業務の利益率をクラウド化でUP。業務フローを絞り強みに

目標は「日本一生産性の高い社労士事務所」を作ること

社会保険労務士法人ONE HEARTの理念や、大事にされていることを教えてください

一人ひとりのお客様や、一つひとつのお仕事を大事にすることです。
社名の「ONE HEART」には、そういう意味をこめています。

その一方で、事務所としては、「日本一生産性の高い社労士事務所」を作ることを目標に掲げています。社労士事務所は表向きは華やかな半面、実際はブラックな働き方をしていることも少なくないからです。

「日本一生産性の高い社労士事務所」を目指すために、具体的にどのようなことをされていますか

「リモートワーク」と「ITソリューション」を業務に取り入れています。

リモートワークを取り入れた理由は2つあります。
ひとつはオフィスの賃料を下げるためです。オフィスの賃料はとても高く、経営において大きな負担になります。
もうひとつは、社労士においてはオフィスワークよりもリモートワークの方が、生産性が上がると考えているからです。

社労士事務所の抱える問題に、「一般的な企業と比べてマニュアルがないことが多い」ことが挙げられます。
そこにリモートワークを取り入れることで、対面での共有がしづらい分、マニュアル化が不可欠になります。
さらに、ワークフロー管理ソフトの「Notion」を利用することで、マニュアル化やノウハウの蓄積が進みます。マニュアル化やノウハウの蓄積を文化として定着させることで、生産性が高まると考えています。

リモートワークをきっかけに、業務の標準化が進んでいるのですね。ITソリューションについても教えてください。

従来の紙ベースでの情報管理は生産性が低く、ミスも発生しやすくなるため、ITソリューションを取り入れて課題を解決しています。
例えば、顧問先に社員が入社した際に、「履歴書の余白に入社日と給与額を書き、社労士へ送る」業務があります。単純に生産性も低く、受け取った内容を千件も一万件も手入力していると、どうしても入力ミスが出ます。
こうした事態を回避するためには、ITソリューションを取り入れて生産性を上げ、紙ベースでの情報管理から脱していく必要があります。

その他にも、弊社では採用面接時に、「Notion」で作った業務マニュアルを使って業務内容を説明しています。
実は昨日も、採用面接でこのマニュアルを使いました。内定前の時点で仕事の内容が伝わるので、採用候補者とのマッチングにも役立っていますね。

社労士は雇用環境を通じて、日本経済を改善できる

吉田先生が社労士になろうと思ったきっかけを教えてください

「日本の経済問題の原因は雇用環境にある」と感じていて、そこにアプローチできるのは社労士だと思ったからです。
実は、就職を意識したときに私はとても恐怖を感じて、大学を中退してしばらくフリーターをしていました。
その期間は、将来への不安や悩みを解決するために、書籍を読みあさりました。そのときに、日本経済の問題や社労士という仕事を知りました。
また、職歴に空白期間があったので、「就職するためには資格を取っておかないと厳しいかも」という思いもありましたね。28歳のときに社労士資格を取り翌年に就職して、来年で社労士歴は10年になります。

社労士になった後、独立開業へと至った理由をお聞かせください

2か所の社労士事務所で働いた経験を通して、「中小企業の労務管理を支援したい」と思うようになりました。
顧問先の中小企業には、ノウハウがないことが原因で労務管理がうまく行っていない企業が、多くありました。その問題は、ITソリューションや「クラウド会計」を取り入れることで、うまく行くと感じました。

ただ、ITソリューションや「クラウド会計」の導入はとても大変ですし、業務設計を十分に理解しておく必要があります。
ITソリューションの良さはとても感じていたので、「その良さや効率的な労務管理を広めたい」「一から業務設計を行い、一番良いITツールで自信を持ってサービスを提供したい」という思いがあり、独立に至りました。

開業後に苦労したことや、工夫したことはありますか

開業すると、自分で自由に仕事内容を決められて心の余裕が出ます。
その一方で、自分がすべての責任を負うことになります。代表としてスタッフを雇っているので、「しっかり仕事をしなければ」と日々感じています。
効率化にも注力していますが、私もまだ社労士として業務を行う時間が長いので、経営者として自由に動ける時間を、もっと作らなければと感じています。

開業にあたり、不安なことはありましたか

実は不安だらけでしたが、一番不安だったのは品質管理です。
顧問先からすれば、給与計算や社会保険の手続きなど、社労士が依頼内容を完璧にこなすのは当然です。しかし、人間が手続きしている以上、どうしてもミスは起こってしまう。私の社労士のキャリアはミスとの戦いでした。

