株式会社ディグ・イントゥ

クラウド上の人事情報管理とペーパーレスの労務契約で業務負荷は3分の1に軽減!

株式会社ディグ・イントゥ 管理本部 本部長 塩澤保様
  • 課題

    ・組織が拡大したことにより、人事管理に必要な従業員の情報を把握することが難しくなった
    ・テレワーク下により、オンライン上で従業員情報の変更申請・共有やペーパーレスの契約更新を行いたい

  • 活用方法

    勤怠・給与・人事管理などの各種クラウドのデータを連携させ、一気通貫の情報管理とタスク管理ができる環境へ整備

  • 結果

    ・各種クラウドのデータを自動連携し、 業務負荷や入力ミスを大幅削減
    ・リアルタイムでの従業員情報取得が可能になった
    ・効率化の結果、生まれた余剰の時間で、従業員がパフォーマンスを高められる制度/人材の育成、環境づくりに注力

人事情報の管理・申請・共有で、管理者と従業員、双方の作業負荷を軽減!
北海道札幌市に本社を置くインターネット広告代理店、ディグ・イントゥ様。設立からわずか4年で大きく成長し、インターネット広告代理店としては道内最大規模の従業員数を誇っています。企業規模の拡大に伴う様々な課題を解決するために、各種クラウドを段階的に導入しました。2020年4月にクラウド勤怠とクラウド給与、クラウド年末調整。翌2021年8月にクラウド人事管理、クラウド社会保険、クラウド契約を導入しました。
人事・勤怠・給与計算など、各種クラウドのデータを自動連携することで、業務負荷を圧倒的に軽減。またクラウド人事管理やクラウド契約によって、オンラインで従業員情報の変更申請・共有や、ペーパーレスの契約更新ができるため、従業員と管理者双方の作業負荷が軽減されたそうです。人事情報の管理が格段にスムーズになった現在、従業員がよりパフォーマンスを高められる環境づくりや人材育成に注力できています。

各種クラウドを段階的に導入。業務負荷の軽減と人事情報の管理体制を整備

従業員数の拡大による業務負荷を軽減するためにクラウド勤怠・給与を導入

塩澤様:当社は、北海道札幌市に本社を置き、Webマーケティングやインターネット広告運用サービスを提供しています。東京支社や東京の広告代理店と連携し、道内におけるインターネット広告運用の質を高めていくことを目指しています。同時に、「道内の雇用促進への貢献」も目指し、未経験者採用や働きやすい環境の整備などにも注力してきました。
当社の代表は北海道出身のため、広告・雇用という2つの面から北海道を盛り上げていくことを大きな目標に掲げています。これまで、毎年40〜50名の新規雇用を行い、設立5年目を迎える現在、従業員数は約160名にまで拡大。道内で最大規模のインターネット広告代理店となりました。

当社の会計業務は会計事務所に依頼していますが、人事・勤怠・労務・経理・給与計算などのバックオフィス業務は、設立当初から少人数で管理し続けています。各種クラウドを導入しようと考えたのは、従業員数が増えるにつれて業務負荷が高くなったことがまず挙げられます。また、会計事務所との連携において、従業員の勤怠などで不明点があった際、確認の手間が掛かると感じるようになったことも大きな要因でした。
そこで、勤怠・給与などのデータを自動連携でき、クラウド上で外部との情報共有もできるシステムを導入したいと考えました。すでに会計事務所がマネーフォワード クラウド会計を利用していたので、当社でもクラウド勤怠とクラウド給与を導入することにしたのです。実際に利用してみた結果、非常に使いやすく、情報管理もしやすいと感じました。業務効率も圧倒的に上がりましたし、従業員側からも「わかりやすくて、使いやすい」と好評でした。

