お客様の課題解決を本気で考えたとき、マネーフォワードの導入が最適解だと思えた

お客様の役に立つこと、課題解決を何より大事にしている

まず岡本会計事務所様として大事にされていることはありますか

「私たちは自らの人間性を高め、専門家としての自己研鑽に励み、お客様の継続、発展、安心を実現します」という言葉を経営理念としています。
これを私なりに噛み砕くと、「お客様の事業継続のために共に考え、より発展していけるようサポートすること」や「お客様の良き相談相手として信頼関係を結び、安心をお届けできる存在となれるように努めること」が大事だと考えています。

当事務所の良いところは、さまざまなお客様からの課題や悩みの相談に対して、基本的には受け止めて、解決できないか考えていく風土です。お客様とのお付き合いの中では、いわゆる会計事務所の業務と異なる種類の悩みが寄せられることもあります。自分が何とかしてあげたいと思ったときに、前例がなくても、解決に向けて事務所が後押しをしてくれることがあります。

当然そのような場合はビジネスとしてお金になるか、という問題もあります。が、一度その問題は置いておき、「長い目で見たときにお客様の事業継続性は担保できるのか、事務所の方針として正しいか」を経営陣は考えてくれます。そのような目線でお客様にとっての最善策を実現できる事務所だと思っています。

「マネーフォワード クラウド」を使えば効率的になると納得した

数ある会計ソフトの中で「マネーフォワード クラウド」を選ばれた理由をお聞かせください

もともと私自身、社内ではITに強い方でIT関連の推進を任されるようになりました。その際に「自分が良いと思えないものは、お客様にも絶対お勧めしたくない」という思いで、改めてさまざまなシステムを検討しました。
そのうえで「マネーフォワード クラウド」を選んだのは「マネーフォワード クラウド会計」だけではなく、「マネーフォワード クラウド給与」や「マネーフォワード クラウド請求書」などの周辺プロダクトが豊富で、バックオフィス全般をカバーできる点です。あとは、通帳やクレジットカードなどとのデータ連携はとても合理的な機能ですし、プロダクト自体の操作性も良いです。
このようなプロダクトの強みを認識したとき、シンプルに「マネーフォワード クラウド会計」を使えば最も効率的になると思えたので、推進していこうと自分自身でも納得できました。
また、たくさんの会計ソフトを使って、それぞれのワークフローを設計することは効率的ではないと思い、現在は「マネーフォワード クラウド会計」を中心に推進しています。

記帳代行によって中小企業の経理の課題が解決できる

「マネーフォワード クラウド」を推進していくことになった背景をお聞かせください

地域差もあるとは思いますが、中小企業では社内に経理人材がいないために、経理を自社で完結できない場合が多いと感じています。
また現在、経理担当者がいたとしても年齢が60代、70代であることはざらにあり、将来その人が退職したときに経理が滞ってしまう可能性もあります。
さらにインボイス制度も始まり、会計と税務が密接に絡むようになってきました。専門家ですら難しい領域なので、果たしてお客様が記帳を行うのが最適なのか、という議論もあるはずです。

このような中小企業の経理の課題に対して、「私たち会計事務所が記帳代行を行い、毎月の経理を締めていく」というのは1つの使命だと思っています。
会計事務所での記帳代行が1つの最善策だと考えたときに、「マネーフォワード クラウド会計」のシステムは非常に合理的なツールだと感じました。
記帳代行を行うにあたり、通帳やクレジットカードのデータ連携機能が役立ちますし、「マネーフォワード クラウド請求書」や「マネーフォワード クラウド給与」などともデータを「マネーフォワード クラウド会計」に連携できます。質も速度も担保して記帳代行を進められていると実感しています。

社内推進ではまず自分に聞けばよい、という形を作った

社内推進で気を付けた部分はありますか

まず当事務所の経営陣が「マネーフォワード クラウド」を推進していく意思決定をしてくれた点が大きかったです。先ほどお伝えした社風もあり、「良いシステムがあるならとりあえず進めよう」と言ってもらえ、社内推進は難しくはありませんでした。
事務所全体で「マネーフォワード クラウド」を推進していくことが決まれば、推進担当である私に何でも相談してもらうよう、とにかく周囲に声をかけました。
当時「マネーフォワード クラウド会計」に関してよく知らなかった同僚にも、「とりあえず私に相談してください」と伝えました。
相談してくれた人には私からお客様への導入のやり方を伝えたり、導入そのものも引き受けたりして、1人にはさせずにサポートする姿勢を持ち続けました。
人の心理として、新しいものに対してどうしても腰が重くなる、ということがあると思います。「私に聞いてください」と事務所内に周知することで、少しでも興味あるお客様がいれば、担当者からどんどん相談してもらえるようになったのが推進のポイントになったと感じています。

