紙の領収書回収や内容のチェックなど、細々した事務作業が負担に

以前は他社の経費精算システムを利用して経費精算業務を行っていました。

経費の申請はシステム上で行えましたが、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックも必要なため、そのための専任担当者を一人設けて対応するほどでした。

その後、会社が成長して従業員数が100名を超えたあたりから、経費精算のボリュームが一気に増え、事務作業の負担が非常に重くなってきました。そこで、思い切って経費精算システムの切り替えを決定しました。

マネーフォワード クラウド経費とクラウド経費BPOを導入し、業務効率化を図った

新たに導入する経費精算システムは、以前の経験からマネーフォワード クラウド経費一択で決めました。前職で使っていたこともあり、そこでマネーフォワード クラウド経費を使用して上手く業務が回っていたので、そのイメージもあり比較的スムーズに導入できると考えておりました。

導入にあたって、社長をはじめ当時の部門長にシステムの概要やメリットなどを説明しましたが、社内稟議は比較的スムーズに通りましたね。特に評判が良かったのは、マネーフォワード クラウド経費のアプリの使い勝手です。以前の経費精算システムのアプリと比べてだいぶ使い勝手が良いので、従業員からも賛同が得られるだろうと考えていました。経理部側だけでなく従業員側にもメリットが大きい点が、承認の決め手だったと思います。

その後、マネーフォワード クラウド経費の導入とあわせて、クラウド経費BPO も導入して、経費科目の妥当性確認や領収書と申請内容の突合せなど、細々とした経費精算業務を外注することにしました。弊社のような少数精鋭のベンチャーの場合、限られた人的リソースをいかに付加価値の高い業務に配置するかが非常に重要なので、このサービスのご紹介はありがたかったです。

システムへのデータ連携、カードの追加発行がスムーズなマネーフォワード Pay for Businessも利用開始

2022年4月からは、マネーフォワード Pay for Businessの利用も始めました。

以前は大手銀行系のコーポレートカードを利用していたのですが、マネーフォワード クラウド経費へのカード利用明細データの連携が遅く、月内のカード利用明細が翌月になってから反映されることがしばしばありました。そのため、従業員が経費申請すべきカード利用明細に気づかず、経費申請が漏れてしまうことがありました。カード利用明細の連携をなんとか早くできないかと考えていたところに、マネーフォワード Pay for Businessならカード利用明細のデータ連携がリアルタイムになる、とご案内いただき興味を持ちました。

また、以前のコーポレートカードは、追加カード発行の申し込みをしても手元に届くのが遅く、従業員から依頼があってもスムーズにカードを配布できませんでした。マネーフォワード Pay for Businessならカード発行が早く、さらにバーチャルカード（実物のカードを発行することなく、カード番号や有効期限など決済に必要な情報のみを発行する仮想のカード）なら申し込み直後から使えると聞き、すぐに導入を決めました。

会社全体で経費精算にかかる時間を25%削減！電帳法対応もスムーズに

マネーフォワード クラウド経費、そしてクラウド経費BPOの利用で、従業員数・プロジェクト数が増えていく中でも、経費精算をスムーズに遂行できるようになりました。会社全体で経費精算業務にかかる時間を少なくとも25％は削減できていると思います。他社の経費精算システムを利用して、ある程度効率化ができている状態から、さらに25%の業務時間削減ができたので、効果としては大きいと思います。

以前は紙で回収していた領収書も、マネーフォワード クラウド経費にPDFや画像データをアップロードすればOKとしたので、紙の領収書を回収する手間がなくなりました。また、以前よりも使い勝手が良いアプリは従業員からも喜ばれていて、スマホでの撮影とOCR機能で領収書データを手軽に登録できるほか、管理者は承認もアプリで行えるため、作業スピードの向上につながっています。ある現場の管理者からは、アプリの導入で領収書登録、経費承認が効率化され、経費精算にかかる時間が2〜3時間から1時間に削減されたと聞いていますね。

マネーフォワード クラウド経費は電子帳簿保存法にも対応しているので、紙の領収書は念のため1か月程度保管した後はすぐ廃棄して構わない、と従業員にアナウンスしています。電子帳簿保存法への対応も特に苦労なく、自然に進められたのは良かったと思います。

細々した事務作業はBPOサービスを活用。今後事業が拡大した際も、スムーズに業務を遂行できる体制ができた

BPOサービスの利用によって、専任の領収書チェック担当者を充てる必要がなくなったので、少ない人数で業務を回していくうえでは非常に助かっていますね。

マネーフォワード社のBPOサービス担当者の方とは適宜コミュニケーションをとり、今月こういう問題があったので、次からはこう対策しましょう、というような会話を行っています。利用開始当初と比べると、弊社の業務や経費科目に対する理解を深めていただけていますし、オペレーションもかなり洗練されてきたと思います。今後さらに事業が拡大して従業員数・プロジェクト数が増えても、業務をスムーズに遂行できる体制が整いましたね。

ビジネスカードの利用で、従業員のさまざまな経費精算ニーズに柔軟に対応

マネーフォワード Pay for Businessの利用を始めてから、カードの利用明細がマネーフォワード  クラウド経費へリアルタイムに反映されるようになりました。明細データの反映が遅れることで、月内に行うべき経費申請が漏れてしまう問題はこれで解決できました。

マネーフォワード Pay for Businessは管理画面上でバーチャルカードを即時発行できるので、最近試験的に始めているのが、従業員から旅費や備品購入などカード決済をしたいという申請があれば、バーチャルカードを発行する運用を始めています。バーチャルカードは名義を自由に設定できるので、そこに稟議ナンバーを入れて、稟議書とバーチャルカードが1対1で紐づく管理をしています。

利用後はマネーフォワード クラウド経費から従業員が申請を行い、さらにはBPOサービス担当者が領収書等のチェックを行うので、利用者が増えても弊社の経理担当者の負担が大幅に増えることなく、運用できると考えております。

弊社の場合、YouTuberさんとのロケ企画で急遽地方出張をしたい、その旅行代金をネットで決済したい、といった急ぎのニーズが多いので、即時発行できるバーチャルカードを非常に重宝しています。クリエイターのアイデアをすぐ形にできる、という面でも役立っていると思います。

今後はビジネスカードの利用をさらに広げ、経理業務のキャッシュレス化を進めていきたい

今後の展望としては、マネーフォワード Pay for Businessの利用をさらに広げて、社内で現金を取り扱う業務をゼロにしたいと考えています。

そのために最近取り組んでいるのが、仮払金を現金ではなく、マネーフォワード Pay for Businessのビジネスカードとして渡す取り組みです。事前に決裁された仮払金額を利用上限金額にして、使用後返却してもらうと同時に、通常の経費精算と同じようにマネーフォワード クラウド経費で申請を行い、BPOサービスの確認を行うという運用です。

現金を管理すると、防犯上のリスクもありますし、定期的に銀行窓口に行く必要があり時間的なコストも発生します。最近はクレジットカードが使える店舗がほとんどですので、ビジネスカードをうまく使うことで、キャッシュレス化を進めていきたいと考えています。

経費精算や経費利用に関しては、今後もさまざまなニーズが経理部門に寄せられると思います。これからもマネーフォワード クラウドのさまざまなサービスを上手に活用することで、ビジネスのニーズにうまく応えられる経理部でありたいと考えています。