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株式会社ワーク・ライフバランス

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導入事例:株式会社ワーク・ライフバランス様

株式会社ワーク・ライフバランス

スマホアプリでスキマ時間に経費を処理できるようになりました

株式会社ワーク・ライフバランス

大西友美子様 堀江咲智子様

独自開発のシステムでの経費精算では、PCでの作業だったため手間と時間がかかっていたが、MFクラウド経費の導入によってスマホ入力により経費精算業務の作業時間を大きく削減した事例。

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本業とは関係ない経費精算業務に、時間を取られたくないと思っていました

本業とは関係ない経費精算業務に、時間を取られたくないと思っていました

働き方のコンサルティングを事業の柱として、働き方を意識改革する公演や講座の開催、働き方を変革するツールの開発を行っています。課題は経費の件数が多いことでした。外出がとにかく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作業します。その際にカフェ代やランチ代の補助等で経費申請します。国内出張も多く、オフィスに出社できるのは月に5日程度、という事がよくあるので月の経費精算の数は非常に多いです。

外出が多いため会社に戻った際に経費精算の処理をする事になります。せっかく会社に集まるのですから、本来その時間は打ち合わせなどに充てるべきだと思っているのですが、やむなく経費を処理する時間に充てることになります。そういった現状ですので、経理側でも期日まで社員の申請が集まらないという問題がありました。

これまでは経費精算に独自開発のシステムを利用していました。このシステムはPCを立ち上げる必要があり、レシート枚数が50枚ほどあるので、月に2時間以上は精算処理に時間がかかっているような現状でした。働き方を変革していくという事がコアの事業なので、当然自分たち自身の働き方も変革していかなければなりません。経費精算にかける時間は本業ではないので、なるべくシステムで解決したいと考え、この1~2年は経費精算システムを検討していました。

スマホアプリでスキマ時間に経費を処理できるようになりました

スマホアプリでスキマ時間に経費を処理できるようになりました

社員にはiPhoneを支給しており、スマホアプリから経費を入力できるので、いちいちPCを立ち上げる必要がなくなりました。交通費は経路検索やICカードの乗車履歴をPasoriで読み取ることができて、手入力が減りました。

出張時には飛行機代など個人のクレジットカードでの立替も多いので、明細の自動取得も使います。タクシーなど現金で支払ったレシートの内容を自動で読み取ってくれるのも便利ですね。

経費を承認する立場としても、アプリでいつでも上がってきた申請の内容をチェックできます。例えば通勤時間や打ち合わせが早く終わった時のようなちょっとしたスキマ時間を有効に使えるようになりました。

スマホでスキマ時間で処理できるようになったことで、まとめて時間を取る必要がなくなったので精算のストレスが減りました。実働時間としても大きく削減されています。

使った分だけ支払う従量課金が便利でした

使った分だけ支払う従量課金が便利でした

当社は会計事務所に経理を委託していますが、毎月月末になると大量の申請が上がってきて会計事務所への負担が高い状態でした。MFクラウド経費の導入を機に締め日を月2回に増やしたことにより負荷が分散されました。また、会計士の方がログインしていつでも確認作業が行えるのもクラウド型サービスのメリットだと思います。

利用料金が従量課金なのもメリットでした。最初は月額固定の料金ではない事に少し戸惑いましたが、当社は社員数が増えていますので、人数の増加でいちいち追加で申込をする必要がなく、使った分だけ支払う、という点が便利です。また、産休などの休職が発生した時にもその人のアカウントを停止する必要がないのも運用がラクですね。

株式会社ワーク・ライフバランス

株式会社ワーク・ライフバランスは個人の多様性を活かした日本社会を実現すべく、 ワークライフバランスコンサルティング事業等を展開。900社以上にコンサルティングを提供し、残業を削減して業績は向上させるという成果を出している。3月23日には最新刊『労働時間革命』(毎日新聞出版)が発売。『女性活躍 最強の戦略』(日経BP社)など著書多数。 時間を見える化し、生産性向上に貢献する業績分析ツール『朝メール.com』などWebアプリケーションも展開している。
https://www.work-life-b.com/
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