STREAMEDの導入で手入力の記帳代行に比べ1/3から1/10の負担

現在、事務所の記帳代行率はどのくらいですか

約4割、250 件ほどのお客様の記帳代行を受けています。お客様の売上規模で言えば、年商1億円を超えるところが多いのが特徴です。

記帳代行は、いわゆる製販分離の体制でしょうか

基本的にはそうですね。13名いるビジネスサポート部が担当しています。ただ、大きい企業の記帳代行に関しては、ビジネスサポート部が行うのは現預金などの流動性の高いものだけで、税務に関わる仕訳は税務担当者が行う分業制をとっています。

ビジネスサポート部を設置されたのは、 どういった考えからだったのでしょうか

当社は、労務改善と業務改善と人事評価制度を三位一体で改革しているのですが、ビジネスサポート部は、業務改善の一環として、税務担当者から記帳代行を切り離すために設置しました。私たちの経営理念は、「お客様の成長支援」です。お客様が成長していくためには、月次決算を早く出して、予算実績管理の先を行くこと。ところが、担当者が記帳代行も含めた会計入力、決算、申告までを全部やると、混乱して試算表が遅れたりする現状がある。だから、ある程度業務を標準化して、仕組み化することが必要なんです。

「STREAMED」を導入されたのは1年ほど前ですが、導入されたきっかけを教えてください

2年前、ビジネスサポート部をつくろうと考えていたとき、手書きの領収書がネックになると感じていました。ここはどうしても自動化できないんですね。そのときに「STREAMED」を知り、お試しで無料アカウントをとって、スキャナも購入しました。ただ、当時は手書きの領収書をたくさん送られて来るお客様は少なくて、ビジネスサポート部のマンパワーも足りなかったので、本格的な導入には至りませんでした。その後、人員も揃って仕事も増えたことで、導入を決めました。

導入されたとき、職員さんの反応はいかがでしたか? 使い方に戸惑ったりということはなかったのでしょうか

それはあまりなかったですね。実は、はじめに私がいろいろと試して、使いやすくなるポイントを伝えたんです。科目ごとに領収書を分けておくといいとか、レシートの紙の厚さや幅を揃えてから高速スキャンするとスムーズだとか。細かい工夫で工数もストレスも減らせるので。

現在「STREAMED」は、すべての記帳代行に使っているのでしょうか

お客様に合わせて臨機応変に使い分けています。必ず使うところもあれば、突発的に領収書がたくさん送られてきたときに使う場合もあります。

なるほど。導入されて、効果は実感されていますか

手入力のときより、3分の1、ものによっては10分の1程度の負荷で終わるときもあります。

それはすごいですね。これから繁忙期を迎えますが、精神的な負担も減るのではないでしょうか

そうですね。以前は、予定通りに届かなかった証憑などは2〜3人で残業して対応していましたが、「STREAMED」を使えば、スキャンした後はほかの業務に時間を割くことができます。

多くの会計事務所が高付加価値業務に注目していますが、一方で、近年は記帳代行業務も伸びているように思います

お客様を増やそうとしたときに、高い専門性を持って税務特化する以外は、必ず記帳代行があります。自計化できないお客様が一定数いますから。ここ5 年くらいで、記帳代行と顧問業務を明確に分けて報酬体系を見える化した事務所が増えましたよね。この流れのなかで、記帳代行の生産性向上は絶対に必要なんです。そのためには、担当者の一人完結型で縦割りだった仕事の仕方を、横割りに変えて業務標準化を図ることです。そして、いま世の中の大前提に、人工知能とクラウド化があります。ここと記帳代行をつなげないと、人が採用できない時代の中で、高付加価値業務には移行できません。「STREAMED」を単なるツールとして捉えるのではなく、記帳代行からハイエンドの税務まで、ストーリー性を持って戦略を立てることが必要です。

ビジネスサポート部でも、記帳代行を担当するパートさんたちから意見を出してもらい、もっと標準化しようと取り組んでいます。その結果、税務担当者がより付加価値の高いサービスを提供できるようになることが目標です。

職員さんたちにも、近藤先生の理念が浸透しているのですね

私たちは「成長支援グループ」ですので、お客様を成長させることが絶対です。事務所の内部にも外部にも経営理念を非常に大切にしていて、そこを土台にお客様とお付き合いすることで好転してきたと感じます。

素晴らしいですね。最後に、事務所の今後の展望についてお聞かせください

お客様の成長をサポートするために、月次決算と予実管理、そこから財務・経営コンサルと入っていき、さらに人事労務コンサルに取り組んでいます。経営の目的は、「経営理念の実現」。経営者と職員みんながつくりたい会社を目指して取り組めば、絶対に良くなると思います。