事業成長に伴い契約件数が増加。属人化した契約管理から脱却し、いかに理想のワークフローを構築するかが課題だった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

田中：マネーフォワード クラウド契約導入以前は、「なんとなく電子契約を始めてみよう」といった温度感で別の電子契約サービスを利用していました。しかし、当時は社員数や契約件数がそこまで多くはなかったこともあり、締結のみの利用が主で、契約関連のワークフローまでは細かく整備できていなかったんです。

事業規模の拡大に伴い人数や契約件数が増えていくなか、証跡管理ができていなかったために、どの契約書が誰の案件なのか把握することすら難しくなっている状況がありました。
あらためてワークフローを整備していく必要性を感じたものの、もともと導入していたサービスでは自社に最適なワークフローの構築が難しそうだなと。そこで、サービスの見直しを行いたいと考えるようになりました。

野村：当時は営業メンバーからの依頼を受け、確認したうえで問題がなければ私が電子契約サービス上で申請を上げるというフローになっていました。契約関連の作業は私に集中していたので、契約書に紐づく担当者名がすべて申請を上げた私の名前になっていたり、まわりが現在の状況を把握することが難しいなど、属人化しているがゆえの課題が多くあったように思います。
また、締結済み契約書の管理・保管においても、管理台帳すら作成していないアナログな状況でした。紙の契約書や相手方から受け取る他サービスの電子契約書など、様々な契約書が混在するようになったにもかかわらず、どこに何を保管しているのかが十分に把握できていないまま、記憶を頼りに探すということも常態化していました。

契約管理や契約フロー含め、ゼロから契約業務の立て直しを行いたいと考えていたタイミングで、マネーフォワードの方と情報交換をさせていただく機会がありまして、会計や経費精算以外にも電子契約サービスを展開していることを知り、導入を検討し始めました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

田中：マネーフォワード クラウド契約を選んだ主な理由は3つあります。
1つ目は、弊社が理想とするワークフローをサービス内で整備・完結できるという点です。以前利用していたサービスでは権限付与まわりに制限があったりと、サービス内でワークフローを完結させることができず、それが結果的に証跡管理ができないなどの課題に繋がっていました。

2つ目が、すべての契約書を一元管理できるという点です。契約方式にかかわらずクラウド上で管理できるため、マネーフォワード クラウド契約自体が契約台帳になります。契約書を整理して台帳を作成するといった作業もなく、一気にステップアップして契約書の管理工数を減らすことができることは大きなメリットだと感じました。

そして3つ目が、送信件数に応じた従量課金制ではないという点です。他サービスでは契約書1件の送信につきいくらといった形で費用が発生することがほとんどなのですが、今後も契約件数は増えていくことが予想されるなか、従量課金では利用料以外のコストがかかってきてしまいます。
企業にとって契約件数が増えることは良いことなわけですから、契約件数が増えることによるコストを懸念しなくていいというのは嬉しいなと。件数が少ないうちは良いかもしれませんが、将来的にコストを懸念して紙締結にしようとなったらもったいないですよね。 今後を見据えて今のうちに舵を切ろうと総合的に判断しました。

契約を決めた営業担当が契約内容にも責任を持つといった理想のあり方に近づいている

ーー現在はどのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

田中：主に、弊社のサービスを利用する企業と交わす、サービス利用申込書の締結・管理に利用しています。また業務委託契約書や雇用契約、NDAにも活用しています。 各契約書は担当メンバーが作成・申請し、各事業部の責任者のチェック後に管理部に確認依頼が届くというフローにしています。
現在、月に30件近い申込書の締結申請があるのですが、ワークフローが整う前は、いつ誰が起案したのかがわからず、確認のためのコミュニケーションコストが多く発生していました。そのため、大幅な業務コストの削減にも繋がっていると感じています。

ーーSALESCOREさまはサービス導入から実際の運用開始までのスピーディーさが印象的でした。乗り換えるにあたり何か苦労した点や進め方で工夫したことなどはありましたか？？

田中：提案の段階から、乗り換えでどういったタスクが発生するのか、どういったことが実現できるのかなどを整理してご説明いただけていたため、疑問や不安は事前に解消できていました。導入前にやるべきことが明確だったことは大きいと思います。
また、現場のメンバーたちの理解も得られるよう、なぜ乗り換えようと思っているのか、目的や目指すべき理想の状態を事前に説明していたので、社内浸透という点でも大きな課題はありませんでした。
導入後に細かな設定部分で困ったときも、気軽に問い合わせできたりと、手厚いサポートのおかげで、導入して1ヶ月後にはワークフローの構築や設定が完了し、社内でのスムーズな運用開始が実現できたと考えています。

