自らがモデルとなるため挑戦を続ける。STREAMEDを導入し、繁忙期に余裕を生み出せた理由とは

成長を目指すお客様をサポートするため、まず自社がモデルケースに

事務所のご紹介を兼ねて、理念や大事にしていることを教えてください

石黒様（以下敬称略）：弊社の経営理念は「企業の成長を加速させ、明るい未来を創造する」です。成長を目指す起業家の皆さまをサポートするにあたり、自社がモデルとなれるよう、さまざまなチャレンジをして成長していくことを大切にしています。税務や財務といった専門家としてのサービス提供はもちろん、メインである起業家のお客様に本質的な価値提供をしていきたいと考えています。

実は、2年ほど前に開業5周年を迎え、組織的にも拡大したことを機に以前の経営理念を見直しました。以前の理念は私が一人で作ったものでしたが、上記の理念は職員全員に作文を書いてもらったり、話し合ったりして、皆で作りました。

「マネーフォワード クラウド」や「STREAMED」についても、本質的な価値提供にあたる経営支援や成長のサポートに注力するため、既存業務を省力化する目的で導入しました。その他、新しい技術を常に取り入れていくことが大事だと考えているので、新しいサービスは積極的に取り入れるようにしています。

上之園様と竹内様は、事務所の理念に対してどう感じていますか

上之園様（以下敬称略）：私は今の理念の策定メンバーだったのですが、一番共感しているのは「業界で新しいことに挑戦し、お客様に付加価値を提供していく」という点です。税理士事務所の仕事の需要はどうしても限られますし、そこに危機感を持っているので、常に新しいことに挑戦できる環境はとてもありがたいです。

竹内様（以下敬称略）：上記の経営理念以外に紐づく「3つの約束」のひとつ、「メンバーへの約束」が新しいなと感じています。「永続的な挑戦により、自らの強みを進化させます」という内容で、具体的にはフレックスタイム制であったり、有給消化率100％であったり、さまざまなことを行っています。自社の働き方についても、業界に先駆けて新しい仕組みを取り入れています。自分自身が働きやすいのはもちろん、自社をモデルとしてお客様に「こういう制度があります」と紹介できる点が、とても良い点だと感じています。

竹内鈴佳様（写真左）上之園結様（同右）

繁忙期の月次業務を滞らせないよう、STREAMEDを導入

自動記帳サービスの「STREAMED」を導入したきっかけを教えてください

竹内：確定申告期の作業量を減らすためです。導入前は、確定申告期にお客様から1年分の証憑が届いていたため、申告業務ができる職員も証憑の整理や入力にまわっていました。それがとてももったいなかったうえに、確定申告期は忙しすぎて、一部の月次業務も止まってしまっていました。そこで当初は、確定申告期だけでも作業を軽減できたらということで、お試しのつもりで「STREAMED」を導入しました。実際に使ってみたところとても使い勝手がよかったので、そのまま今も利用しています。

「STREAMED」の導入にあたって不安だったことはございますか

石黒：当時の懸念点はまず、コストがかかるということです。それまで弊社では、証憑をスキャンしてから会計ソフトに手入力していました。「STREAMED」に代えるなら、パートさんを雇う方が早くて安いのでは、という課題があったんです。ただコストに関しては、仕訳データ化の品質の高さや再チェックの必要性などを踏まえて、比較する必要があると考えています。その結果、今はほぼ「STREAMED」に任せていますね。

竹内：「IT導入補助金」を活用できたことも、導入の後押しになりました。また、導入前は「どれだけ正確な仕訳データが納品されるか」という点が不安でしたが、思っていたよりも納得いく品質のデータで、「すごいな」と思いました。「STREAMED」は、正確に仕訳できる部分とそうでない部分がはっきりしているのも使いやすい点です。「STREAMED」で担保できない部分だけ人がチェックする、という運用方法に落ち着き、効率的に活用できています。

「STREAMED」の導入後の変化があればお聞かせください

竹内：確定申告で忙しい12月から3月までの間も、月次業務が滞ることがなくなりました。さらに「STREAMED」による効率化で創出した時間で、新しいことに取り組むことができるようになったのも、とても大きなメリットだと感じています。

上之園：繁忙期でも、通常時と同じようにお客様とコミュニケーションできるようになりました。そして、月1回の業績報告会をしっかり実施できるようになったことは、一番といっていいくらい大きいメリットです。

