最初に自ら利用し、圧倒的便利さを実感。だからこそ切り替えも自信をもって提案できた

お客様の気持ちを汲み取り、サポートできる職員を育てる

事務所のご紹介を兼ねて、理念や大事にしていることを教えてください

本永様（以下敬称略）：お客様の意図や気持ちを汲み取ることを大事にしています。会計業界は専門用語が多く内容が複雑である一方、お客様は会計については素人の方が多いです。お客様には、内容をなるべくかみ砕いてお伝えすることを心がけています。そのため、お客様と目線を合わせてやるべきことや伝えるべきことを工夫できる、言語化能力の高いスタッフの育成を意識しています。

お客様とのやりとりにおいては、皆さまが使い慣れているLINEを活用しています。なるべくお客様の負担にならずに業務効率が上がるよう、段階的に税務知識をつけていただく支援を心がけていますね。

その一方で、事務所の課題として「情報の属人化」があるため、今後も改善していこうと考えています。

STREAMEDの正しさを信じることで、仕訳の効率が大幅にアップ

「STREAMED」を導入したきっかけを教えてください

本永：雑誌で「STREAMED」の広告を見たのがきっかけです。「一度しっかり、自分で切り替えを検討するべきでは」と考え、貴社の営業担当の方にお声がけさせていただきました。お話を聞いたところかなり効率が上がりそうでしたし、商品知識もとても豊富でいらっしゃったので、不安が解消され「導入してみよう」と決意しました。

2023年2月ごろの確定申告期に、本格的に「STREAMED」を使ってみたのですが、かなりの便利さを感じました。日付や金額、業種をある程度入力してくれるだけでも、負担が大幅に減りましたね。以前はAI-OCRの会計ソフトを使っていたのですが、自動入力の約5割に修正が必要だったため、結局全件人の目でチェックしていました。

一方、「STREAMED」を導入してからは、「『STREAMED』の自動入力（金額と日付）は正しい」と信じることにしました。その結果、効率が大きく上がりました。

「慣れ親しんだツール」から「新しいツール」へと移行させる秘訣

「STREAMED」「マネーフォワード クラウド」導入の際、苦労した点はありましたか？

本永：職員に浸透させることが大変でしたね。導入前は、「まずは私が一人で使ってみて、運用ルールなどを決めてから浸透させよう」と考えていました。ただ、いざ導入しても新しいツールへの抵抗は強く、その近道はないかと、他事務所の事例も探してみましたが、特に見つけられませんでした。そこで最終的に、私が各職員とマンツーマンで、地道にツールの使い方を指導しました。

ツールの使い方を指導する際、工夫されたことはありますか？

本永：まず、私と同じくらいツールの便利さを理解してくれる職員を見つけて、その2人を重点的に育てました。それから職員全員へと利用を広げていきましたね。職員に使い方を教える際は、「STREAMED」と「マネーフォワード クラウド」で会計が出来上がるまで後ろにいて、少しずつ使い方を指示していました。
「勤怠」「給与」などの「マネーフォワード クラウド」の会計以外のプロダクトについては、導入後にフォロー担当の方が勉強会を開催してくださいました。そのため、私も大きな負担はなく、効率よく導入が進みました。
そんな中でも、特に他の事務所から入所してきた職員は、「こんなに便利なんですね」と驚いてくれました。他の会計ソフトを使っていなかったこともあり、「こんなに便利なら」とすんなり受け入れてくれて、こちらとしてもありがたかったです。

「スキャンセンター for STREAMED」も導入いただいていますが、その理由と効果を教えてください

本永：当時は情報が属人化されていたため、返却してよいのか不明な証憑があったり、書類の返却忘れがあったりして、所内に書類が多く溜まっていました。そんな状況を解消したいと思い「スキャンセンター」の導入を決めました。

「スキャンセンター」を導入した結果、お客様から書類を直接スキャンセンターに送付していただけるようになりました。そのため、証憑を預かっているかどうかのやりとりが、ほぼ不要になりました。

また、「スキャンセンター」では証憑のデータ化から保存までしてくれるので、所内で証憑を保管する必要がなくなったこともよかったです。内部でデータ化のフローを組むよりも、早く確実に証憑をデータ化できるようになり、とても便利ですね。

「マネーフォワード クラウドに切り替えたほうが効率化できる」という確信

「マネーフォワード クラウド」導入の際、会計ソフトを一気に切り替えられた理由は何ですか？

本永：お客様に提示していた料金プランを見直したことです。以前はよくある顧問料制だったのですが、従量課金である「STREAMED」の導入をきっかけに、弊所の料金プランも見直すことにしました。その結果、全記帳代行先の契約を切り替える必要が出てきたんです。そこで切り替えの際に「マネーフォワード クラウド契約」を利用して、マネーフォワードのアカウント登録も同時に行っていただきました。

