導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 全社で毎月30名入社、経理は2年でわずか1名。それでも業務が成り立つ秘訣とは?マネーフォワード クラウド経費で、営業部門の負担軽減と内部統制強化を実現

全社で毎月30名入社、経理は2年でわずか1名。それでも業務が成り立つ秘訣とは?マネーフォワード クラウド経費で、営業部門の負担軽減と内部統制強化を実現

株式会社ビズリーチ

会社がダメになるときは管理部門から崩れる。合い言葉は「鉄壁」━━
毎月30名が入社し膨れ上がっていく経理業務を2年前とほぼ変わらぬ人員で対応し、会社の急成長を支える、株式会社ビズリーチの財務経理室。マネーフォワード クラウド経費を活用することで、営業部門の負荷軽減はもちろん、内部統制強化も実現でき、また経理業務で残業することも減ったという。
経費精算システム導入だけではなく、ワークフローの見直し、福利厚生の整備、パーチェシングカードの検討等、事業成長を後押しするために次々とプロジェクトを起案、推進している塩田様にお話を伺った。

株式会社ビズリーチ

弊社では、テレビCMでもおなじみ、即戦力人材と企業をつなぐ転職サイト「ビズリーチ」の運営のほか、2009年の創業以来、HR Tech(HR×テクノロジー)領域でさまざまなサービスを展開し、時代に合った新しい「働き方」を創造し続けています。

サービスの発展とともに従業員は急増し、2018年6月現在では1,000名以上にまで増えています。毎月のように経費申請者が増えるなか、経理部では膨れ上がる経費精算のオペレーションを今の人数のままでどのように回すか、という問題に直面していました。

管理部門を1人採用するよりも、エンジニアや営業を1人採用したほうが良いという経営者視点を経理部自身も持っているため、IT投資や業務フローの見直し等、まず今ある業務を自動化や効率化することで、生産性を高められないかを考えていたのです。 

しかし、経理部門では毎月数百件を超える経費申請の細かいチェックができておらず、営業部門でも大量の経費精算に時間がかかっていたことも課題でした。

全社で毎月30名入社、経理は2年で1名入社

少し具体的にお話をすると、今年4月に新入社員として90名が入社し、加えて毎月30名ずつ中途採用の方が入社しています。会社の採用方針として、これからの3年間で従業員数を3,000人にする計画を立てているため、従業員数はこれからも右肩上がりで増えていくでしょう。

その一方で経理の人数は、2016年以降で1名しか増やしていません。この考えの根底には、代表取締役社長・南が掲げた「従業員の給料を上げる」という方針があります。給料を上げるためには売り上げを伸ばし、利益を増やさなければなりません。増益のために従業員を増やすなら、営業・エンジニアを雇用した方がいいでしょう。管理部門を増やしても、売り上げには直結しづらい。ゆえに、バックオフィスの人数は変えず、増大するオペレーションは業務の効率化でカバーするという考えが浸透しているのです。現在は正社員・派遣社員を合わせて11名で経理業務を行っています。ただ、従業員数が増えるに伴い、経費を細かくチェックできなくなっていくという問題が生じているのも事実でした。

毎月約200名からの申請…差し戻しのメールを200件送っていた

株式会社ビズリーチ

導入前は、申請者の方に、Excelへの記入、領収書が貼られた紙の提出をしてもらっていました。それを経理が会計ソフトに転記します。この作業には2〜3営業日かかっていました。

当時の申請者数は200名ほどで、経費精算の量は膨大です。とても一枚一枚は見きれず、金額の大きいデータしかチェックできていませんでした。それでも月初はかなり忙しく、申請者の方に差し戻しのメールを200通ほど送っていました。不本意ながら残業は当たり前で、当時は終電で帰っていましたね。

少しでも効率化を図るため、ICカードを読み取る機械とスマホアプリを社内で作ったことがありました。SuicaやPASMOのデータを読み取り、交通費のデータをExcelに貼り付ける、というものです。

