導入への抵抗感はゼロ。即効率化を果たした、業界特化型事務所の移行方法

エンタテインメント業界に特化した、会計・税務のプロフェッショナル集団

事務所のご紹介を兼ねて、理念や大事にしていることを教えてください

大河原様（以下敬称略）：私たちは「何故、日本にはエンタテインメントに特化、精通した会計事務所がないのか？」という問いと要望に応えるべく創業した事務所です。エンタテインメントファイナンスに特化し、業界特有の文化や複雑さを踏まえ、会計・税務面でお客様のサポートを行っています。近年では、芸能事務所に所属するタレント様個人の確定申告にも対応しており、増加する需要に応えるため、繁忙期は短期契約の社員を雇用して対応していました。

法改正への対応と効率化、両方が可能な会計ソフトを探していた

「マネーフォワード クラウド」や「STREAMED」を導入したきっかけを教えてください

大河原：導入のきっかけは、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にしっかり対応したいと考えたことです。それまで使っていた会計ソフトで電子帳簿保存法に対応しようとすると、別ソフトの導入も必要になることがネックだと感じていました。1つの会計ソフトで法改正にもしっかり対応できた方が良いと考えていました。

「マネーフォワード クラウド」なら、電子帳簿保存法に対応可能なだけでなく、経費精算や電子契約など会計以外のサービスも利用可能ですので、その分手間が減ると思ったこともきっかけの一つです。お客様がすでに「マネーフォワード クラウド」を利用されていて、使い勝手の良さも聞いていたので、それも決め手になりましたね。

急増する依頼に対し「スキャンセンター」を活用。

「STREAMED」の導入にあたり、懸念や不安はありませんでしたか

大河原：当初は、「仕訳1件に20円かかるのは高い」というイメージがありました。ただ、入力作業のためだけに短期契約の社員や派遣社員を雇うよりかは割安ですし、「STREAMED」を利用することでしっかり仕事を回せて、確認作業に十分な時間を確保できるならよいのでは、と考えました。

一方で、スキャン作業が手間だと感じていたので、「STREAMED」を導入しても「自分たちでスキャン作業をするなら導入する意味が薄いな」とも考えていました。というのも、個人事業主の確定申告が近年急増し、手作業では処理が追いつかない状態になっていたからです。5年ほど前は年30件程度だったものが、今は年130〜140件に増えており、スキャンだけでも大変な作業でした。

そんなときに、「スキャンセンター for STREAMED」ならスキャン作業まで代行してもらえると知り、「面白そうだ」と詳細を聞いてみることにしました。「スキャンセンター」で顧問先から回収した資料のスキャン作業を代行してもらえて、「STREAMED」で速く正確に仕訳データ化できることがわかったので、両方導入することに決めました。これにより、繁忙期に税理士事務所としてやるべき仕事に注力出来るようになりましたね。「スキャンセンター」プラス「STREAMED」の一体サービスがなければ、ここまで活用していなかったかもしれません。

連携からのデータ自動取得が、導入当初から大活躍

「マネーフォワード クラウド」の導入にあたり、懸念や不安はありませんでしたか

大河原：ソフトを変えた以上、以前のソフトにあった機能がなかったりするので、最初は少し不便を感じましたが、職員がそれぞれ使い方を工夫して慣れていきました。

「マネーフォワード クラウド」を導入して、どんな効果が得られましたか

大河原：一番効果を感じたのは、ネットバンキングや通販サイトとの連携を通して、明細データを自動取得できることです。以前使っていたソフトは、ネットバンキングの連携ができなかったので、個人クライアントごとに訪問して、通帳のコピーを受け取っていました。訪問の日程調整が難しいクライアントも多いので、資料収集はとても時間のかかる作業でした。

「マネーフォワード クラウド」なら、一度連携しておけばデータが自動取得できるので、導入当初から大変活躍してくれました。作業自体もとても簡単だったので「個人の確定申告にも使えるな」と感じ、個人事業主のお客様にも徐々に切り替えをお願いしました。結果として、資料収集が遅れて確定申告が期限ギリギリになってしまう、という事態がなくなりましたね。