その流れで、「マネーフォワード クラウド」の導入が加速したんですね

本永：もともと全てのお客様先に「マネーフォワード クラウド」を導入したいと考えていたので、繁忙期を外した契約更新のタイミングがぴったりでした。あとは、所内で導入のフォロー体制を整えるために、専属の担当を配置したこともことも、導入が加速した理由の一つです。IT系のツールが苦手なお客様も多く、問い合わせの増加が目に見えていたため、配置を増やしました。アカウント登録や電子契約の方法などをフォローしてもらい、毎月の記帳業務に支障が出ないようにしています。

「マネーフォワード クラウド」に全件切り替えようと決めていた理由は何ですか？

本永：切り替えたほうが効率化できるという、絶対的な確信があったからです。時給の高いベテラン職員を雇って入力するより、「マネーフォワード クラウド」や「STREAMED」を活用したほうが、コストパフォーマンスがよいのは明らかだと感じていました。

昨今の会計ソフトはCSV形式で出力してしまえば大抵のものは連携できますが、「マネーフォワード クラウド」のAPI連携の利便性にはやはり敵わないです。

また、これは後から知りましたが、「請求書」「給与」など会計以外のプロダクトも揃っているので、スムーズに連携しワンパッケージ化できるのもよかったです。流れるようにデータが自動登録されますし、他のソフトとの連携もしっかりできるのでは、と感じています。

また、営業担当の方の力も非常に大きかったですね。商品知識が豊富で、導入後の運用が具体的にイメージできました。チャットサポートも含め、対応してくださる方のレベルが総じて高かった印象です。会社規模が大きい割に、担当者が変わってもしっかり情報共有されていたことも安心や信頼につながり、切り替えを決断できました。

「マネーフォワード クラウド」導入後、お客様の反応はいかがですか？

本永：総じて「便利だね」と言っていただけます。「ここまでできるんだ」と驚かれる方も多いですね。個人的には、お客様の状況やITリテラシーに応じて会計以外のプロダクトも追加・選択していける点が、とても便利だと感じています。

スムーズな切り替えのため、お客様の負担がない「記帳代行プラン」を導入

「記帳代行プラン」を導入されていますが、そのきっかけを教えてください

本永：まずは「マネーフォワード クラウド」を導入したかったのですが、個人事業主のお客様の決算期を迎えるにあたって、料金プランの説明をする時間がありませんでした。「記帳代行プラン」なら、弊所の料金負担ですぐ「マネーフォワード クラウド」を使っていただけるので、まず「記帳代行プラン」を2023年12月に導入しました。
現在は料金プランや会計以外のプロダクトの説明も進み、お客様の状況に合わせながら、お客様負担の「Webプラン」への切り替えが進んでいます。また、以前は会計ソフト代として少額の料金をいただいていました。「ソフト代を廃止しつつ、ご希望に合わせてサポートもします」とアナウンスしたことも、切り替えが進んだ理由の一つかもしれません。

自分で使って「便利さ」を実感。だから自信を持ってお客様おすすめできる

当初はご自身で「マネーフォワード クラウド」の使い勝手を試されていましたが、感想はいかがですか？

本永：初期設定さえできれば、あとはとても便利でした。「勤怠」から「給与」への流れるような連携に衝撃を受けましたし、ここまでシームレスに連携できるとは知らなかったので、大変驚きました。

ただ、仕組みを理解するのは少し難しかったので、導入後フォローの専任担当やチャットサポートに聞いて、使い方を勉強しました。まずは自分で使ってみたうえで、ほしい機能や詳しい使い方を質問しながら、覚えていくことができました。特に専任担当の方が、とても親身にサポートをしてくれましたね。

お客様に「マネーフォワード クラウド」を提案する以上、「『マネーフォワード クラウド』で何ができるか」の100点満点の答えを、自分でよく知っておく必要がありました。そして勉強を重ねた結果、自分がその便利さをよく理解できたので、お客様にも熱を持っておすすめできるようになりました。お客様にも、当初自分が受けた衝撃と同じような衝撃を与えられているのでは、と思っています。

事務所の今後の展望について教えてください

本永：「目の前のお客様に満足していただきたい」という気持ちが、第一です。お客様が何一つ不満を持たずに帰っていただけることが、本当にうれしいですね。まずは目の届く範囲のお客様に、最大限の満足を提供できるよう、今後も注力していきたいです。