しかし、領収書が発生する経費は相変わらずExcelへ打ち込んでおり、結局、「手作業」です。申請者の方にとっても経理にとっても、依然として手間がかかっている状態だったのです。

「申請者が使いやすいUI」「マネーフォワードの高い知名度」が導入の決め手

これらの作業をさらに効率化するためには、経費精算システムの導入が必要不可欠であると考えていました。しかし、新しいシステムを導入したことでより手間がかかっては意味がありません。自製でICカードの読み取り機能を使っていたので、同様の機能がない経費精算システムは選択肢から除外しました。

そのうえで「UI(ユーザーインターフェイス)が営業向きか」という点を重視しました。経理目線で使いやすいシステムは多くありましたが、申請者の方にとって複雑なものが多かったのです。その点、マネーフォワード クラウド経費はUIがスッキリしていて、社内でも受け入れられやすいと感じました。

また、家計簿アプリ「マネーフォワード」を入れている社員が多かったのも決め手のひとつです。名前の知らない会社さんより、なじみのあるマネーフォワードさんのシステムの方が、社員の拒否反応が少なかったのです。

それから契約を決め、一部の部署で1ヶ月のテスト運用を開始しました。

営業と経理、両者が喜ぶ結果に

株式会社ビズリーチ

テスト導入の結果は、申請者側からも経理側からも好評でした。

申請者は、支給されたスマートフォンにマネーフォワード クラウド経費のアプリを入れ、移動中の電車内や出張先のホテルで領収書を撮影、経費申請をしてくれました。また、提出遅れがあった場合は2営業日以内に提出するよう頼んでいるのですが、従来の仕組みでは、例えば申請者が出張先にいるとなると、期限内での対応ができませんでした。導入後の現在では出張先からでも申請が可能ですので、その心配もありません。

そして、ICカードとのデータ連携機能も非常に役立っています。これまでは内製のICカード読み取り機能により、金額データの読み込み自体は可能でした。ただ、先ほど申し上げたように、そのデータを加工・印刷して経理に持っていくという手間はどうしても生じてしまいます。導入後の現在は、マネーフォワード クラウド経費とICカードのデータが連携していますので、従来のような手間はかかりません。

交通費は自動で入力されるので、交通費のみの申請であれば紙の提出は不要。アプリ内の申請ボタンを押すだけで完了です。10分程度で終わるため、申請者の方から「経費申請が楽になりました」という声をもらっています。

経理側からしても、Excelから会計ソフトへの転記作業が不要になることで「従業員数が増え続けても、現状の体制で問題なく回せる」という感触を得ました。

大まかなチェックだけで2〜3営業日ほどかけていた精算作業は、内容を細かくチェックしたうえでも、同じ期間で終えられるようになりました。領収書とExcelの金額が一致しているか、経費が正当に使われているか、などといった点がチェックできるようになり、内部統制の精度が上がったと考えています。

申請者数は、導入前の200名から増加し、現在は400名ほどに。申請者全体の人数が増えても作業に要する時間は変わらず、しかも内容までチェックできているので、結果として申請者1人あたりにかける時間は大幅に削減されたのではないかと思います。申請者の方への差し戻しの連絡は、200人から20人ほどになりました。

一言で言えば、申請者側・経理側の両者が喜ぶ結果になったと思います。

「鉄壁」をテーマに事業の躍進を支えていく

マネーフォワード クラウド経費にはさまざまなメリットを感じていますが、希望をあげるとすれば、Slackと連携してほしいですね。特に、社内のコミュニケーションのほとんどをSlack上で行っているので、連携が可能になればより効率化を進められると思います。

今後はより一層管理部門から事業を支えていきたいですね。以前、代表取締役社長・南より「経営が崩れるときは、管理部門から崩れる」という言葉を受け取りました。以降の管理部門では「鉄壁」というキーワードを掲げて経理業務に向き合っています。会社は発展を続けているので、メンバーが攻めの姿勢でビジネスに取り組めるよう、我々は事業を支え続ける存在でありたいですね。

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