そこで、ミスを防ぐためには手入力の業務を減らすことが大切だと考え、クラウドツールを生かした業務オペレーションを作りました。
「マネーフォワード クラウド給与」や「SmartHR」「KING OF TIME」を連携させて、オペレーション設計の段階でミスが出ないように対策しました。

「マネーフォワード クラウド」を使い倒せばかなり効率的になるはず

数あるツールのなかで、「マネーフォワード クラウド給与」を使い始めたきっかけは何ですか

もともとAPI連携の便利さを聞いて興味を持っていたところに、顧問先から「『マネーフォワード クラウド給与』で給与計算をしてほしい」と要望されたのがきっかけです。
手入力が中心だったこれまでの給与計算ソフトと違い、連携機能を使った自動取り込みは画期的で、最初に見たときは衝撃を受けました。
「マネーフォワード クラウド」は勤怠や労務管理のWebサービスと連携することで、データを自動で取り込んでくれるので、「これを使い倒せば、相当効率化できるな」と感じました。

導入にあたっては、他社のソフトも複数検討しましたが、一番使いやすい「マネーフォワード クラウド給与」に落ち着きました。
特に、実務経験の少ないスタッフでも、ストレスなく使えるUIなのがよかったです。
デザインがとても洗練されていて、迷わず自分の求めている情報にたどり着けるのが、とてもいいなと思いました。

「マネーフォワード クラウド給与」の導入にあたり、大変だったことはありますか

選りすぐったうえで導入したので、正直ないんですよ。
どちらかというと、導入しやすいものを見極める段階が大変でしたね。各ツールで実際に招待や打刻、設定を行ってみて選んだので。

導入後は時々分からないことも出てきましたが、マネーフォワード社では「Chatwork」上にグループを作ってくれて、そこでサポートの方に質問できるのでありがたかったです。他社のサービスだと、お問い合わせフォームしかない場合もあるので、そこも他社との大きな違いだと思います。

スタンスを崩さず、クラウドが当たり前な風土へ

社労士事務所を経営するうえでの、こだわりをお聞かせください

事務所のスタンスをぶれさせないことです。
一般的な社労士事務所では、お客様の希望に合わせてアナログとデジタルを使い分けることがよくあります。
しかしそうすると、一つの事務所の中に複数の業務オペレーションができてしまい、生産性はもちろん、従業員満足度や顧客満足度も下がってしまいます。
それでいて、アナログやデジタルどちらかの処理を極めた事務所には、敵いません。一度事務所のポジションを決めて一点集中することで、生産性を高めています。

特に給与計算は、顧問先からのデータ収集から始まるので、納期との兼ね合いが難しい業務です。ですので、事務所の生産性を確保していくためにも、ターゲティングは重要です。
こちらの提示する締め切りやルールに同意して、デジタル手法を取り入れてくれる顧問先とお付き合いすることが、大事だと考えています。

そして、もろもろの業務設計は完成させるだけではなくて、それをスタッフに浸透させて運用を続けることに意味があります。
そうすることで、「クラウドツールを使うことが当たり前」な風土を作り、事務所をより発展させていくことが重要なのかなと。

自身もスタッフも誇れる、立派な社労士事務所を目指して

今後、注力していきたい業務はありますか

まずは給与計算業務のオペレーションを洗練させて、完璧なものに仕上げていきたいです。今は、スタッフが計算した内容を私が確認してから納品していますが、スタッフ同士の確認だけで品質が担保できるよう、仕組み化を目指します。
1号業務・2号業務を極めるだけでも、社労士事務所としてかなりの成果が出ると思うので。

現在の業務は、給与計算業務が6割、残り4割は労務コンサルとして、就業規則の作成や評価制度の策定などを行っています。
給与計算業務を極める過程でスタッフを育て、最終的にはコンサル業務にも注力していきたいです。

なお一般的に、給与計算業務は利益率が低い割に間違いが許されないため、受託を嫌がる社労士は多いです。
しかし、当事務所ではクラウド化や情報共有の工夫でかなり効率化しているため、給与計算業務をどんどん受託していきたいと思っています。

事務所としての今後の目標を教えてください

リモートワークによる経営を続けることで、どこまで生産性を高められるのか挑戦していきたいですね。それを突き詰めていくことで、私自身もスタッフたちも、社労士であることを誇りに思えるような事務所にしていきたいです。

税理士や弁護士に比べて、社労士は知名度が低いと感じています。でも、私自身は「この仕事に出会えて本当に良かった」と思っています。
同業の方からも尊敬されるような、プライドを持って仕事を続けられる、立派な事務所を作っていきたいと思います。