株式会社LayerX

サブスクリプションの複雑な業務フローにも対応。担当者の負担も軽減

株式会社LayerX バクラク事業部 事業企画部 BizOps グループ 松本福太郎様
  • 課題

    ・請求書発行業務における営業担当者の業務負荷が大きく、ストレスがかかっていた
    ・請求書送付の業務フローが煩雑で、業務効率化とミス防止が必要だった
    ・請求書をPDF添付で一括送付できる請求書発行システムの導入を必要としていた

  • 結果

    ・請求書をPDF添付で一括送付できるようになり、営業担当者の負担とストレスの軽減、ミス防止につながった
    ・申請承認機能により請求書の作成・確認業務のダブルチェックを徹底できるようになった

個別送付していた請求書を添付で一括送付!営業担当者の業務負担が軽減し、機能とコスパ面で満足
請求書処理、経費精算、稟議申請、法人カードなどの支出管理を一本化するサービス「バクラク」を展開する株式会社LayerX。事業企画部のメンバーは6名で、うち4名で請求書作成に対応しています。今後の事業成長を見据え、営業職の業務負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整備するために、2022年、「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」を導入。「請求書の個別送付が必要ない仕組みを構築し、営業職の業務負荷も精神的なストレスも軽減できた」という同社に、導入時の背景や導入後の効果を伺いました。

請求書を1枚ずつダウンロードして担当顧客に送付。営業担当者の業務効率化とストレス軽減が課題に

――まずは、LayerX様の事業内容やミッション、松本様のお役割についてお聞かせください。

松本様:当社は「すべての経済活動を、デジタル化する」をミッションに掲げ、企業の支払いに関する業務を効率化するサービス「バクラク」を展開しております。請求書処理、経費精算、稟議申請、法人カードなどの支出管理をなめらかに一本化するサービスで、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、業務効率化と法令対応の両立を実現することができます。2021年1月に最初のプロダクトをリリースし、翌年11月にはシリーズ累計の導入社数が3000社を突破しております。当社は2018年創業のまだまだ若い会社ですが、すでに従業員数は約100名まで拡大しており、これからさらなる成長を目指していくステージにあります。

私自身は、2021年8月に営業とアドミンを兼務する形で入社しました。現在は事業企画部にて、請求書発行などのシステムも含め、営業周りの環境整備をミッションとしています。事業企画部のメンバーは私を含めて6名で、うち4名が請求書作成を担当しており、約60名の営業職をサポートしています。今後の事業成長やビジネスモデルの変化に遅れを取らないよう、スピード感を持ってバックオフィスの仕組みをアップデートしていくことを目指しています。

――請求書発行システムの切り替えを検討された背景についてお教えください。

松本様:以前はマネーフォワード クラウド請求書を利用していましたが、請求書送付の業務フローに対して、課題を感じていました。まず事業企画部がお客様の請求書を作成し、それぞれの営業担当者に振り分け、営業担当者はそれらを一枚一枚ダウンロードした上で、各自が担当するお客様に1件1件送付していたのです。

当時はまだ100件に届かない程度の請求でしたが、それでも営業担当者は、それらを一枚一枚ダウンロードし、さらにお客様に個別で送付するという業務が負担になっていました。毎月、請求書発行から送付までの流れは、社内の一大イベントであり、実際に営業担当者から「毎月、この時期は気が重い」「請求書送付の業務だけは、本当につらくて嫌だ」という声もよく上がっていました。

業務負荷はもちろんですが、何より「万が一にも、他のお客様への請求書と取り違えて送付することがあってはならない」という緊張感がつきまとうため、精神的な負担はかなりのものだったと思います。ミスが許されない業務のため、心理的なストレスも大きく、本来の業務に集中することもできなくなってしまいます。私はそこに問題があると感じ、「業務負荷を軽減すると同時に、ミスそのものを予防する仕組み」を作ることが必要だと考えていました。