社員の増加とテレワークで従業員情報の把握が難しくなり、さらなるクラウド導入へ

クラウド人事管理やクラウド社会保険、クラウド契約を導入したのは、それから1年半後のことでした。きっかけは、「人事管理に必要な従業員の情報を把握することが難しい」と感じたからです。従業員数が50名程度だった頃は、コミュニケーションもとりやすく、オフィスでの雑談の際に結婚・出産・引越しなどライフステージや生活の変化についてフランクに伝えてもらうことができていました。しかし、100名を超えると、さすがに全従業員の最新情報を把握することはできないと感じました。
さらに、コロナ禍も大きなきっかけとなりました。当社では、2020年5月の時点からテレワークを導入したのですが、これによって従業員の出社機会は減り、さらに従業員情報の把握が難しくなったのです。郊外に引越す従業員もいましたが、住所変更の手続きをしていないために、給与振込後に「交通費の金額が変わった」という連絡を受けたり、郵送した書類が住所不明で返送されてきたり…。ほかにも、扶養関連の申請がリアルタイムで行われず、健康保険証の発行が遅れたりするなど、様々な課題が発生しました。
また、当社は従業員の福利厚生の充実に注力しており、結婚・出産などの際に手当や休暇を支給する制度もあります。こうしたものをきちんと受け取ってもらうためには、各自に申請手続きをしてもらうことがまず必要です。従業員情報の把握に漏れがあることは、従業員にとってマイナスでしかありません。こうした背景の中、「早急に手続き体制の整備をしなくては」と考え、オンラインでの手続き申請とペーパーレスで雇用契約の更新ができるクラウドの導入に向かったのです。

データの連携・共有とリアルタイムの情報更新・管理で、抜け漏れのない体制へ!

各種機能、データ連携、コストまで、満足できるのはマネーフォワードだった

当時は、他社の人事管理クラウドを利用していましたが、非常に使いにくかったです。紙の労務関連の契約書や手続き申請書などをPDFに変換しても読み込むことができず、雛形作りの手順も複雑な上、従業員情報のデータもすべて手入力しなくてはなりませんでした。そのため、情報管理はスプレッドシートで行い、社会保険関連の電子申請のみに活用していたのです。
しかし、情報管理者は自分一人のため、スプレッドシートによる情報管理のみでは、抜け漏れが発生する可能性があります。人事管理情報は、勤怠・給与とも密接に絡み合っているため、従業員が不利益を被らないためにも、それらの各種データをクラウド上で連携・共有でき、かつ、リアルタイムの情報更新ができることが必要でした。そこで、一気通貫の情報管理とタスク管理ができる環境へと整備しようと考えたのです。
マネーフォワード クラウドで統一しようと考えたのは、まず、すでに導入している勤怠・給与が使いやすかったことと、データ連携ができる点がポイントでした。従業員にとっても、すでに慣れているUIの方が馴染みやすいだろうと思いました。また、人事管理の機能では、これまでスプレッドシートで管理していた情報をオンラインで共有できる点、従業員が自身でweb上から情報を申請できる点、リアルタイムで人事情報の把握ができる点、さらに、コスト面も非常に安いという魅力まであったのです。「マネーフォワードなら、求めていたことをすべて満たしてくれる!」と感じました。

導入時は、情報連携によるデータ移行から進捗管理まで手厚くフォロー

クラウド人事管理、クラウド社会保険、クラウド契約の導入に掛かった時間は、わずか1〜2カ月程度でした。勤怠・給与を導入した経験で勝手がわかっていたこともありましたが、ここまでスムーズに進められたのは、マネーフォワードのサポートが非常に手厚かったからだと感じます。
第一に、人事管理に必要な従業員情報をクラウド給与からそのままインポートしてくれるのサポートをしてもらえたことで、データ移行が非常にスムーズでした。さらに、やるべきことを細かくスケジューリングしてくれた点も助かりましたね。各種情報の登録や社員への周知を行うタイミングから、テスト期間終了後のアンケート実施まで、「いつ、何をやればいいのか」という進捗管理とフォローをしてくれました。
管理者向けのマニュアルはもちろん、従業員に向けたマニュアルも充実していたので周知もしやすく、誰もがスムーズに使いこなすことができたと感じます。導入の際、こちらで工夫したことは、従業員に向けて「人事関連情報の管理・手続き体制が刷新されます」というリリースを作成し、発信したことくらいでした。

紙の管理が不要になり、業務効率がアップ!抜け漏れや入力ミスの不安もない

人事情報の管理や紙の手続きに掛けていた工数・時間が、3分の1に軽減!

