- 更新日 : 2024年11月14日
電子契約とは？仕組みやサービス導入のメリット、比較ポイントを解説
電子契約とは、電子的に作成した契約条項について、電子署名等を施して締結する契約のことです。電子データのやり取りのみで契約を締結できることが特徴で、電子契約サービスを活用することで契約業務の効率化も見込める一方で、一部電子化が認められていない契約書が存在するなど、注意すべき点もあります。
この記事では、電子契約の概要や仕組みから、電子契約サービス導入のメリット・デメリット、電子サービスの比較ポイントなどを解説します。
目次
電子契約とは？
電子契約とは、電子的に作成した契約条項についてインターネット等を用いて相手に送付し、電子署名等を施すことによって締結する契約のことです。
すべてのケースで通用する明確な定義はなく、実務が先行する形で導入されています。まずは電子契約と書面契約の違い、電子契約の証拠力について見ていきましょう。
電子契約と書面契約の違い
電子契約と書面契約の最大の違いは、物理的な「紙」があるかどうかです。書面契約は紙に印刷し押印して締結しますが、電子契約では紙は存在せず、電子データのやり取りのみで契約を締結します。もちろん電子契約の契約書も印刷することはできますが、ディスプレイとプリントアウトの違いであって、印刷されたもの自体は契約書ではありません。
書面契約の場合は印刷や製本、郵送、確認、返送という作業が必要になるため時間がかかりますが、電子契約はオンラインで契約を締結できるため、迅速に手続きを進められます。
電子契約の証拠力
民法上は、契約の締結に契約書は必須ではありません。それでも実務において契約書が作成されるのは、後日トラブルが発生しないように証拠として残すためです。それでは、電子契約書に証拠力はあるのでしょうか。
電子契約にも証拠力は認められますが、そのためにはその電子契約が当事者の意思によって締結されたことを証明する必要があります。電子署名法第３条では「当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と規定されているため、相手方から反証がない限り、相手方本人が作成した文書であると認められるのです。
ただし、借地借家法上の事業用定期借地権設定契約など、一部の契約では書面での契約書の作成が義務付けられています。
電子契約は電子サインか電子署名が用いられる
書面での契約における押印に代わって、電子契約では電子サインや電子署名が用いられます。
電子サインと電子署名は名前が似ていますが、細かな意味の違いがあります。また、電子署名にも「当事者署名型」と「立会人署名型」それぞれの違いについて、詳しく見ていきましょう。
電子サインと電子署名の違い
電子サインと電子署名は包含関係にあり、電子サインの中に電子署名があります。具体的に、どのような違いがあるのか見ていきましょう。
電子サイン
電子サインは、これまで書面で行っていた署名や押印に代わるものです。印鑑に認印と実印の区分があるように、電子サインにも簡易的なものと証明力の高いものがあります。簡易的なものは、タブレットなどに手書きでサインをするものです。紙がタブレットに変わっただけで、手書きによって本人性を明らかにする点は同じです。
ただし、この方法では遠隔で契約する場合に、本人が手書きしているかどうかを確認できません。したがって、効力は印鑑でいうところの「認印」程度になります。
電子署名
「電子署名」は電子データ上で署名・捺印を行うことです。電子署名は第三者である認証局が本人確認を行うため、本人性が担保されます。具体的には署名者が「秘密鍵」を使って暗号化し、それを相手方に送付して、受け取った側は「公開鍵」で復号します。
電子契約において証明力の高い署名方法で、紙の契約における「実印」に近いものと言えるでしょう。
ただし、事業者署名型の電子署名では本人確認などの厳格な手続きが必要になるため、負担が大きいというデメリットがあります。そのため、取引内容に応じて電子サインと電子署名を使い分けると良いでしょう。一方、当事者署名型であれば電子署名でもICカードなどは不要なので、比較的容易に署名ができます。
なお、電子署名の仕組みについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
電子署名における当事者署名型と立会人署名型の違い
電子契約サービスに使われる電子署名には、「当事者署名型」と「立会人署名型（事業者立会型・クラウド型とも呼ばれる）」があります。
当事者署名型
当事者署名型はその名のとおり、当事者が情報を暗号化する秘密鍵を購入する方法です。秘密鍵はICカードなどに入れて保管し、契約書データはパソコンのハードディスクやサーバーなどに保存します。