こうした背景のもと、請求書を一括送信できる仕組みにしたいと考えましたが、その際、「ダウンロードURLではなく、請求書のPDFを添付して送りたい」という要件がありました。URLからダウンロードする形式では、バクラク請求書(LayerXが提供する、請求書を読み取り、支払い用のデータや仕訳用のデータを出力できるサービス)でスムーズに取り込むことができないからです。「バクラク請求書の利用料についての請求書を、バクラク請求書で受領できない」という状況は避けたかったのです。そこで、PDF添付で一括送付できる請求書発行システムを導入することが絶対条件でした。

請求書をPDF添付で一括送付できるサービスの選択肢が限られていた。スタートアップに利用しやすいコストも重視

――複数の請求書発行システムの中から、なぜ「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」を選定されたのでしょうか。その理由についてお聞かせください。

松本様:導入検討の際には、請求書関連のクラウドサービスはほぼチェックしましたが、そもそも「請求書をPDF添付で一括送付できるシステムがなかなかない」ということをその時に実感しました。希望通りの機能を使えるものはコストが見合わず、コスト面で納得できるシステムは、一括で送ると自動的にURL形式になってしまうなど、機能とコストの両方を満たすシステムがありませんでした。

最終的には、機能や操作性という面で問題なく使えて、かつ、スタートアップでも導入できるコストのシステムは、「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforceしかない」と結論づけました。

営業担当者の負担を軽減!ミスを防げる承認システムや、機能のアップデートが早い点も魅力

サブスクリプション事業の複雑な業務フローにも対応。請求書添付による一括送付で、正確かつスピーディーな請求書発行を実現

――実際に「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforse」を使ってみて、どのようなメリットを感じていらっしゃいますか?

松本様:営業担当者が請求書を送付しなくて良くなったことが一番のポイントだと感じています。毎月の負荷になっていた心理的ストレスも軽減されたと思いますし、事業企画部側としても、営業担当者が送付ミスをする可能性に気を揉まなくて済むようになりました。

定量的な効果検証はしていませんが、社内においては「請求書発行業務は集約した方が良い」という見解で一致しており、営業担当者の業務状況も明らかにいい状態になったと感じています。導入当初、営業担当者からは「毎月、請求書を1件1件送る作業が本当に嫌だったので解放されて良かった」「自分で送らなくて良くなったことがありがたい」など、導入への感謝の声をよく聞きましたね。

――事業企画部や経理部門でも、メリットを感じられたことはあったでしょうか?

事業企画部側でも、請求書送付の際に「確実に申請、承認の履歴が残る」という大きなメリットを感じています。申請承認の機能を使うことで、2名以上で分担して請求書の作成・確認業務ができることは大きなポイントですね。変更履歴がしっかり残るため、ダブルチェックを徹底できますし、システム上の承認・申請でミスを防ぐことが担保されているため、安心できるようになりました。

また、これまでは営業担当者が請求書をダウンロードした後、目視で内容を確認し、手打ちでメール添付してお客様に送付していました。細心の注意を払っていたため、ミスが発生したことはありませんが、どんなに注意していてもヒューマンエラーは起きる可能性があります。その点でも安心してシステムから一括送付できるのはとてもメリットを感じています。

また、経理部門の声としては、売上の按分機能が好評ですね。当社はサブスクリプションのビジネスを展開しているので、経理業務では期間に応じて売上を按分し、仕訳作成する必要があります。これに加えて、「先に支払いいただいた場合は、前受収益を計上した後、それを取り崩しながら売上計上していく」という非常に煩雑な業務フローがあります。「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」はそのような複雑な業務フローにも対応できるため、当社と同じようなサブスクリプションのビジネスを展開している企業にもおすすめできます。

――導入の効果として実感されていることはありますか?

