導入事例トップ サービス「請求書」の導入事例 自動化によって作業効率を大幅に改善

課題
・表計算ソフトを使って請求書を作成していたが、都度行う作成作業が非常に手間となっていた
・PDF化して、添付してメール送付するといった、請求書の送付作業に時間がかかっていた

評価
・請求書作成の手間は削減され、帳票管理も楽になった。さらに会計との連動機能によって会計業務の作業効率も上がった
・2クリックで請求書の郵送/メール送付が行えるようになり、送付にかかる時間が削減された

表計算ソフトから乗り換えて、請求書の作成・管理がかなり効率化されました。

株式会社サムライインキュベート

以前は表計算ソフトで作成してましたが、手間となる作業が多かったですね。

バックオフィス系は人事と経理に分かれていて、経理まわりは私が担当しています。請求書管理、会計、財務などを担当していますが、請求書の作成作業は在宅の方に委託しており、私がそれをチェックしています。

以前は表計算ソフトでマクロを組んで請求書を作成していました。ただ毎回ローデータからテキストをコピーして貼り付けて、その後に日付などを変更するという作業が非常に手間でした。

請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」を活用することで、そういった手間はなくなりましたし、各請求書の管理も簡単になったのでかなり効率化できたと思います。

選んだ理由はMFクラウド会計と連動できる点。

表計算ソフトからの乗り換えを検討していた時はMFクラウド請求書以外のサービスも考えはしました。ただ請求書単体でも便利なのですが、「MFクラウド会計と連動ができる」という点が一番の魅力でMFクラウド請求書の利用を決めました。
あと実は個人でも会計ソフト「MFクラウド会計」を使っていて、非常に使いやすかったのでその印象もありました。

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クラウド化によって請求書の管理がしやすくなりました。

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入居者への家賃請求には毎月自動作成機能を使っています。

今はBasicプランを利用していて毎月だいたい50枚くらいの請求書を作成しています。その内のほとんどがこの「Samurai Startup Island」の入居者に向けた家賃請求です。

弊社はここのオフィスをスタートアップを目指す方々に貸していて、現在約40社が入居しています。金額も請求日も変動しにくい家賃の請求なので毎月自動発行できる機能は重宝しています。

家賃請求以外だとイベントのスポンサー企業向けに請求書を送ったりもしています。イベントは頻繁に行っており、月に10回くらい開催していますね。

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取引先・品目の自動入力機能は表計算ソフトでは実現できない機能ですね。

その他には、取引先・品目のマスタ機能も活用しています。一度入力するだけでデータが記録されて次回以降の入力の際に自動化・補完されるので、非常に便利ですね。この機能のおかげで入力の手間はだいぶ軽減されていると思います。表計算ソフトでは実現できない機能ですね。

また2クリック程度で簡単にメール送信まで行える点も気に入っています。表計算ソフトだとPDF化して、それを添付して、メールで送るという手間がかかっていたのですが、MFクラウド請求書にしてからはその作業はかなり楽になりました。できれば送信予約機能なんかあるともっと助かりますね。

あと作業に関しては外部委託しているので共有がしやすいという点も大きいですね。以前はPDFに変換してファイル共有サービスを使って受け渡しをするといったフローでしたが、クラウド化によってリアルタイムでデータを共有できるようになったので、管理やチェックがしやすくなりました。

クラウド化によるメリットで言うと、ネット環境とパソコン1台あればどこにいても見れる点も大きいですね。イベントなどで地方出張の時もあるのですが、そのような状況でも請求書のチェックができますし、自宅にいてもチェックできるので助かっています。

英語版のテンプレートもあるとさらに便利ですね。

請求書のテンプレートに英語版もできるともっと使うようになると思います。弊社はイスラエルに支社があって、むこうでも請求書が必要な時があり、その場合は英語で請求書を作成し発行しています。今は月に1、2通程度しかないので、文書作成ソフトで打ち込んでいるのですが、今後規模拡大に伴い、作成数も増えていくとなると、英語版のニーズも出てきそうですね。

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できるできないでなく、やるかやらないかで世界を変える!をミッションとした、日本No1インキュベーター。 シード期のスタートアップに対して小額の出資を行いマーケティング・営業・人事・財務・CI戦略を中心とした支援を実施。100社以上の投資実績がある。

http://www.samurai-incubate.asia/