紙に印刷していた経費の承認をシステム化、外出先からでも承認できるのが便利です。

弊社の事業はUXデザインを行っています。お客様がWEBでの新規サービスや事業をやりたいとなった時に、ワークショップやユーザー調査などの手法を通じてサービスデザインを行っています。現在社員数は15名で全員が経費精算をしています。

経費精算の課題は２つありました。１つは精算したデータを会計ソフトにて入力する手間が発生していたことです。それまではインストール型の会計ソフトを利用し、Googleスプレッドシートで社員が入力したデータを転記していました。

もう１つは承認のプロセスができていなかったことです。スプレッドシートに入力した後、紙に印刷をしてどういった経費が上がってきていたかを確認していました。ただ、マネージャーは細かい内容まではあまり見ておらず、全体を簡単に確認して、総額が許容の範囲内であればOKとする、程度のチェックでした。そのあたりの承認の信頼度の低さが問題だと感じていました。

よく使っているのは経路検索やレシートのOCRですね。特にスキャナで取り込んで一括でアップロードしてOCR処理をかけられるのが便利だと感じています。また、経費の登録はアプリを使っている社員が多いです。やはり場所を選ばずに経費の登録、申請を行えるのが便利なポイントですね。

料金については特に高いと感じていません。便利になるので納得のいく金額だと思いますし、業務の効率化のために投資すべきだと考えています。

今後も会計・経費だけでなく、給与計算や人事などすべてのバックオフィス業務を効率化していきたいと思っています。それによって、本来やるべき業務に集中できる環境を構築していきます。