MFクラウド経費

株式会社エアークローゼット

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導入事例:株式会社エアークローゼット様

株式会社エアークローゼット

延べ10日間程度かかっていたチェック作業が、1時間になりました

株式会社エアークローゼット

取締役 COO/Founder 前川 祐介様

紙ベースの申請書がバラバラのタイミングで上がってくる状況から、MFクラウド経費の導入でアプリを利用した経費申請に切り替え、締め日を決めることで経費精算業務を大きく効率化した事例。

業種:
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社員に経費精算手続きの必要性が浸透していませんでした

社員に経費の手続きの必要性がなかなか浸透していませんでした

当社はファッションレンタルサービス「エアークローゼット」の運営を行っています。お客様の好みを伺い、100名以上のスタイリストがお客様にあった服を選び、着こなしのアドバイスを添えてレンタル、気に入れば購入することもできるサービスです。

当社の社員は現在30名ほどで、これまで経費精算は紙で処理していました。エクセルで申請書を印刷して、原本を別途提出してもらっていました。創業して日が浅いベンチャーですので仕事に追われていることも多く、社員に経費清算の必要性がなかなか浸透していませんでした。申請書が上がってきても、タイミングがバラバラで月次の締めを行うことが難しい状況で、管理側としても集めた紙を処理するのは手間がかかっていました。

今後上場も見据えた体制を構築するために、会計・経理の内製化を進めてきました。それまでのインストール型の会計システムからMFクラウド会計に切り替え、さらに経理で最も手間のかかっていた経費精算の解決のために、MFクラウド経費を利用することにしました。やはり顧問の会計事務所とシステムを共有して利用できるのがクラウドサービスのメリットだと感じています。

延べ10日間程度かかっていたチェック作業が、1時間になりました

延べ10日間程度かかっていたチェック作業が、1時間程度になりました

導入のプロセスは、まず管理チームで使い方を覚えて、最初の1か月は社員向けに勉強会を実施するなどして試験的に導入しました。2か月目以降は運用への理解が進み、締め日をきっちりと守れるようになって定着していきました。

うまく使っているメンバーは、経費が発生するとすぐに処理しているので、処理時間は大幅に短縮されています。写真を撮ってアップロードするだけなので、紙に記入していた20分程度の作業時間がほとんどなくなっていると思います。ほぼ全員アプリを使って申請しており、特にレシートのOCR読み取りが非常に便利です。作業が簡単になったのでメンバーが積極的に申請を上げてくれるようになった、という側面もあります。

承認をする側でも、人ごとにまとめて画面上で証憑を確認できチェックできるのが便利です。特にこれまでは紙でバラバラと上がってきたものが、きちんと締め日を決めることができるようになり、一定の期間に集中して確認作業を行うことができるようになりました。 これまでは延べで10日間程度かかっていた作業が、ある1日のうち1時間程度をかければよくなりました。

経理の作業では精算用の書類を簡単に出せるようになった点、仕訳で未払金が自動で立つ点がとても便利です。

組織としてのプロセス、手続きに慣れていくための良いツールだと思っています

組織としてのプロセス、手続きに慣れていくための良いツールだと思っています

小さなチームとして始めた会社が上場を目指した組織になっていく中で、会社として必要な手続きが増えてきます。その中で効率的なプロセスを構築していく必要があります。

また、同時にプロセスへの社員の理解も高めていかなければいけません。現在のメンバーは中途が多く、経費精算の経験があるメンバーが多いですが、かつてのそれを思い出してもらう必要がありました。また、経験がないメンバーは新たに知ってもらわなければいけません。

MFクラウド経費は単に経費精算の効率化だけでなく、社員が会社と繋がっている実感を持ちながら利用し、手続きに慣れていくという面でも良いツールだと思っています。

株式会社エアークローゼット

日本初、女性向けの月額制ファッションレンタルサービス「airCloset」の運営会社です。
「期限なし」で「何度も」新しい洋服との出会いをお楽しみいただけて、プロのスタイリストによるコーディネートを送料・クリーニング費込みでご提供。働く女性を中心に、現在8万人を超える女性のライフスタイルに寄り添うサービスを作っております。
http://corp.air-closet.com/
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