計できるということでメリットを感じました。

木村様：それまで利用していたサービスの契約更新も近づいており、短期間での移行となりましたが、スムーズに導入できました。『マネーフォワード クラウド請求書発行』の導入をきっかけに、紙で郵送している納品書についてもシステム化を検討しています。

選定の決め手は「操作のわかりやすさ」と「柔軟な設計」

―数あるクラウドサービスの中から『マネーフォワード クラウド』を選ばれた理由を教えてください。

木村様：『マネーフォワード クラウド請求書発行』は直感的に操作でき、専門知識がなくても扱いやすいと感じました。私は2024年５月に二回目の育休から復帰し、そのときから新システムの導入に携わってきましたが、マネーフォワード クラウドシリーズは操作がしやすいので、私でも短期間で利用サービスの切り替えに成功しました。

玉置様：これまでも、さまざまなシステムを使ってきましたがマネーフォワード クラウドシリーズはガイドやヘルプがとてもわかりやすいのが特徴です。特に、帳票レイアウトの自由度が高いところがいいですね。これまで使っていたツールでは、金額がある一定の桁数を超えると、自動で改行されてしまう制約があったんです。しかし『マネーフォワード クラウド請求書発行』ならば、そのような制約もなく、お客さまにとっても見やすい帳票が用意できます。他にも、PDFやCSVなど、フォーマットも柔軟に扱える点も魅力でした。

実は導入にあたって大きな障壁となっていたのが、既存の基幹システムとの連携でした。製造業において基幹システムの改修は、多額の費用と期間を要する「鬼門」ともいえる作業です 。マネーフォワードはデータの受け入れ自由度が高く、基幹システム側を改修することなくスムーズに導入できる点が非常に魅力的でした 。

また、検討していた債権管理システムでは債権管理のために「バーチャル口座」の開設が必要だったため、社内調整のハードルが高かったのですが、『マネーフォワード クラウド請求書管理』であれば「既存の銀行口座を変えずに」自動消込が実現できることがわかり、これが最終的な決定打となりました 。

畠山様：他社システムも検討しましたが、既存の銀行口座をそのまま使えるのが大きな決め手でした。先ほど玉置からもお話しましたが、他システムの中には、サービスを利用するためにはバーチャル口座の開設が必須のサービスもありました。けれどもマネーフォワードなら既存口座で債権管理ができるという点もポジティブに評価しています。費用面でもバランスが取れており、「まずはここから始めよう」と導入を決めました。

債権管理業務が18時間→5時間に

―導入後、どのような効果を感じていますか？

玉置様：以前は2人で18時間かけて入金確認を行っていましたが、いまは1人で完結し、時間も5時間程度となりました。銀行データとの照合も自動化されています。入金確認作業では、口座名義と取引先名が異なるケースも多いのが課題です。どの取引先が、どの口座を使用しているのか、そのデータや調べ方が属人化しており、入金確認の照合が属人化していました。しかし『マネーフォワード クラウド債権管理』なら、最初に取引先名と口座情報を登録しておくだけで紐づけが可能です。そのデータを元に自動で照合してくれます。「これで合っているかな？」とドキドキしながら手入力していた頃には、もう戻れませんね。

木村様：債権管理のシステム化によって、組織目標の一つである「業務の平準化」にも大きく前進しました。実際にシステム導入後に担当を変更しています。『マネーフォワード クラウド請求書発行』の導入により、納品書の電子送付も検討を進めています。毎月600枚以上送付しているため、大幅な工数削減が見込めます。現在は紙の納品書を封入、発送していますが、誤送付防止の確認作業にも相当な時間がかかっています。また、紙の送付は在宅勤務時には対応できない、郵送に時間を要する等課題があり、納品書の電子化の効果に期待をしています。

社内・取引先からも好評の声

―社内や取引先のご反応はいかがですか？

木村様：すでに『マネーフォワード クラウド経費』を導入していたこともあり、受け入れられやすい状況でした。実際に社内では「使いやすい」と評判です。帳票の見た目も整っていて、直感的に操作できるのが好評ですね。

玉置様：弊社は町工場から大企業まで、幅広い取引先を持っています。しかし請求書の電子送付に際し、事前に切り替えアンケートを実施したところ、約8割の取引先が電子送付を選択しました。一部では紙を希望される企業もありますが、全体的に電子化が進んでいると思います。中小企業でも、人手不足を理由に電子化で管理を簡素化するケースが急速に増えてきました。

今後の展望―さらなる電子化へ

―今後、どのようにサービスを活用していきたいと考えていますか？

畠山様：請求書や納品書に「お知らせ」も同封できるようになると嬉しいですね。たとえば営業部門の長期休暇や出荷情報などを、FAXではなくクラウド上で一括配信できれば、より効率的です。現在はFAXで送信しているのですが、一件ずつ送信作業を行わなければならないため、かなりの工数がかかります。請求書などと併せてこれらのお知らせが送れるようになれば、さらなる業務効率化が図れます（※）。マネーフォワード クラウドは進化が早く、導入から1年半の間にも機能がどんどん改善されてきました。ですので、今後のアップデートにも期待しています。

木村様：属人化していた業務をできるだけ平準化し、新しいメンバーでも迷わず業務を引き継げる体制を整えていきたいですね。私自身も2度の産休、育休を取らせてもらいましたが、業務を離れる人や戻ってくる人にも柔軟に対応できる業務体制が必要です。そのためには、作業の属人化をなくし、平準化していく改善が欠かせません。マネーフォワード クラウドをうまく活用しながら、バックオフィスの「仕組みそのもの」を変えていけたらと思っています。

（※）記事公開時点において、メール送信時などに任意のファイルを添付したり、Web送付（ID認証）の案内文をご自身でダウンロードして通常の郵送物等に同封可能な機能を実装済みです。