導入後は、「ペーパーレスの情報管理は、これほどまでに便利なものか」と実感しました。以前は、何十枚もの契約書を作成・郵送し、サインや捺印したものを返送してもらうというアナログな作業に追われていました。また、従業員から住所変更などの申請があれば、紙の申請書に記入して提出してもらい、その情報を管理するスプレッドシートとクラウド給与に手入力し、情報の更新・管理をしていたのです。
現在は、クラウド上ですべて完結できるので、紙を配って収集する作業が不要になりましたし、従業員も変更情報の申請がしやすくなり、素早く情報共有してくれるようになったと感じます。クラウドを通じて各種申請が行われたら、リスト上に「手続き中」などのステータスが表示されるので、タスク管理がしやすく、抜け漏れなく対応していくことができます。人事情報の管理や手続き申請に費やしていた工数も時間も削減でき、業務負荷は導入以前の3分の1程度にまで軽減できました。

情報の振り返りも便利に。データの自動連携・反映で手間もミスもなくなった

一方、従業員情報の振り返りも非常に楽になりました。例えば、入社時・退職時・結婚・出産などで各種保険について手続きを行う際には、保険番号やマイナンバーなどの細かな情報が必要です。紙やスプレッドシートで管理していた時代は、数百枚もの申請書類を引っ張り出して確認しなければなりませんでしたが、クラウド上では5秒で情報を呼び出すことができるので、圧倒的に楽ですね。また、全社でテレワークを実施するようになった後、過去の契約書を確認するためにオフィスに出社する手間が省け、在宅で管理できる便利さを実感しました。
また、勤怠・給与・人事管理などの各種クラウドのデータを連携させることによって、変更情報も自動反映される点も非常に便利です。従業員への内容確認は行いますが、手入力した後に目視で細かく確認する必要がなくなり、打ち間違いなどのミスをする心配もなくなりました。私は、給与・税金・交通費・各種手当などの計算・支給が常にきちんと行われていなければ、従業員から信頼を得ることはできないと考えています。だからこそ、どんなに従業員が増えても、1つの抜け漏れもミスもなく、しっかりとした対応をしていきたい。それを守り抜くためにも、各種クラウドは役立ってくれると実感しています。

効率化によって、従業員がパフォーマンスを高められる制度・人材育成の環境づくりに注力

従業員も管理者も業務負荷が軽減。今後はより社員が成長でき、働きやすい環境整備に注力していく

当社はインターネット広告代理店なので、従業員もIT活用に積極的で、以前から「なぜこの部分だけ、紙で手続きするアナログな仕組みなのか」というネガティブな声が多かったんです。ですから、人事・契約関連についてもクラウドを導入したことは、従業員にも喜ばれていると感じます。従業員にとっては、勤怠や従業員情報の変更申請などは、手間の掛かる面倒な作業でしかありませんから、そうした部分をシステム化して、本来の業務以外の負担を軽減していくことが重要だと考えています。
私自身も無駄な作業時間が減ったおかげで、従業員のパフォーマンスを高めていく制度・人材育成の環境整備に力を振り向けられるようになりました。今後はより多くを還元できる福利厚生の仕組みづくりや、テレワーク中でもストレスなく働ける環境づくり、社員が成長できる人材育成の制度についてしっかりと考え、実現していきたいと思います。

クラウド活用は、企業・従業員・顧客のすべてに良い効果をもたらしてくれる

私は、クラウドをはじめとするITツールを使いこなすことは、非常に大事だと考えています。従業員それぞれが本来の業務に集中し、パフォーマンスを出しやすい環境を整えていくことができますし、その結果、顧客の皆さまに、より付加価値の高いご提案をすることができるようになります。私たちが掲げている「広告・雇用という2つの面から北海道を盛り上げていくこと」という大目標を達成していくためにも、こうした環境整備は必須であると感じます。
もちろん、ITツールなどに馴染みがない企業の場合、ハードルが高いと感じる方もいるでしょうし、慣れ親しんできた従来のやり方を変えたくないと思う方もいるでしょう。しかし、実際に導入してみれば、管理者も従業員も慣れていくものです。苦手意識さえ克服してしまえば、クラウドサービスは非常に便利に活用できるものであり、企業の経営改善から従業員の働きやすさ、顧客満足度の向上まで、すべてにおいて良い効果をもたらしてくれると思います。導入や運用に不安がある場合でもマネーフォワードがサポートしてくれますし、マニュアルやヘルプページなども充実しているので安心できます。まずは一歩踏み出して、業務改革を進めていくことが大事だと思います。

株式会社ディグ・イントゥ
北海道札幌市に本社を置くインターネット広告代理店。インターネット広告代理店としては道内最大規模の従業員数を擁する。「北海道&札幌をもっと豊かに」「ともに働くメンバーの笑顔を見るために一生懸命に」を掲げ、北海道の雇用への貢献と、インターネット広告運用やWebマーケティングの質の向上に注力する。