竹内：あとは、入ったばかりの新入社員でもできる仕事が増えました。これまでは繁忙期に新入社員が入社した場合、任せられる仕事も教える時間もありませんでした。でも、「STREAMED」の操作やチェックなら、やり方を指示すれば作業を頼めます。医療費の証憑のスキャンやチェックなら、任せられるようになりました。

成長する機会として、新入社員にSTREAMED導入を一任

「STREAMED」を組織全体に浸透させた秘訣はなんでしょうか

石黒：まず、新しいことを始めるときの枠組みや全体感は、私が意思決定するようにしています。今回は、竹内に「STREAMED」の導入担当をお任せしたり、以前「マネーフォワード クラウド」の導入担当をしていた上之園と引き合わせたりしましたね。あとは、マネーフォワードの担当さんと調整して、竹内が担当者に直接相談できる環境を整えました。ですが、直接的な介入はあまりしないようにしています。自由に仕事を任せた方が職員は伸びますし、担当としてもしっかりと意見を持ってくれるので。本当によくやってくれたと思っています。

竹内：任せてもらえる部分が多かったので、私も動きやすかったです。相談先や目指すべきゴールを教えてもらうだけで、あとは「まずはできるか試してほしい」というスタンスでした。当時は入社して1年ほどでしたが、石黒先生にしか決められないこと以外は自由に進められたので、とてもやりやすかったですね。

石黒：上之園が「マネーフォワード クラウド会計」の導入を担当したのも、入社3か月くらいのときでした。ですので、上之園にもサポートをお願いしていました。

具体的には、どのように「STREAMED」の導入を進められましたか

石黒：まずは意思決定の段階で、極力シンプルな運用ルールを作りました。今回は、「現金取引は基本的に『STREAMED』を利用する」と決め、お客様によって使うかどうかの判断がいらないようにしました。中途半端なルールにすると、守らなくなる人が出てきてしまうので。次に、導入の進捗が分かる一覧表を作成し、進捗が遅いところにはその理由を書くようにしました。これは「STREAMED」に限った話ではなく、新しいサービスを導入するときは、いつもこのように見える化して、全職員が進捗を記入する仕組みにしています。そして、進んでいない場合はなぜ進んでいないのか、理由までしっかり追っています。

上之園：導入当時、竹内はまだ新入社員だったのですが、自分よりも進捗が遅い先輩にもしっかり進捗管理のヒアリングをしていました。それもただ理由を聞くだけではなく、課題があれば「こうした方がいいかもしれないですね」と細かなケアまでしてくれていました。

竹内：進捗が遅い理由としては、「STREAMED」の使い勝手が悪いというより「新しいものを取り入れることへの戸惑い」が多かったと思います。ですので、「それならしっかりルールを作って運用すれば問題ない」と考え、進捗管理も進めていきました。「『STREAMED』を導入するより、自分でやったほうが早い」という意見もあったのですが、そこはまず使ってみていただいて、実際にその便利さと速さを実感していただきました。

資料回収からスキャンまでを代行する「スキャンセンター for STREAMED」は、どのように利用していますか？

上之園：新規のお客様と契約した際、受注のタイミングによっては、期首から直近までの証憑を大量にスキャンする必要が出てきます。そういうときに「スキャンセンター」を活用することが多く、とても便利です。既存のお客様でも、1年分の証憑をまとめて頂戴する方もいらっしゃるので、そのようなときにも活用していきたいです。今は部分的に活用しているので、今後事務所全体で活用していくかは、使いながら検討していく予定です。

メンバー全員が思いを共有したまま、組織をさらに拡大していく

今後の展望について教えてください

石黒：今後の5年間で、年商3億円を実現できる事務所体制を目指します。それに向けて、業界向けの勉強会を始めとした新しい取り組みも、いろいろと始めているところです。また、3億円規模になると個人ではなく組織としての力が必要です。その組織力を伸ばしつつ、今後も引き続き新しいことに挑戦していきたいですね。

上之園：年商3億円を目指すと、従業員数もぐっと増えてくるので、先生の思いを職員にどう伝えていくのかが課題になると思います。職員の年次によっても解像度は異なりますし、そのような状況でも皆で同じ方向を向くためには、どう伝えていくのか。そこを考えながら、私も一緒に頑張りたいです。

竹内：今はまだ規模的にも、先生の思いが職員に伝わりやすいと思います。私でも先生に言いたいことが言える環境で、とてもいい雰囲気だなと感じているので、規模が大きくなることには不安もあります。それでも、皆さんと一緒に成長していきたいですし、今の良さをそのままに大きい組織へと変わっていけると思うと、楽しみです。