全社で毎月30名入社、経理は2年でわずか1名。それでも業務が成り立つ秘訣とは？営業部門の負担軽減と内部統制強化を実現

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サービスの発展とともに従業員は急増し、2018年6月現在では1,000名以上にまで増えています。毎月のように経費申請者が増えるなか、経理部では膨れ上がる経費精算のオペレーションを今の人数のままでどのように回すか、という問題に直面していました。

管理部門を1人採用するよりも、エンジニアや営業を1人採用したほうが良いという経営者視点を経理部自身も持っているため、IT投資や業務フローの見直し等、まず今ある業務を自動化や効率化することで、生産性を高められないかを考えていたのです。　

しかし、経理部門では毎月数百件を超える経費申請の細かいチェックができておらず、営業部門でも大量の経費精算に時間がかかっていたことも課題でした。

全社で毎月30名入社、経理は2年で1名入社

少し具体的にお話をすると、今年4月に新入社員として90名が入社し、加えて毎月30名ずつ中途採用の方が入社しています。会社の採用方針として、これからの3年間で従業員数を3,000人にする計画を立てているため、従業員数はこれからも右肩上がりで増えていくでしょう。

その一方で経理の人数は、2016年以降で1名しか増やしていません。この考えの根底には、代表取締役社長・南が掲げた「従業員の給料を上げる」という方針があります。給料を上げるためには売り上げを伸ばし、利益を増やさなければなりません。増益のために従業員を増やすなら、営業・エンジニアを雇用した方がいいでしょう。管理部門を増やしても、売り上げには直結しづらい。ゆえに、バックオフィスの人数は変えず、増大するオペレーションは業務の効率化でカバーするという考えが浸透しているのです。現在は正社員・派遣社員を合わせて11名で経理業務を行っています。ただ、従業員数が増えるに伴い、経費を細かくチェックできなくなっていくという問題が生じているのも事実でした。

テスト導入の結果は、申請者側からも経理側からも好評でした。

申請者は、支給されたスマートフォンにマネーフォワード クラウド経費のアプリを入れ、移動中の電車内や出張先のホテルで領収書を撮影、経費申請をしてくれました。また、提出遅れがあった場合は2営業日以内に提出するよう頼んでいるのですが、従来の仕組みでは、例えば申請者が出張先にいるとなると、期限内での対応ができませんでした。導入後の現在では出張先からでも申請が可能ですので、その心配もありません。

そして、ICカードとのデータ連携機能も非常に役立っています。これまでは内製のICカード読み取り機能により、金額データの読み込み自体は可能でした。ただ、先ほど申し上げたように、そのデータを加工・印刷して経理に持っていくという手間はどうしても生じてしまいます。導入後の現在は、マネーフォワード クラウド経費とICカードのデータが連携していますので、従来のような手間はかかりません。

交通費は自動で入力されるので、交通費のみの申請であれば紙の提出は不要。アプリ内の申請ボタンを押すだけで完了です。10分程度で終わるため、申請者の方から「経費申請が楽になりました」という声をもらっています。

経理側からしても、Excelから会計ソフトへの転記作業が不要になることで「従業員数が増え続けても、現状の体制で問題なく回せる」という感触を得ました。

大まかなチェックだけで2〜3営業日ほどかけていた精算作業は、内容を細かくチェックしたうえでも、同じ期間で終えられるようになりました。領収書とExcelの金額が一致しているか、経費が正当に使われているか、などといった点がチェックできるようになり、内部統制の精度が上がったと考えています。

申請者数は、導入前の200名から増加し、現在は400名ほどに。申請者全体の人数が増えても作業に要する時間は変わらず、しかも内容までチェックできているので、結果として申請者1人あたりにかける時間は大幅に削減されたのではないかと思います。申請者の方への差し戻しの連絡は、200人から20人ほどになりました。

一言で言えば、申請者側・経理側の両者が喜ぶ結果になったと思います。