MFクラウド経費

株式会社フォトシンス

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導入事例:株式会社フォトシンス様

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MFクラウド経費で月の負担額が半分以下になりました

株式会社フォトシンス

経理 遠山 孝司様

すでに経費精算システムを導入済みの企業が、MFクラウド経費に切り替えたことによりコスト削減を実現した事例。

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企業規模:

もっとも大きな課題はコストでした。

もっとも大きな課題はコストでした。

当社は世界初の後付け型電子錠の開発・販売を行っています。これを使うとスマートフォンで開錠ができたり、ワンタイムの鍵を発行する、ある時間帯だけで使える鍵を発行するなどが可能になります。
現在は社員が20名程度おり、15名ほどが毎月経費精算を行っています。

これまで経費精算は他社のシステムを導入していましたが、2つ課題を感じていました。1つはコストでした。それまで利用していたシステムでは毎月数万円の利用料金が発生しており、負担に感じていました。 もう1つはそれまで利用していたシステムの管理者機能が煩雑で使いにくかったことです。使用頻度の低い機能が多く表示され、インターフェースもわかり辛いと感じていました。

月の負担額が半分以下になりました。

月の負担額が半分以下になりました。

MFクラウド経費を導入することに決めた一番の理由はやはりコストでした。それまで利用していたシステムと遜色のない機能を持っていながら、当社の利用状況ですと月額費用が1万円を下回ってきたためです。毎月の負担額が半分以下になりました。

導入を決めてから切り替えの期間は1か月程度でした。それまでも他社の経費精算システムを使っていたので、特に難しさは感じませんでした。むしろ画面がシンプルで項目数が絞られていて、設定がしやすいと感じました。社員向けにも特に説明会等は開いておらず、自分の定期区間の設定を依頼した程度です。自然と使い始めることができ、移行は非常にスムーズでしたね。

また、わからないところがあった場合はチャットでサポートしてもらえるのが大変ありがたいですね。回答がその場で得られるので、待たされることがなく、効率的に設定を進めることができます。

領収証の画像で、申請内容をチェックできる点が便利です。

領収証の画像で、申請内容をチェックできる点が便利です。

申請された経費のチェックは、これまでのシステムでは領収証の原本と印刷した申請書を突き合わせて確認する必要がありました。そのため、あまり細かい確認はせず、ざっくりと全体の金額があっているかを見ていました。

現在は、社員に領収証の画像をアップロードしてもらっています。今後の電子保存を見据えてそういった運用にしているのですが、経理としては経費の内容が、領収証画像とセットで上がってくるので非常に便利ですし、細かなチェックの精度が上がったと思います。

申請する側は領収証の画像をアップする作業が増えてますが、アプリで簡単に操作できるので、それほど手間にはなっていないと思います。 特に、個人のクレジットカードを連携して明細取得している社員もいて、その場合は明細は自動で取り込まれます。あとは写真を撮ってアップするだけなのでとても手軽ですね。今後もコストの削減と利便性のバランスを見ながらクラウドサービスを活用し業務効率を上げていきたいと思っています。

株式会社フォトシンス

http://photosynth.co.jp/

2014年初頭より創業メンバーが週末事業として世界初の後付け式スマートロック「Akerun」の開発に着手。メディア掲載を機に注目を受け、2014年9月に創業。2015年3月に製品を発表して以来、新製品、新機能や関連製品を続々と発表し、スマートロックの普及を目指して開発を続けている。
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