松本様:とにかく営業担当者が請求書を送らずに済むようになったのは、それだけですごいことだと感じています。それまでは、請求書を送る営業担当者も負担が大きく、送らせる事業企画部側も「間違えないか」と心配し続けていました。

効果そのものを数値化することは難しいですが、営業が精神的な負担から解放され、本来の業務に集中できるようになったことが一番大きいです。それだけで、評価としては星5つの価値があると考えています。

また、運用後に「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」は機能をアップデートするスピードが非常に早いことを実感し、それもまた選択して良かったポイントだと思っています。実際、新機能が月イチ以上のペースでリリースされ、どんどん使いやすくなっていますね。例えば、特定の「取引先」「請求先」「品目」をインポートする機能や、設定内容を一時保存する機能が追加されたり、「Salesforce」の情報をインポートして請求書を作成できるようになったりしています。

これまで必要な機能が次々とアップデートされることを実感してきましたし、マネーフォワードの営業担当者の方にも、日々いろいろな要望を伝え、今後の機能改善や機能拡張の参考にしてもらっています。

成長中のスタートアップやベンチャーならマネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce一択ではないか。コスト面でも機能面でも満足でき、さらに請求書を受け取るお客様にとってもメリットがある

――成長を続けるベンチャー企業の財務経理部門として、今後の展望についてどうお考えか教えてください。

松本様:今後、さらに事業をスケールしていく中で、請求業務がボトルネックになるのは大変もったいないことです。今はようやく運用が落ち着いてきたものの、請求業務の体制づくりにおける課題はまだまだあるので、それらも解消していくことがミッションです。

私は、「請求業務はビジネスプロセスによって変わっていくもの」だと考えています。当社は現時点ではサブスクリプションサービスの売上が中心であり、まだ企業規模は大きくありません。「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」は、仕組みの上でもコスト面でも当社にマッチしていると感じます。とはいえ、導入当初は100件にも満たない程度の請求しかありませんでしたが、現在はそこから数倍にも伸びている状況にあります。今後はさらに多くのお客様を獲得していく予定のため、請求先となる顧客数が大きく伸びていったとき、それに耐えうるだけのプロダクトになっていて欲しいと思っています。

また、当社のようなスタートアップ企業の場合、今後もビジネスモデルはどんどん変化していくものでもあります。バックオフィスの一員は、ビジネスの変化に遅れを取らないよう、業務フローやそれを支えるシステムをアップデートしていくことが非常に重要です。請求書業務はもちろん、様々な改善で業務の効率化を続け、この先、新しいビジネスを展開する際にもスピーディーに対応できるような体制を作っていきたいです。それを実現していくためにも、今後の「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」に期待しています。

――最後に、請求書業務に悩んでいる方々に向けて、メッセージをお願いいたします。

松本様:私としては、Salesforceから請求を連携できるシステムとしては「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」一択という結論です。請求書送付に煩わされているなら、何も考えずに入れてしまってもいいのではないかと思います。特に、成長ステージにある産業・企業にはおすすめしたいです。当社は導入前に様々な請求書関連のクラウドサービスを比較検討しましたが、その結果、「機能とコストのバランスが最上位であることは間違いない」と判断して導入を決めています。

実際、Salesforce連携できるプロダクトは「とても安価だが、基本的なことしかできない」というものか、「とても高価だが、かゆいところに手が届かない」というものか、そのどちらかが多いと思いますね。しかし、「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」の場合は、コスト的にも十分納得がいく上、かゆいところに手が届く機能が盛りだくさんなので、評価に値すると実感しています。機能だけでなく、コストパフォーマンスが良いことも、成長中のスタートアップやベンチャーにとっては非常に重要なことですよね。

一方、顧客視点になれば、成熟産業の業界では、まだDX化が進んでいないケースも少なくありません。請求書をダウンロードできるURLを送付しても、URLの開き方がわからないこともあり、そこにまた煩雑なやりとりが発生してしまいます。成熟産業の業界を相手にしているビジネスなら、メール添付で請求書を一括送信できることも重要です。そうした面で「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」は、自社の業務効率化だけでなく、お客様のためにも役立つものだと思います。

もちろん、「バクラク請求書」をお使いの、貴社取引先がスムーズに処理できるという意味でも、マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」は、大変おすすめです。

 

※掲載内容は取材当時の情報です。

株式会社LayerX
LayerXのバクラク事業部は「すべての経済活動をデジタル化する」というミッションのもと、請求書OCRの「バクラク請求書」、法人向けクレジットカードの「バクラクビジネスカード」法人向けワークフローシステムの「バクラク申請・経費精算」電子帳票保存サービスの「バクラク電子帳簿保存」を提供しています。※掲載内容は取材当時の情報です。