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことは何かありますか？？

田中：導入前はこんなことができるんだな、とあまり気に留めていなかった機能も、いざサービスを使用してみるととても便利だったりしますね。私の場合、導入以前は差し戻し機能に大きなメリットを感じていませんでした。しかし、契約内容に関する確認事項がある場合、Slackなどの別のコミュニケーション手段でフィードバックを返してしまうと、他のメッセージに埋もれてしまいかねません。
差し戻し機能を活用するとマネーフォワード クラウド契約上でフィードバックを返すことができるため、以前よりも営業担当側で契約内容をしっかりと確認する意識が生まれていることは期待以上でした。

やはり、ビジネスにおいて契約というのは非常に重要なものですから、契約を決めた営業担当が契約内容にも責任を持つというのは理想的なあり方。契約内容によってどういったリスクがあるのかなど、「契約条件をしっかりと握ろう」という意識や文化が醸成されているなと感じています。

野村：新しく追加されたSlack連携機能も、期待以上で満足しています。やはり申請件数が増えていく中、すでに理解している契約内容であっても、わざわざマネーフォワード クラウド契約の画面を開いて、PDFを確認して承認するといったことは手間に感じていました。
Slack上でそのまま承認できるようになったことで承認スピードは上がりましたし、とてもラクになったなと感じています。こういった新機能がたびたび追加されていくことも、マネーフォワード クラウド契約の良い点だと思います。

取引先を増やすことが事業を加速させるうえで重要だからこそ、契約業務の整備は優先的に取り組むべきである

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

田中：以前は、他のメッセージに埋もれて押印申請を見逃してしまうこともありました。しかし、今ではワークフローが整備され、Slack通知などの便利な機能によって見逃しはなくなり、申請から承認までのスピードを早めることができたのは大きな効果です。
また、「あの契約書はどうなっているのか」などといった無駄なコミュニケーションもなくなりました。誰でもマネーフォワード クラウド契約を見れば各契約書のステータスや契約内容などをすぐに確認できるため、大幅な効率化が実現でき、精神衛生的にも非常に嬉しい状態になっていると実感しています。

特に弊社はひとりバックオフィス体制のため、私が契約業務をはじめ、会計や請求、経費、そして総務までをすべて担当しています。契約業務以外にも整備しなければならないことは多くありますが、取引先を増やすことは事業を加速させるうえで重要だからこそ、契約業務の整備は優先度高く取り組むべきだと考えていました。
今回、契約業務を効率化できたことで、他領域の整備に時間を割くことができるようになりましたし、MUSTで整えるべきことを今の事業フェーズで実現できたことで、契約書の雛形を用意したり、ワークフローのさらなる改善など、MOREの部分に目を向けられるようになったと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

田中：もともと漠然とした契約業務の理想はあったものの、粒度が大きく、具体的にどのようにすれば健全な状態になるのかまでは見えていませんでした。
しかし、マネーフォワードの担当の方から、どういったことができるようになるのかを丁寧に説明いただけたことで、自社が目指すべき理想の契約業務のあり方が明確になりましたし、営業担当が主体性を持って契約を締結するという世界観の実現に近づけたと思っています。

管理部側にとってのMUSTは整いましたが、まだまだメンバー単位ではMOREやMUSTがあると思っています。メンバーへのヒアリングも行いながら、今後も現状に満足せずにより良い状態を目指していきたいです。
また、会計や経費精算などでもマネーフォワード クラウドのサービスを利用しているため、今後は営業活動から受注、請求までを一気通貫でシームレスに進められるよう、社内での整備を進め有効活用していきたいと考えています。

野村：マネーフォワード クラウド契約を導入したことによる現場のメンバーからの反応は、心配していた不満よりも「以前より良くなった」という声ばかりです。
ただ導入して終わりではなく、弊社にとって理想のワークフローを実現するために寄り添ってサポートいただけたからこそ、今の健全な状態にあると思っています。今後も機能がどんどんアップデートされていき、より使い勝手が良くなっていくことに期待しています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（SALESCORE株式会社：https://buffup.jp/）