導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 より本質的なことに注力するため、働き方と合わせて経費精算も改革しました。

より本質的なことに注力するため、働き方と合わせて経費精算も改革しました。

経費 IT・通信 スタートアップ・小規模 シックス・アパート株式会社 事業開発 シニアコンサルタント 作村裕史様
シックス・アパート株式会社

MFクラウド経費導入により経費精算の「無駄」を省き、リモートワークの推進やコストの削減を達成した事例。

面倒な経費精算によって多様な働き方が妨げられていました。

シックス・アパート株式会社

シックス・アパートは、企業サイト構築のためのCMS「Movable Type」をはじめとした、個人や企業、団体の情報発信を支援するソフトウェアを開発しています。昨年の7月1日に上場企業のグループ会社からEBO(エンプロイー・バイアウト、従業員買収)で独立しました。スリム化した新組織で、素早い意思決定をするために、まず取り組んだのが働き方改革でした。

仕事も含めた社員ひとりひとりの生活をより価値あるものにするため、私たちが考えた働き方改革を「SAWS(シックス・アパート・ワーキングスタイル)」と名付けました。やりたかったことは、本質的で無いことのためにかかるコストを極力減らし、業務生産性を高めたいということです。例えば、仕事をするというのは、本来は出社してデスクに向かうことではなく、業務を進めることそのものです。業務ツールやコミュニケーションのほとんどをクラウドで行う弊社の場合、ほとんどの社員は自身の業務を進めるためにオフィスにいることが必須ではありません。そのため社員は自宅、近所のコワーキングスペース、シェアオフィス、カフェなど自由な場所で働いており、時間の使い方も自由です。会社は、社員ひとりひとりがチーム内での自身の役割を理解し、自律的に自分の働き方を作れる人だと信頼しています。だから社員も、自分とチームにとってやりやすい方法を考えながら働くことができています。実際に、朝ランニングして通勤ラッシュが終わってから出社する、仕事を早めに終えて趣味や家庭の活動をしてから夜に残りの作業をするなど、場所や時間を細かく決めない、自由かつ幸福度の高い働き方になりました。

経費精算については、これまでは各自がエクセルに記入し申請するという方法でした。SAWSを導入するにあたって、増えるであろう経費処理の手間は悩みの種でした。その解決策になったのが、SAWS手当とMFクラウド経費の導入です。社員全員に定額を支払っているSAWS手当は、申請不要で、自分の働く環境作りのために個人の裁量で自由に投資できます。経費精算が必要な交通費や会議費さまざまな物品購入費の申請についても効率化すべく、面倒なエクセルへの手入力をシステムで効率化したいと思っていました。数ある経費精算ソフトの中で、使いやすそうで今後のアップデートも期待でき、運営会社としても安心感が持てることから、MFクラウド経費を選びました。

 

MFクラウド経費の導入で、リモートワークが実施しやすくなりました。

シックス・アパート株式会社

MFクラウド経費の導入によって、経費の登録が非常に簡単になりました。他社オフィスでの定例会議の交通費など定期的に発生する経費の登録などは、移動中にスマホアプリを起動し、登録済みの交通費のテンプレートを呼びだして日付を調整して登録すれば完了です。

デザインがベーシックな感じでパッとみてわかる点が嬉しいですね。継続性を考えると、一部のコアユーザーに喜ばれるよりも、広く一般的に喜ばれるようなベーシックでわかりやすいデザインが正解なんじゃないかと個人的には思います。

また、税理士と共有して利用できることや、使う機能ごとにユーザーに細かい権限を振り分けられることも便利ですね。

 

思い切ったアプローチで振り込み手数料を削減できました。

シックス・アパート株式会社

当社は「SAWS」という働き方改革のもとで、仕事も含めた生活の中でより本質的なことに注力するため、他にもさまざまな新しいアプローチを試しています。立替経費の支払いについても、課題がありました。たとえば、数百円の精算を銀行振り込みすることによって数百円以上の手数料がかかることや、代わりに手渡しで支払うことにするとそのためだけに社員は出社せねばならないことなどです。会社と社員両方にとって、一番無駄の無い支払い方法は何か、考えました。

様々な手段を検討した中で、現時点で有効な選択肢だったのが、手数料不要かつメール送付できるAmazonギフト券で精算することでした。希望者を募って実施してみたところ、思ったよりも多くの社員がギフト券を選択したため、振込手数料はかなり削減されました。

これからも、社員ひとりひとりにとって働きやすい仕組みを作るために、新しいアプローチやサービスをどんどん取り入れていこうと思っています。

 

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シックス・アパート株式会社

シックス・アパート株式会社は、2001年に米国サンフランシスコで創業した、インターネットのビジネス利用を促進する製品やサービスを提供する企業です。 個人のブログから大規模なコーポレートサイトまで、様々なシーンでのウェブサイト構築・運用・管理を支援する CMS プラットフォーム Movable Type、高機能 CMSを低コストかつメンテナンスフリーなウェブサービス型で提供する MovableType.net、企業向けブログサービスLekumo(ルクモ)ビジネスブログ、またスマートフォン向けのエッセイ投稿サイトShortNoteを提供しています。