導入への抵抗感は0。目覚ましい効率化の結果、所内にすぐ浸透

導入当初、職員の皆さまの反応はいかがでしたか

大河原：当初から、「ほぼ全件『マネーフォワード クラウド』に移行する」という方針が、トップダウンで示されていました。弊社の職員は20～30代中心で若いため、新しいツールの導入やITに対する抵抗感はほとんどありませんでした。

末永：私はちょうど、会計ソフトを「マネーフォワード クラウド」に切り替えるタイミングで入社したのですが、特に抵抗なく使っていました。便利なので「『マネーフォワード クラウド』に切り替えることができてよかった」という気持ちでしたし、所内にもスムーズに浸透したと思います。

その後、「記帳代行プラン」もご利用されていますが、そのきっかけや感想を教えてください

大河原：個人事業主で記帳代行を依頼されるお客様が多いため、会計事務所の費用負担で「マネーフォワード クラウド会計」を利用できる「記帳代行プラン」を導入しました。お客様には、「最初にデータ連携だけ設定していただければ、今後は通帳コピーの送付が不要になるので、楽ですよ」とご案内しています。実際は、お客様には連携に必要なものだけ用意していただき、訪問した際に設定を行いました。そうして一気に切り替えを進めていきました。

「マネーフォワード クラウド」が、所内でスムーズに浸透した理由を教えてください

大河原：営業担当の方に勉強会を開いていただいたり、普段からチャットで不明点を質問できたりしたことが大きいと思います。特に勉強会は基本的な使い方から便利な機能まで教えてもらえ、とても助かりました。また、弊社はもともと仕訳帳への手入力ではなく、振替伝票を利用した入力を行っていて入力方法にも大きな違いはなかったので、仕様や操作性にも抵抗がありませんでした。また、これまでも、Excelで集計したデータをインポートすることもよくあったので、作業自体はあまり変わらなかったです。自然と「マネーフォワード クラウド」を利用する下地ができていたのかもしれません。

また、ツールには完璧さを求めないことも重要だと思います。思い通りの機能でなくても、ツールで効率化し、それを加工する工夫することで機能面をカバーし活用していく柔軟性が大事だと考えています。

「STREAMED」の利用が浸透した理由はなんでしょうか

大河原：そもそも「STREAMED」を利用することに抵抗感がなかったからではないでしょうか。大量の証憑が送られてきても、「スキャンセンター」に送って「STREAMED」に流せば、仕訳データ化されて返ってくるという安心感がありました。99.9%の精度でデータ化してくれるので、安心ですよね。高精度で正しくデータ化された仕訳をもとに、社員の目でしっかり再チェックできる時間と体制を用意できるためとても便利です。

芳賀：学習設定により、勘定科目をある程度自動的に入力してくれるのもよかったですね。

大河原：あまり効率のよくない作業を、「マネーフォワード クラウド」や「STREAMED」で効率化できたことも、浸透を後押ししたと思います。小口現金や経費精算書類の証憑類の回収、領収書の整理作業などが、かなり効率化されました。

芳賀：正直なところ、みんな「効率の悪い作業だ」と分かっていながら、作業方法を変えることまではしませんでした。手作業による領収書の整理作業は特に「効率化できたらいいな」と思っていたので、「STREAMED」が導入されて大変助かりました。

大河原：紙でのやり取りはまだ多いものの、ゆくゆくは削減していきたいと考えています。その第一歩としても、「STREAMED」や「マネーフォワード クラウド」の導入は意義のあるものだと思います。「変わらないだろう」と思っていた紙でのやり取りが、データに変わりつつあるのは、とてもうれしいですね。

紙文化をやめ、リモートワークでより働きやすい職場へ

事務所の今後の展望について教えてください

大河原：ペーパーレス化を進めたいです。今はまだ事務所内にも、段ボールに入った書類が山積みになっています。書類をタイピングしてデータ化するのに1日使う、という文化を変えて、効率化と高付加価値化を進めたいですね。

そして、今後はリモートワークも導入していきたいです。紙資料をスキャンしてデータをきちんと管理できれば実現可能だと思いますし、若い世代はリモートワークを希望する方も多いので。若い人材が定着しやすくなるように、ぜひデータ管理とリモートワークは取り入れていきたいですね。