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業務プロセスを見直すきっかけになりました。

経費 IT・通信 中小企業 クラスメソッド株式会社 植木 和樹様
小川 哲也様
山城 李紗様
クラスメソッド株式会社

会社が成長し経費精算の運用負荷が高くなってきている状況で、MFクラウド経費の導入をきっかけに既存プロセスの見直しにより業務効率化を実現した事例。

会社の成長につれ、これまでのやり方が難しくなってきました。

クラスメソッド株式会社

会社の成長につれ、これまでのやり方が難しくなってきました。
当社はAWSのコンサルティング事業、iPhoneやAndroidのアプリ開発、データインテグレーションの事業を行なっています。特に最近はAWSの事業が拡大してきています。以前はエクセルで利用した明細を記入して印刷し、領収書を貼って回覧するというやり方で経費精算を行なっていました。私の入社当時は社員数が30名そこそこの状態で、オフィスも1フロアしかなかったので、このやり方でも問題はなかったのですが、地方や海外などオフィスが増えたこと、社員数が増えたことや私のようなリモートで働く人もいることでこれまでのやり方が難しくなってきた、という課題がありました。

もう1点、お客様が増えたことにより営業メンバーの訪問が増え交通費の精算件数が増えてきました。交通費精算をどのように精算しているかを営業メンバーにヒアリングをしてみると、その月どこに訪問したかをどこかにまとめておいて、yahoo乗換などで経路を検索して金額を調べて入力する、というやり方をしていました。月に1~2時間ほど時間がかかっているということで、こちらも課題となってきました。

定期区間を差し引いた額を簡単に登録できるのが便利です。

クラスメソッド株式会社

交通費精算の課題が特に大きかったので、MFクラウド経費は現在営業メンバーで利用しています。交通費の登録は、会社にICカードリーダーアプリの入ったAndroid端末を設置しており、オフィスに戻った際にこれを利用しているケースと、帰社しない場合は経路検索で登録しているケースがあります。経路検索だけでもかなり便利になったというフィードバックがありました。個人の定期を登録しておくと、定期区間を差し引いて電車賃を表示してくれるのが便利です。乗換検索だと調べるのがなかなか手間だったりしますので。

また、スマートフォンに対応しているのも嬉しいですね。 やはりずっとデスクに張り付いているわけではないので、空き時間などに申請・承認できるのが便利です。

導入のしやすさについては、当社はやはりわからないところもあったので、チャットを活用しました。これはリアルタイムに返答がもらえるのでありがたいですね。

業務プロセスを見直すきっかけにもなりました。

クラスメソッド株式会社

システムを導入するに当たって、単純に便利な機能があるというだけではなく社内の業務プロセスを見直すきっかけにもなりました。過去から継続してきたプロセスが現在でも有効か、そもそも必要がないか、という観点で見つめ直すことができます。

例えば振込依頼申請は社内でメールやチャットなどいろいろなツールを使って上がってくる状況です。現状は担当者一人が処理しているため、大きな問題にはなりませんがスキルが属人化してしまうのはよくないので、サービスを導入することでツールの統一化も行いたいと思っています。

今後はMFクラウド経費を今年中に他部署にも展開し、あわせて電子帳簿保存法についても対応し、領収書の電子保存も検討していきたいと考えています。

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Amazon Web Services(AWS)プレミアコンサルティングパートナーとしてクラウド、IoT、モバイル、ビッグデータに特化したコンサルティングやシステム設計運用を行っています。

https://classmethod.jp/

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