株式会社マフィン

海外であっても、物理的な制限なく契約業務を行えることが最大の利点

株式会社マフィン COO
上田 裕大 様
  • 課題

    ・日本に法人を設立しているため、契約書の確認等に物理的な制約があった
    ・契約を含めた労務業務を少ない人的リソースで実施したいと思っていた

  • 結果

    ・保管場所含め、場所の制限なく契約関連の業務が行えるようになった
    ・法人設立してすぐであったが、少ないリソースで契約業務を遂行できている

韓国デジタルギフト大手のSmartconの日本法人として2021年12月に設立し、プロモーションや営業施策に活用できるデジタルギフトによる景品・販促サービスを展開する株式会社マフィン。
同社では設立してすぐにマネーフォワード クラウド契約を導入。業務委託書を中心にご活用いただき、契約業務の効率化に取り組まれています。
そこで今回、同社にてCOOを務める上田様に、マネーフォワード クラウド契約を導入するに至った背景や抱えていた課題、また導入の決め手などを伺いました。

設立初期段階だからこそ、限られたリソースで効率化に取り組み、事業に注力する必要があった

――法人設立して間もないタイミングでマネーフォワード クラウド契約を導入いただきましたが、あらためて導入に至った経緯や課題感について教えてください。

設立初期のフェーズであったため、限られたリソースで事業に注力していくためにも、経理や労務などのバックオフィス業務をいかに効率化させるかが重要であると捉えていました。そのため、はじめからSaaS型のバックオフィス支援サービスの導入は検討していまして、経理システムはもちろん、電子契約サービスも導入したいと考えていたんですね。
また、私自身は日本と韓国を行き来しているため、紙ベースで契約業務を行うのは物理的に限界があるなと思っていました。

たとえば、紙の契約書を日本で保管しようと思うと韓国にいるときにすぐに閲覧できませんし、日本にいる誰かに頼むというのも煩わしく感じてしまいます。押印対応も契約書がある場所でしかできませんから、そうした場所による制限なく契約業務を遂行するためにも、オンライン契約ツールが必要でした。

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか?

キッカケは、会計や経費などのサービスを提供しているマネーフォワード クラウドを導入しようと思ったことでした。もともと経理担当の者には自分が使いやすいものを探すよう伝えていまして、経理だけでなく労務まわりのサービスもあって便利そうだからマネーフォワード クラウドがよいのでは、ということで候補に挙げられました。

そして、マネーフォワードの担当者に個別にご説明をいただいた際に、マネーフォワード クラウド契約があるということを知ったんですね。それから他社の電子契約サービスとも比較検討しまして、機能や費用感を含めて総合的に判断し、マネーフォワード クラウド契約であれば問題ないだろうと思い、導入を決めました

初期段階だからこそ電子契約化がスムーズに。直感的な操作でスムーズに導入することができた

――現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか?

こちらからお送りするもの、受け取るものなど、申込書を含めたすべての契約情報をマネーフォワード クラウド契約に集約するオペレーションで活用しています。内容としては業務委託契約が中心となっており、月間で15件ほどのボリューム感です。

もし紙契約を行っているところから電子化への移管であった場合、業務フローの見直しを含めて様々なコストが発生していたでしょうから、はじめから電子契約を中心としたフローを構築できたのは、よかったなと思っています。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか?

まだ設立して間もないため、契約業務に関係する人数も多くはありませんから、ワークフローの設定自体は難しくなく、スムーズに設定が完了しました。

また、経理のほうでマネーフォワード クラウドを使いはじめていたため、操作性についても悩むことなく、Q&Aサイトを見たりもせずに直感的に設定を進めることができ、とてもわかりやすいサービスだなと感じています。

サービスへの期待としては、英語対応されると弊社としては嬉しいなと思っています。現状は日本語の契約書のみですが、今後は英語の契約書の締結も増えてくるでしょうから、そうしたときに送り先の担当者の方もスムーズに操作できるUIになればと思っています。ただ現状は利用していて特段不満に感じることもなく、とても満足しています。

押印もスキマ時間で対応可能。制限なく契約業務が行えるのは、国をまたいで仕事をする上で大きなメリット

――マネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか?

契約関連の業務に時間をかけずに済んでいるというのが、効果としてとても大きいところだと感じています。たとえば契約締結に関しても、相手の方の確認次第では当日中に締結完了しますから、紙の契約書では考えられないようなスピード感を実現できています。

また、契約書の確認も即座にできるのはありがたいですよね。昨今のリモートワーク下の場合、紙の契約書であれば法務担当者が出社するタイミングで契約書を確認してもらって、といった対応をしなければならず、確認だけに1週間かかってしまうということも起きかねません。

物理的な制限を感じることなく、押印対応もスキマ時間で対応できたりするのは、国をまたいで仕事をしている身としては非常に大きなメリットに感じています。

――最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

本当に不満なく使わせていただいており、導入してよかったなと感じています。今後は発注書も電子化していくなど、マネーフォワード クラウド契約でできることを最大限に活かして活用していきたいと思っています。また、今後は経理や労務全般でもマネーフォワード クラウドを活用していきたいと思っていますので、マネーフォワード クラウドの各サービス間での連携が強化されると嬉しいなと思っています。

ただ、マネーフォワード クラウドは継続的にサービスの改善が進められており、我々利用ユーザー側が思いつかないような便利な機能も今後リリースされていくだろうと期待しているため、これからのサービスの進化をとても楽しみにしています。

(企業サイト:https://mafin.gift/

――従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました!