MFクラウド経費

Ascent Business Consulting 株式会社

メニュー
  1. 導入事例
  2. Ascent Business Consulting 株式会社

導入事例:Ascent Business Consulting 株式会社様

Ascent Business Consulting 株式会社

MFクラウド経費の導入で80%作業時間が削減できました

Ascent Business Consulting 株式会社

代表取締役社長 北村 貴明様

従業員がクライアント先に常駐することが多い中、経費の申請・承認作業に制限がある状況で、MFクラウド経費の導入によって全社で経費精算業務の作業時間を大きく削減した事例。

業種:
企業規模:

エクセルの経費精算はとにかく大変でした

エクセルの経費精算はとにかく大変でした

当社は事業計画の策定から戦略立案、プロジェクトマネジメント等を手掛けるコンサルティング事業やコワーキングスペースの運営、コンサルタントへの質問サイトの運営を行っています。バックオフィス業務は2名で対応していますが、経理、総務、人事の他にコンサルティング業務の契約管理が比較的大きなウェイトを占めているのが特徴です。

MFクラウド経費を導入する前はエクセルで経費精算をしていました。エクセルでの管理の場合、全ての作業プロセスにおいて間違いが発生するリスクがありました。 経費申請する従業員も計算を間違えることがありますし、経理が経費申請データを取りまとめる際にもファイルが複数にわたるため作業漏れが発生したりしていたのですが、これまではそういった作業上の間違いをチェックする仕組みがありませんでした。

加えて、エクセルに入力をする手間がありました。当社の従業員は外出が多いため、クライアント先で作業しているメンバーは、家に帰ってからPCを開いて経費の入力をしなければなりませんでした。これが非常に手間のかかる作業で、経費申請は煩わしいものという認識がありました。

クラウドでワークフローが使えるので、従業員の外出が多い会社でも運用が回ります

クラウドでワークフローが使えるので、従業員の外出が多い会社でも運用が回ります

MFクラウド経費を導入して、一番大きく効率化を感じたのはワークフロー機能です。圧倒的に承認作業が楽になりました。 これまでは本来承認者となるべき従業員も含め、多くの従業員が社外で働いていることを考慮し、簡略化のため全員の承認フローを従業員⇒経理担当⇒社長としていました。MFクラウド経費導入後は、部門毎にワークフローを設定し、承認することができるようになりました。申請者が意識しなくても適切な承認フローに乗るようになったので、承認作業を分担することができて、社長である私の負担も減りました。笑

また、これまでは手間の煩雑さから事前承認しか認めていなかったような経費がありました。MFクラウド経費を導入したことで、場所を選ばずタイムリーに確認・承認できるようになったので、経費を使うべきところで使えるような運用ができるようになりました。

MFクラウド経費のもう一つの利点は、MFクラウド会計とも連動している点です。 これまでは、エクセルで計算した経費データを会計ソフトに取り込んでいたのですが、現在はMFクラウド経費のデータがそのままMFクラウド会計に連動して帳簿に反映されます。経理の作業時間が大幅に削減した要因の1つです。

MFクラウド経費の導入で80%作業時間が削減できました

MFクラウド経費の導入で80%作業時間が削減できました

MFクラウド経費はβ版から導入したのですが、導入当初FAQやマニュアル整備が十分でなかったので操作しながら使い方を理解しました。直観的に使える画面構成なので経費申請する従業員も含めて、すぐに操作に慣れることができると思います。

導入初月は、ワークフロー設定とMFクラウド会計と連動する勘定科目の設定を固めることに時間を使いましたが、2か月目にはスムーズに運用が回っていました。

経費精算に関する作業時間は、従業員と管理部門合わせて80%は削減できたように感じます。ほとんどの従業員はスマートフォンで経費申請をしています。主に領収書のOCR読み取りを使うケースが多く、これまでエクセルで1件ずつ入力して管理していた頃と比較して大幅に便利になったので従業員も感動していました。

Ascent Business Consulting 株式会社

当社は2012年の創業以来、コンサルティング事業を主事業とて成長し、現在ではコンサルティングに加えITエンジニア、コワーキングスペース(シェアオフィス)運営、メディアの事業を展開しています。
http://ascent-biz.com/
このエントリーをはてなブックマークに追加