記帳代行150件全件をマネーフォワード クラウドに3日で移行

記帳代行150件全件を「マネーフォワード クラウド会計」に3日間で移行されたそうですね

はい。時間をかけてもしょうがないということで、繁忙期が明けた6月末に、職員総出で一気に行いました。

3日で終えるために、どのような準備をされたのでしょうか

マネーフォワードさんにサポートいただけたので、なぜ変えるのか、変えたらどうなるのかということを職員に伝えたくらいです。

背景と目指すところを、ぜひお聞きしたいです

自計化で「マネーフォワード クラウド会計」を利用するお客様もあったので多少使っていましたが、正直なところ記帳代行で活用するイメージが湧いていなかったんです。それが今年の春に開催されたセミナーで、徳島県の税理士法人アクシス様が「マネーフォワード クラウド会計」を使った記帳代行の方法を公開されていて、「これだ！記帳代行こそ『マネーフォワード クラウド会計』だ！」と思いました。かねてから、既存のインストール型会計ソフトでのサービスレベルに行き詰まりを感じていました。個人の適性や能力のばらつきから全体の業務スピードは頭打ち、これ以上のレベルアップは難しいなという状況にありました。アクシス様のクラウド活用・分業体制は、そんな課題に対する答えだと思いました。

職員のみなさんの反応はいかがでしたか

会計ソフト変更の決定については特に反対や不安の声は上がりませんでした。やはり、移行後初めての処理のときは、「前の方が良かった」「やりにくい」など風当たりが強くなりましたね。操作が変わることによる一時的な処理速度の低下、戸惑いや苛立ちは折り込み済みですし、後で早くなれば良いだけのことなので「とにかくやってください」と言っていました。生産力が底に落ちた7月を経て、9月は以前のインストール型ソフト並みに戻りました。確定した科目を覚える機能など「マネーフォワード クラウド、すごいね」という反応が聞けるようになってきたので、職員もここから処理スピードが上がっていくイメージはついていると思います。

また、どうすれば早くできるかというチーム内の話し合いが起きていて、コミュニケーションが活性化しだしています。以前は、書類確認・入力・チェックのすべての処理を一人で担当していて、アイデアを出し合ったり、工夫を共有したりする場面は見られませんでした。

分業体制を具体的に教えてください

次の7 チームにしました。①お客様から受注した全業務を把握し、各担当者に割り振りを行う「司令塔」、②月次決算書と決算シミュレーションを活用し、お客様の未来の数字作りをお手伝いする「財務コンサルタント」、③お客様を訪問して要望を集める「ルート営業」、④税務書類作成・申告を行う「税務担当」、⑤−1「記帳代行（MF 登録部隊）」、⑤−2「記帳代行（エクセル入力部隊）」、⑥所内経理、請求管理を行う「経理」、⑦お客様から届いた資料の受付・整理・決算書製本・郵送を行う「総務」という編成です。記帳代行を、「考えないとできない」作業と「考えなくてもできる」作業に分けたのがポイントです。

そして、この製販分離体制そのものが、目に見える「キャリアルート」になりました。新人は記帳代行のエクセル入力から始まって、経験を積んだら仕訳のチェックができるようになり、お客様の御用聞きにチャレンジする…といったように。もちろん、お客様対応が苦手でコツコツ作業をしたいという人が、入力や仕訳のエキスパートになってもらう選択肢もあります。適性と意欲に応じて人材配置・育成を行うことは、お客様の要望が高まっている「財務コンサルティングサービス」を厚くするためにも欠かせません。

お客様からの税理士法人FutureCreate様への期待についての話題が出たところで、事務所について教えてください

今年7月に開業10周年を迎えて、11年目に入りました。職員数はパート8名を含めて19名、関与先は個人・法人合わせて550件です。

お客様を増やすためにどんなマーケティングをされていますか

新規のお客様は、ご紹介とホームページからの問い合わせ経由で、特別なことはしていませんね。

先ほどの「財務コンサルティングサービス」以外に選ばれている理由があるとしたら何ですか

料金体系が明確な点でしょうか。サービス業では値段とサービス内容が明確なのが普通で、「してほしいこと」に対してお金を支払いますよね。でも、サービス業であるはずの会計業界では、何をやってもらえているかわからないのに支払っていることが少なくありません。年商に応じた料金体系が敷かれていたり、「○○は別途お見積もりとなります」と表記されていたり、ホームページを見ただけで分かるようになっていない。私たちは料金を開示しています。定額制の3つのコースに、オプションの記帳代行サービスという、とてもシンプルなものです。一番安いコースだと、最低限必要な税務手続業務をすべて含んで、別途決算料なしの月額1.9万円。価格ありきでお考えのお客様にも選んでいただけるように、このコースを作りました。分母を増やすことで売上の可能性が広がっていくはずですから。

この方式にしてからお客様がどんどん増えていきました。開示している金額以上にかからないことが分かっていると、安心してご紹介いただけるんだと思います。余談ですが、「マネーフォワード クラウド会計」に移行したことで、飲食店や美容院のお客様が上位コースでご契約いただくケースが増えました。自計化で記帳代行オプション分を浮かせて、上位コースに充てるという形です。クラウドのPOS と「マネーフォワード クラウド会計」は、これらの業種には響きますね。

植島様がお若いので、唐突な質問になってしまいますがお聞きしたいことがあります。税理士法人FutureCreate様へは転職してこられたんですか

いえ、新卒です。所長の島元とは、専門学校での講師と生徒という関係で出会いました。当時、開業したばかりの島元は、1年限定で講師のアルバイトをしていたんです。

なるほど。事務所がどのように大きくなっていったかをご存知なわけですね

事務所設立2年目からいます。私が入った頃、すでに職員が一人いたのですが、お客様は30 件くらいだったので、島元は「2人目なんて入れて大丈夫なのか」と同業の知人達から言われていたらしいです（笑）

最後に今後の展望を教えてください

分業で生産性を上げた先には、業界平均・地域平均よりも圧倒的に高い給与を職員に支払うという目標があります。そのためにはツールに任せるところは任せて仕組み化し、高付加価値の新商品を作っていきたいですね。一般職員でも年収1,000万円目指せるようになれれば最高です。