印鑑登録の手続き方法について

個人事業主として事業をするうえで、印鑑の必要な場面はいくつかあります。契約書を取り交わすとき、請求書を送るとき、また領収書を発行するときなど日常的な業務のなかでも印鑑は使います。

そのなかで、印鑑登録をすませた印鑑は、どのような扱いになるのでしょうか。法人で使う印鑑と個人事業主が使用する印鑑とは違うのでしょうか。印鑑登録について、そもそもの印鑑登録をするその理由、登録できない印鑑、そして申請の方法について、ここでは説明します。

印鑑登録は何のためにするのか

そもそも、印鑑登録はなぜするのでしょう。それは、「その印鑑が確かに自分のものだという公の証明」を得るためにするのです。印鑑登録をすると、印鑑証明を必要な場合にいつでも発行することができるようになります。この印鑑証明は、不動産の売買・車の売買・その他公的書類の作成時などに求められます。高額な商品の売り買いや、重要な手続きの際に、その書類・契約への押印が確かにその本人であるという証明を求められ、印鑑証明はその証明になるのです。「実印」と呼ばれるものは、印鑑登録をした印鑑のことになります。ちなみに、法人の実印となるものは、法人設立のさいに、設立登記を申請し、法務局に届け出た印鑑がそれにあたります。個人事業主の場合は、個人で印鑑登録した印鑑を実印として使用します。

印鑑登録の条件

印鑑登録は、住民登録がなされている市区町村役場の窓口で行います。満15歳以上であれば誰でも登録ができます。(外国人の場合は、外国人登録がなされている満16歳以上の者になります)登録は1人につき1つです。以前に登録がある場合の追加登録は出来ません。

印鑑登録をするために必要なこと

次に、印鑑登録に必要なものを紹介します。登録に必要なものは、以下のものになります。

登録をする印鑑:登録できない印鑑、たとえばゴム印など変型しやすい印鑑は使用できません。

そのほかにも登録できないものがありますから、注意が必要です。詳細は後述を参考にしてください。

本人確認書類:顔写真付きの身分証明書(パスポートや運転免許書を本人確認に使用すると手続きはスムーズです。)

そのほか、健康保険証など顔写真が付いておらず、すぐに本人と確認できない場合は、登録申請をすると、申請住所に印鑑登録照会書が郵送され、その書類に必要事項を記入し、登録申請者であるあなたが市区町村役場の窓口に持参すると、登録が完了します。この書類を使用して登録する場合は、日数がかかりますので注意が必要です。

登録費用

登録費用は自治体によりますが、300円程度です。

代理人による印鑑登録の申請

代理人による申請も可能です。その際は、本人が申請する場合と同じ物と、代理人の印鑑(実印)代理人の身分証明書類が必要となります。代理人による申請の場合は即日登録ができず、受理のみとなります。後日書類が郵送されますので、それを本人または代理人が提出することで登録となります。

登録する印鑑について

印鑑には、登録できないものがあります。登録できないものは以下のものです。

・すでに誰かが登録しているもの

・印影が、一辺8ミリの正方形より小さいもの、または一辺25ミリの正方形より大きいもの

・氏名、氏、名、または氏及び名の一部の組み合わせ以外のもの

・印鑑の一部が欠けているもの

・印影の文字が判読できないもの

・氏名以外の情報が記されているもの

・輪郭のないものもしくは欠損が激しいもの

・ゴム印等変形する恐れのあるもので作られているもの
そのほか、各自治体によって登録条件が異なるものもありますので、必ず一度確認してください。

規格は一辺8ミリから25ミリの正方形に収まるもので、氏名・氏のみ・名のみ・氏や名の一部に「印」「之印」「之章」の字句を組み合わせたもので作れば良いです。形には決まりはありません。婚姻等で氏名が変わった場合は、登録変更をする必要があります。登録する印鑑は、他者と間違うことがないように、オーダーメイドで作成することをおすすめします。

印鑑証明書の発行について

印鑑登録が完了すると、「印鑑登録証」が交付されます。これと本人確認証・発行手数料を市町村役場にもっていくことで、印鑑証明書の発行を受けることができます。登録した印鑑を持参しても発行はできず、必ず印鑑登録証が必要です。

まとめ

印鑑証明書は、大きな買い物、人生の節目等、いつか必要となってきます。そのときに登録しても構いませんし、あらかじめ登録しておいてもいいでしょう。とても大切なものになりますので、保管には注意を払い、銀行印などとは別のものにすることをおすすめします。また個人情報(氏名・住所等)が分かるものとは別に保管してください。

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監修:土屋 英則 (税理士)

税理士法人ゆびすい
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