個人の処理能力に依存しない。チームで問題解決に取り組むクラウド特化事務所

マネーフォワード クラウド給与導入の経緯を教えてください

2016年当時、「マネーフォワード クラウド給与」を導入するまでは、社労士専用機で給与計算を行っていました。また、既存顧客様からのご紹介などで新しいお客様が急速に増えていました。人的リソースも限られる中でしたが、ご紹介いただけたということで「なるべくお力になれたら」という想いから、お断りすることはほぼありませんでした。

しかし、お客様が増えたからといって、すぐに即戦力の人材を採用する事も難しく、目下の課題解決方法を検討していたところ、「マネーフォワード クラウド給与」の説明を受ける機会があり、導入を決めました。当初は検証も必要でしたので、ある程度社数を絞っての導入でしたが、現在はすべての顧問先の給与計算業務を「マネーフォワード クラウド給与」で対応しています。

導入の決め手となった点はどのようなところでしょうか？

専用機にはない、人事労務ソフトで収集した従業員情報や、勤怠管理ソフトで集計したデータと連携可能で、自動化できることももちろん魅力的でしたが、データのインポート・エクスポートが自由に行える点が当法人のニーズにマッチしておりました。このとき、ヒューマンエラーを少なくするためにも、作業を分解し単純な作業に落とし込めないかを模索してました。お客様から勤怠データ等をいただき、それを関数が組み込まれたスプレッドシートに貼り付け自動で加工し、その後に給与計算ソフトにインポートする形をとりたかったので、「マネーフォワード クラウド給与」はこの点が非常に行いやすかったです。

お客様ごとのスプレッドシートを一度作れば、基本的にはデータをいただき、貼り付け、ソフトにインポートするという単純な作業かつ、ヒューマンエラーが起こりにくいフローにできた結果、非常に生産性も高まりました。以前の一人の担当者がすべて行うスタイルの時は、とある社員は残業が130時間をオーバーすることもありましたが、マネーフォワード クラウド給与導入後は多くても20~30時間に減りました。これが全社的に実現できたので、法人としての収益性も高められました。

また作業を分解し単純化したことで、給与計算を行う準備等はアルバイトの方でもできるようになり、高いスキルを持った方はより本質的な業務を担当しています。

なるほど、副次的な効果もあったのですね？

そうですね。この他にも副次的な効果として、社員の急な退職のリスクにも備える事ができるようになっています。以前は一人の担当者が基本的に全ての業務を行っており、引き継ぎが不十分だったこともあり、結果お客様にご迷惑をおかけしてしまう形になったこともありましたが、作業を分解しフローをきちんと構築することで、仮に急な退職があった場合でもまったく問題なく非常にスムーズに引き継ぎが行える環境となっています。

業務フローは全社で決まっており、新人が入社した場合、誰でも教育ができる点やどこかに負担がかかり過ぎる事がないので大きなメリットだと感じています。

退職により業務が止まってしまうリスクに備えられる点は素晴らしいですね

はい、この他にも今回のコロナ禍による緊急事態宣言の際も非常にスムーズに業務を行えました。そもそも「マネーフォワードクラウド給与」だけでなく、社内で使うツールはすべてクラウドサービスを導入していたので緊急事態宣言の発令の翌日には全社的なリモートワークに移行できました。また、最近ですと都内在住の社員が沖縄にあるサテライトオフィスを活用し1カ月間継続して沖縄でワーケーションを行っておりましたがまったく業務に支障なく進められました。当法人の社員全員がサテライトオフィスを活用しリフレッシュを兼ねて働いています。これは当然ですがクラウドツールを使っていないと実現できないので前述の点含めメリットは大きいですね。

素晴らしいですね！ワーケーションができるのも福利厚生のひとつですね

はい、たまには思いっきり環境を変えて働く事でリフレッシュしさらにいい仕事ができるようになってもらえればと思っています。「通勤をして働く」それ以外の選択肢も示していきたいですね。

また、採用面接の際もリモートワークが出来るか聞かれることも増えてきましたがリモートワーク対応できる事をお伝えすると安心される方も多いかと思います。

社労士事務所はこれからどのような経営・役割が求められると思いますか？

チームで同じ情報を共有し、能力になるべく依存しない「業務フロー作り」が役割として求められているように感じます。

昔は紙に手書きで時間をかけて対応することが価値であったようですが、これからは「素早く」「確実でミスがない」ことを当然に求められると思います。そのためには業務フローをがっちり決めることが大事で、全体が「1つの流れ」で対応できている状態が理想です。クラウドは業務フローを作るための「道具」として捉えることで、業務の平準化・標準化を進めた結果、大幅な効率化が実現され、目に見えて社員の残業時間が減るという成果が出てくるのだと思います。

最後にマネーフォワード クラウドの導入を検討している社会保険労務士事務所様へメッセージをお願いします

「マネーフォワード クラウド」に限らず、社労士もITに向き合う必要が出てきているように感じています。よく「クラウド」というと、セキュリティを気にされる方がいるかと思います。もちろん当社でも情報セキュリティの教育などは随時行っております。

あとは、不正ログインを避けるために2段階認証を設定したり、IDやパスワードの使いまわし・漏洩に注意する・ローカルにファイルは保存しない（ダウンロードファイルは定期的に削除する）など「ルールを決める」ことと、それを守る意識の問題だと考えています。

今後クラウドでないソフトが主流になるとは到底思えませんし、クラウド導入のメリットがはるかに大きいため、なるべく早く導入しその環境に慣れていくという形がよいのではないでしょうか。