ちなみに、当事者署名型の中で秘密鍵をICカードなどに保存する形式のものを「ローカル型電子署名」、秘密鍵をサーバー上に保存するものを「リモート型電子署名」と呼びます。リモート型電子署名であれば、ICカードを保管する手間を省けますが、秘密鍵を当事者が用意しなければならない点は同じです。
立会人署名型
立会人署名型は契約書をクラウド上に保存してやり取りします。秘密鍵もクラウド事業者が立会人として用意するため、当事者が購入して保管する必要はありません。
立会人署名型のサービスでは本人確認などの厳格な手続きが必要になるため導入時に手間がかかるデメリットがありますが、それさえ済ませれば、秘密鍵を用意しなければならない当事者署名型と比較するとスムーズに契約を締結することができます。
電子契約で締結可能な契約類型
当事者同士の合意があれば、契約自由の原則により契約方式も自由に選択できます。例えば、ビジネス上必要な下記のような契約書も電子契約で締結可能です。
| 部署・業務 | 書類名 |
|---|---|
| 営業・購買 |
|
| 人事 |
|
| 法務・経営管理 |
|
| 売買 |
|
| 賃貸借 |
|
ただし、「任意後見契約書」や「事業用定期借地権設定のための契約書」など、紙での締結や書面の交付が義務付けられているものも存在します。他にも、契約書を公正証書として作成する場合も電子化はできません。
法改正によって電子契約での締結が可能になるケースもあるため、契約締結の際は法務担当者や顧問弁護士などに相談するようにしましょう。
電子契約を導入するメリット
書面による契約から電子契約に切り替えるにあたっての主なメリットは、以下の通りです。
| 電子契約を導入するメリット |
|---|
|
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
収入印紙や郵送代、人件費の削減につながる
書面契約では紙に印刷しなければならないので、紙代と印刷代がかかります。また、契約書に押印して相手方に郵送し、相手方はそれに押印して返送する必要があります。そのため、双方に郵送代がかかります。
さらに、契約書の種類によっては印紙税法で定められた課税文書となり、その場合は収入印紙を貼付する必要があります。契約金額が大きい場合は収入印紙の金額も高くなるため、負担が大きくなります。これらの作業は人が行うことになるため、人件費もかかります。
それに対して電子契約では、紙代や印刷代、郵送代、印紙代がかかりません。電気代や通信費は発生しますが、既存の業務で使用していれば新たな費用は発生しません。ただし、電子契約サービスを導入する必要があるので、その費用が発生します。
押印・製本・郵送の手間を省ける
書面契約はコストの面だけでなく、手間の面でも負担が大きいといえます。契約書は、印刷して製本する必要がありますし、契約書が複数枚になる場合は袋とじ、あるいはページがまたがる部分に契印を押印する必要があります。さらに封筒に宛名を書いて封入し、投函しなければなりません。これらの作業を行っている間は、他の業務ができなくなります。
それに対して電子契約では、電子契約サービスに加入していればそのフローにしたがって進めるだけなので、簡単かつ迅速に手続きが完了します。簡易な契約であれば契約書を送信するだけなので、数秒で終わります。
契約の締結・更新・解約漏れを防げる
契約は一度締結したら終わりではなく、内容を変更したり、更新時期を迎えたら作り直したりすることがあります。自動更新でない場合に更新を怠ると、契約の効力が失われます。そのようなことを防ぐためにも、電子契約は有効です。
書面契約の場合は契約書をファイリングし、キャビネットなどに保管する必要があります。更新時期ごとに分類したり、パソコンで別途管理したりすることもあるでしょう。
一方で電子契約は電子データで管理できるため、ファイリングやキャビネットでの保管は不要で、契約締結日や更新日の管理も容易です。パソコンで契約内容を閲覧できるため確認も容易であり、更新や解約漏れを防ぐこともできます。
契約に関するデータの紛失を防げる
書面契約の場合は契約書が2通作成され、それぞれが1通ずつ保管するのが一般的ですが、契約書は物理的なものなので紛失するリスクがあります。また厳重に管理していたとしても、自然災害や火災などで破損・汚損・消失するリスクもあります。このような場合は相手方に事情を説明して、写しをもらうといった対応が必要になります。
一方で電子契約サービスを使用していた場合は、電子契約で使用したデータはクラウド上にあるので破損・汚損することはなく、基本的には紛失・消失することもありません。自然災害が多い日本では、紙で保存するよりもクラウド上に保存するほうが安全といえるでしょう。
電子契約を導入するデメリット
一方で電子契約を導入する上でのデメリットも存在します。主なデメリットは、下記の通りです。
| 電子契約を導入するデメリット |
|---|
|
それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。
