マネーフォワード クラウド経費で月の負担額が半分以下になりました

当社は世界初の後付け型電子錠の開発・販売を行っています。これを使うとスマートフォンで開錠ができたり、ワンタイムの鍵を発行する、ある時間帯だけで使える鍵を発行するなどが可能になります。
現在は社員が20名程度おり、15名ほどが毎月経費精算を行っています。

これまで経費精算は他社のシステムを導入していましたが、2つ課題を感じていました。１つはコストでした。それまで利用していたシステムでは毎月数万円の利用料金が発生しており、負担に感じていました。　もう１つはそれまで利用していたシステムの管理者機能が煩雑で使いにくかったことです。使用頻度の低い機能が多く表示され、インターフェースもわかり辛いと感じていました。

申請された経費のチェックは、これまでのシステムでは領収証の原本と印刷した申請書を突き合わせて確認する必要がありました。そのため、あまり細かい確認はせず、ざっくりと全体の金額があっているかを見ていました。

現在は、社員に領収証の画像をアップロードしてもらっています。今後の電子保存を見据えてそういった運用にしているのですが、経理としては経費の内容が、領収証画像とセットで上がってくるので非常に便利ですし、細かなチェックの精度が上がったと思います。

申請する側は領収証の画像をアップする作業が増えてますが、アプリで簡単に操作できるので、それほど手間にはなっていないと思います。 特に、個人のクレジットカードを連携して明細取得している社員もいて、その場合は明細は自動で取り込まれます。あとは写真を撮ってアップするだけなのでとても手軽ですね。今後もコストの削減と利便性のバランスを見ながらクラウドサービスを活用し業務効率を上げていきたいと思っています。