発注書とはどのような書類？

発注書は、売買契約や請負契約の販売者が購買者に向けて作成される書類であり、契約の成立にあたって相手に契約の申し込みを行う機能を果たします。発注とは、注文を発することを意味しており、一般的な業務では商品やサービスの調達を販売者に依頼することです。そのため、発注書は注文書と呼ばれることもあります。

一般的な受注業務の場合、販売者と購買者の双方による商談が行われた後、販売者が見積書を作成します。

見積書には契約上の拘束力がありません。あくまでも販売者が販売する商品やサービスの単価や、納品までにかかる日数を購買者に伝えることで契約成立を促す役割を持った書類です。見積書をもとに購買者は販売者に対して発注書を作成します。これが契約の申し込みに該当します。

発注書が交わされた後、販売者は購買者に対して受注書を作成します。受注書が購買者に到達した時点で契約の承諾とみなされ、契約が成立します。

民法上では、契約を書面上で必ずしも行う必要はありません。口頭でも契約は成立します。しかし、口頭での注文の場合、伝え漏れや聞き洩らしが起こることがあり、購入者は販売者に対して正確な意思表示ができていないことに気づけない場合があります。

また、口頭のみで契約を契約してしまうと、「言った」「言わない」のトラブルに発展してしまい、後々お互いの関係に大きな傷がついてしまうリスクもあることでしょう。

発注書という書面の形を取ることで、購入者の意図を記録に残すことが可能です。これによって購入者の意図をより正確に、漏れなく伝えることが可能になるだけでなく、後のトラブルを回避できるようになります。

発注書には決まった書式があるわけではなく、必要な事項を網羅できていればどのようなテンプレートを用いても問題ありません。また、フォーマットも必ずしも印刷物である必要はなく、PDF形式で渡すことも可能です。

個人事業主や法人は書面作成のコストを軽減するため、それぞれの業務内容に適した独自の発注書のテンプレートを用意するのが一般的です。

発注書・注文書については、こちらの記事で詳しく解説しています。

見積書と発注書が果たす役割を改めて確認しよう

発注書に記載する主な項目

発注書には決まった書き方はありませんが、後々トラブルに発展しないよう、書式を作成するにあたり必要な情報は一通り網羅しておく必要があります。こちらでは発注書に記載すべき事項について説明していきます。

タイトル

発注書の上部には、この書面が発注書であることを示すために「発注書」と記載します。

送付先の情報

発注する相手の宛名と、必要があれば担当者の名前を記載します。取引相手が個人の場合は「様」、会社や団体の場合は「御中」をつけます。

発注番号

後々販売者からの問い合わせに対応できるよう、それぞれの書面には番号を振っておきます。

同一契約の場合は見積書、発注書、請求書などで同じ番号を振っておくことで、管理が容易になります。

発注日

発注書の発行日を記載します。

件名

発注の内容を端的に説明するための件名を記載します。こちらの意思が正確に伝わるよう、略称や通称は避け、わかりやすい件名をつけることが望ましいでしょう。

発注元の情報

発注を行う会社の名称や住所、担当者の名前、連絡先など、送付先が書面について問い合わせる際に必要となる情報を記載します。担当者の認印を押印する場合もあります。

納期、支払い条件、発注書の有効期限

発注した商品やサービスの納期や支払い条件、また発注書の有効期限を記載します。納期は契約の根幹に関わる内容なので、記載する方が良いですが、発注書の有効期限は設けない場合もあります。

発注金額

税込み価格である場合はその旨を記載しておきましょう。

発注内容

商品やサービスの種類、内容、サイズ、色、個数など、なるべく詳細な内容を記載しましょう。

小計、消費税、合計

小計の項目には税抜きの金額を、合計の項目には税込みの金額を記載します。「発注金額」と一致していることを確認しましょう。

備考

特筆すべき内容があれば記載しておきましょう。頻繁に記載する必要のある項目がある場合はテンプレートにあらかじめ用意しておいても良いでしょう。

エクセルで発注書を作る際に気をつけること

エクセルで発注書のテンプレートを作成しておくと、リスト機能を利用して品名の入力の手間を省いたり、表計算の機能を利用することによって発注書の金額を自動で挿入したりすることができるので、大変便利です。

その反面、自動入力の機能に頼ってしまうと書類の内容に誤りが生じていても見逃しやすくなってしまうので、最初のテンプレート作成の時点でエラーが起こらないか入念にチェックすることが重要です。

また、書面の作成者と書面の入力を行う人物が同一ではない場合、書面の記入方法が一目でわかるような工夫も必要となります。

以下にエクセルで発注書を作る際に気をつけることをリストアップします。

表計算のエラーをなくす

合計金額や消費税の計算においてエラーが発生してしまうと、重大な書類の不備が生じてしまいます。金額関連は特に何度も数値を手で入力して、常に正しい数値が表示されているか確認しましょう。

また、消費税など今後変動する可能性のある項目については、数式に直接組み込むのではなく、シート上の値として設定しておいた方が良いでしょう。

シートの保護機能を使って数式部分を守る

特に発注書の作成者と使用者が別人の場合、使用者がうっかり数式を書き換えてしまう可能性があります。

数式部分を誤って改変してしまわないために、入力が必要な部分以外はシートの保護機能を設定して守っておきましょう。

印刷時にフォーマットが崩れないように注意する

発注書の書面はA4サイズの紙面に収まるように作成するのが一般的です。

入力の際に超過した文字がはみ出てしまって印刷されなかったり、横の長さが変動してA4用紙2枚にわたってしまったりすることのないよう、入力の文字数に余裕を持って書式を作成しておきましょう。