相手先の合意が必要
BtoBの取引においては取引先と契約を締結することになりますが、電子契約を導入する場合は相手方の合意を得る必要があります。
検討段階で電子契約について取引先に説明し、対応の可否を確認する必要があります。対応できる取引先にはマニュアルを配付するなどして、電子契約をスムーズに行えるよう準備しておきましょう。対応できない取引先については、これまでどおり紙での契約も可能であることを伝えた上で、電子契約の導入に向けた支援ができないか検討することも重要です。
すべての契約書を電子化できるわけではない
契約書の電子化には相手先の合意が必要なため、契約内容や相手先の都合などに応じて、書面契約と電子契約が混在することが想定されます。また、先述のように電子化ができない契約書もあるため、電子契約サービスを導入してからも紙での契約が発生するケースは高いでしょう。
契約担当者は、どちらの方式で契約を締結したかを把握したうえで、各方式のマニュアル等に従って適切に契約管理を行う必要があります。
契約業務のフローを変更・周知する必要がある
紙での契約を電子契約に切り換える場合は、業務フローが変わるケースがほとんどです。紙の契約書の場合は、各部門が作成した契約書を法務部などがチェックして、契約の重要度に応じて異なる決裁プロセスを経て承認されるのが一般的です。
電子契約を導入すると契約書をデジタルデータとして管理するため、同時並行的な処理が可能になります。これにより、多くの場合は業務フローを適切に変更する必要があります。決裁規程などがある場合は、それも改定しなければなりません。
電子契約を導入すると現場の職員が戸惑うことも想定されるので、事前に研修を行うなどしてスムーズに導入できるよう準備しておきましょう。併せて、マニュアルやQ＆Aなども作成しておくことをおすすめします。
代表的な電子契約サービス9選
電子契約サービスは、月額利用料を支払い有料で利用できるものと、月額利用料のかからない無料で利用できるものとがあります。有料のものでも新規登録無料や試供版無料などの無料サービスで利用できるものもあります。
| 有料の電子契約サービス ※無料体験があるサービスも含む |
|
|---|---|
| 無料で利用できる 電子契約サービス |
|
電子契約サービスを選ぶ際の比較ポイント
電子契約サービスの導入を検討する際に、自社の目的に合った電子契約サービスを選ぶには、下記のようなポイントを比較すると良いでしょう。
| 電子契約サービスの比較ポイント |
|---|
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それぞれどのような点をチェックすべきか、簡単に見てみましょう。
2条電子署名の要件を満たすか
検討している電子契約サービスが、電⼦署名法第2条の要件を満たしているか確認するようにしましょう。「誰が」「何に」「いつ」合意したのかを証明できるよう、「電子署名」に「タイムスタンプ」が付与される電子契約を選ぶことが重要です。
3条電子署名の要件を満たすか
また、電子契約サービスが電⼦署名法第3条の要件を満たしていることも重要なポイントです。本人のみができる電子署名が本人によって行われていることが証明できるよう、例えばログインの際にメールやSMSでの認証が行われるか確認しておきましょう。
契約業務を1つのツールで完結できるか
契約業務は、契約書の作成から申請、締結・管理まで多岐にわたります。契約業務を行うツールが複数にまたがると、かえって非効率になってしまうでしょう。電子契約サービスを比較する際は、1つのツールでどこまでの業務をカバーできるか、確認すると良いでしょう。
紙‧電⼦契約の⼀元管理ができるか
先述の通り、紙と電子の契約が混在することが想定されるため、双方を一元管理できるツールか確認しておくとよいでしょう。別々に管理してしまうと、契約情報の検索効率が下がってしまい、管理が属人的になるケースが考えられます。
料⾦体系は⾃社に合っているか
月額固定費や従量課金など、電子契約のサービスによって料金体系は異なります。ユーザー数や送信料によって従量課金が発生するサービスもあるため、利用イメージから試算して、料金体系が自社に合っているか確認するようにしましょう。
上記5つの比較ポイントをより詳しく解説した資料をPDFにまとめ、無料でご提供しています。電子契約サービスの比較・検討を進める上で、ぜひダウンロードしてご活用ください。
電子契約サービス導入の流れ
| 電子契約サービス導入時のポイント |
|---|
|
電子契約を利用するためには上記に挙げたような電子契約サービスを申し込み、導入することになりますが、導入に際しては、各サービス会社の比較検討をするだけでなく、どのサービスが自社のニーズにマッチするかという観点からも検討する必要があります。