「STREAMED」は外部の力も使っている

「STREAMED」の利用において外部のリソースも活用していると聞きました。

就労移行支援を行う事業者を通じて「STREAMED」のスキャンをお願いしています。
就労移行支援とは一般企業への就職を目指す障がいのある方を対象に、就職に必要な知識やスキル向上のためのサポートを行う福祉サービスです。そこでは、事務仕事がほとんどないという課題がありました。
我々の「領収書をスキャンする作業をしてもらいたい」という要望と、彼らの「事務仕事の経験を増やしたい」という意向が合致し、委託することになりました。

就労移行支援事業を行う担当者の協力のおかげで業務も標準化でき、現在はとてもスムーズに進行しています。
レシートや領収書のほか、インボイス対応の一環で適格請求書の判定をするために請求書もスキャンしています。スキャンした後はデータ化され、当事務所内で精査していきます。当事務所内では製販分離を取り入れているので、「STREAMED」に触れる人間は4、5人くらいに絞り、特定の人にノウハウを蓄積させて、業務の質を上げていくという取り組みをしています。

月次や確定申告で記帳の負担が大きく減った

「STREAMED」や「マネーフォワード クラウド会計」の導入後に業務効率などに変化はありましたか

導入後、社員数もお客様も増えているのですが、事務所全体での総労働時間は変わりませんでした。1人あたりの生産性の向上や残業時間の短縮につながっている実感があります。
特に「STREAMED」は繁忙期での実務上の負担だけでなく、精神的な負担の減少にも効果を感じています。
やはり繁忙期となると、お客様が段ボール一杯に領収書を送ってくることがあります。それをすべて手入力するのはなかなか大変な作業ですが、今は外部でスキャンしてデータ化できる仕組みにしてあります。
繁忙期で業務が多い中でも、証憑類が会計データとして返ってきて、チェックするだけで良いという状況は、気持ちの面でも業務に対して前向きに取り組みやすいと思います。

あとは記帳作業をする時間が減っている分、時間の使い方が変わってきました。
私も今は税務の仕事以外に、お客様のバックオフィス業務の改革に関わる仕事が増えてきました。先ほども触れましたが、お客様での経理人材の不足といった課題もあるなかで、クラウドツールを使って業務の再構築のお手伝いをしています。

全員がツールを使いこなすためにはあえて機能を絞る

「Manageboard」の活用にあたって工夫していることはありますか？

「Manageboard」にはたくさんの機能がありますが、今は決算予測機能に集中して使うようにしています。
当事務所は人も多いため、事務所内に浸透させるには全員が負担を感じずに触ってもらうことが大事だと思っています。そのため、数ある「Manageboard」の機能のうち、まずは決算予測機能だけに絞って全員が使いこなせるように伝えています。
当事務所では顧問サービスの一環として、事業年度の6か月と9か月時点で決算予測をお客様にお伝えしています。決算の予測はお客様が気にするところでもあるので、「Manageboard」を使って効率的にお伝えできています。

今後は経理代行も含めて顧問先の課題解決をしたい

今後取り組んで行きたいお客様の課題解決などはありますか

お客様から寄せられる悩みですと、やはり経理人材に関するものが多いと感じています。会社の世代交代で親から子供に経理が移った場合や、経理担当者が退職してしまい経理がストップしそうな場合などがあります。後者の場合は事態が急を要することもあり、切実な悩みだと感じます。

経理人材が不足したときにお客様で自計を続けるか、あるいは記帳代行を当事務所で受けるかはお客様の要望をお聞きしながら今までも取り組んできました。
自計を続けたい方には「マネーフォワード クラウド」のシステムを入れて、「マネーフォワード クラウド会計」「マネーフォワード クラウド給与」「マネーフォワード クラウド請求書」などの各種プロダクトを連携させた自計のルール作りをお手伝いしています。お客様にシステムの使い方を理解してもらい、ルール作りさえきちんとできれば経理経験の浅い方でも自計化を続けることは可能だと感じます。
ただ経理人口の減少は始まっていると感じるので、将来はお客様の記帳だけでなく経理代行まで行える事務所になりたいと考えています。

また、未来会計といわれるように、お客様にも会計の数字を使って未来の経営に活かしてもらえるよう、現在取り組みを進めています。
私たちの主軸はお客様の事業の継続と発展で、そのために経営面で安心してもらえるような取り組みを今後も続けていきたいですね。