電子契約サービスは基本的に契約当事者双方のメールアドレスがあれば契約を締結できます。当社側のメアド、契約相手役のメアドをそれぞれ用意して締結のデモをすると、使用感を確かめられます。無料で試用できる範囲でも良いので社内で締結作業を行ってみて、自社の業務フローに合うかどうかを試してみると良いでしょう。
なお、マネーフォワードでは電子契約サービスを導入するにあたって、「電子化のリスクが少ないところから始める」というアプローチを取りました。お金のやり取りが発生しないNDA（秘密保持契約）などから電子化し、徐々に範囲を広げていきました。その際に他部署に向けて電子契約マニュアルやサポート体制などを準備するなど、社内への浸透をよりスムーズに行う工夫も合わせて行いました。
実際に電子契約サービスを導入した事例
株式会社マネーフォワードでは、2021年に「マネーフォワード クラウド契約」を導入しました。
| 電子契約サービス導入による変化 |
|---|
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2012年の会社設立以降、マネーフォワードでは紙ベースで契約業務を行っていました。上場の準備を進める上で社内のデジタル化が進み、2018年に契約業務において他社ツールを導入。しかし、社内稟議のためのワークフローシステムが別に存在していたため、、業務フローに課題感を抱えていました。複数のツールを行き来する手間がかかり、人為的なミスが発生しやすい状況でした。
「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、社内稟議から契約の締結・保存・管理までを1つのサービスで完結することができています。
実際、マネーフォワードで法務部門としてのインフラを支え、契約業務などを行う「法務知的財産本部 アドミニストレーショングループ」では、契約書の確認を担当するメンバーへの通知が「マネーフォワード クラウド契約」の管理画面に集約されるようになりました。他にも、「契約書を郵送する必要が減った」「押印のために出社する必要が減った」などの変化も見られました。
昨今、企業だけでなく行政機関や自治体でも契約業務の電子化が進んでいます。紙の契約書が増える可能性は限りなく低いでしょう。たとえ自社が紙の契約書ベースで進めたくても、相手側が「電子契約でないと締結できない」と紙での対応を断るケースが増えることも予想されます。早めに電子契約への対応準備を進めておくことで、契約方法による機会損失の防止に繋がると言えます。
反対に、相手側が「紙でないと締結できない」という場合でも、社内稟議や契約書の保管などにおいては電子契約サービスを活用できます。たとえば「マネーフォワード クラウド契約」は契約書の作成から申請、承認、締結、保存、管理までをカバーできる、電子契約・契約書管理サービスです。紙の契約書と電子契約をシステム上で一元管理できるので、保管した契約書を探す際も簡単に検索ができます。
電子契約に関する法律
電子契約に関わる法律として、下記のようなものが挙げられます。
- 民法
- 民事訴訟法
- 電子署名法
- 電子帳簿保存法
- e文書法
- IT書面一括法 など
民法では第552条で契約の成立には当事者同士の合意が必要であること、民事訴訟法では第228条で文書の成立について定められています。これは電子契約に限らず、すべての契約における前提となるので必ず押さえておきましょう。
電子署名法は、電子署名の効力について規定しています。電子帳簿保存法は、国税関係書類（帳簿や領収書、請求書、注文書など）や電子取引に関する書類を電子データで保存することを認め、その方法について規定している法律です。電子契約サービスを導入する際は、これらの法律に対応したものを選ぶ必要があります。
さらに、e文書法では契約書などの文書を電子データで保存する際に守るべきルール（見やすさや機密性など）について、IT書面一括法では電子メールなどでの書面の交付や手続きに関する規定について定めており、電子契約を行う際はこれらの法律も遵守しなければなりません。
他にも、業種によっては借地借家法や宅建業法、特定商取引法、下請法などの関連法案に沿って電子契約を締結する必要があります。
電子契約に関わる法律については、以下の記事で詳しく説明していますので、参考にしてください。
よくある質問
電子契約とは何ですか？
電子的に作成した契約書を、インターネット等を用いて相手に送付し、電子署名等を施すことによって締結する契約のことです。詳しくはこちらをご覧ください。
電子契約と書面契約の違いは何ですか？
電子契約と書面契約の大きな違いは、物理的な「紙」があるかどうかです。電子契約の場合は、PDFなどの電子データになります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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