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紙の契約と電子契約の違い
紙で締結していた契約を
電子契約に切り替える前に、
法的効力を認めるための署名方法など「紙の契約」との違いを整理しておきましょう。
電子契約は法的に安全？
電子署名法により、電子契約は書面契約と同等に法的効力が認められるようになっています。
民事訴訟法、電子署名法では以下のように定めており契約書が作成者の意思により作成された文書であることが証明できれば証拠として認められます。
民事訴訟法第228条第1項「文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない」民事訴訟法第228条第4項「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」「文書に本人の押印がある場合は、その文書は本人の意思を忠実に表現した文書だと推定される」
つまり、本人が署名したことを証明し、本人が署名した時点から文書に変更がないとされていることが証明できれば契約が成立したとみなされます。電子契約では大きく分けてふたつの要素で契約の有効性を証明します。
電子署名はメールアドレスでのログインや自身で取得した電子証明書を通じて本人であることを担保します。
タイムスタンプは契約処理がなされた時間を記録し、その時点から改ざんがなされた場合は警告を発するなど契約が正しい状態であることを保持するものです。
電子契約は費用面と、
契約業務の効率面の両方で
メリットがあります。
-
様々な費用を節約
収入印紙や郵送代、人件費、保管コストをほぼ0円まで削減。
-
製本や郵送など
紙の契約での作業が不要に
印刷、製本して押印してからの郵送など契約締結までの作業を大きく削減。経理財務もスピードアップで業務効率化。
-
過去に締結した契約書の
検索業務が効率化
過去の契約書はオンラインで検索可能に。キャビネットにあるファイルや、パソコンのフォルダから探す手間が削減可能。
-
契約承認合意プロセスの
情報を見える化
契約手続きのステータスを可視化。過去の契約書について、承認合意されるまでの経緯なども契約履歴として確認可能。
-
コンプライアンス強化
堅牢なクラウドサーバーで管理することで契約書を安全に管理。契約書の承認権限や、システムへのアクセス権も設定可能。
契約方式自由の原則により、
ほとんどの契約で電子契約が可能です。
電子契約を導入する前の注意点！
導入後に発生する可能性が高い課題も
想定しておきましょう。
情報の可視化
アカウント登録
紙と他の電子契約サービスとの管理体制をどうするか？
契約締結までの合意形成や承認フローの情報を一元管理する必要があるか？
今後、電子契約で締結する契約書が増えるかどうか？どのような料金形態になっているか？
電子契約サービスを利用する際に取引先はアカウント登録が必要か？
紙の契約書と電子契約を別の方法で管理しており、管理体制が煩雑になる。
合意形成までのコミュニケーション情報がツールごとに分散し、情報整理に手間が発生。
電子契約で締結する契約書の増加により送信料も増加。費用面の問題が発生。
取引先のアカウント作成が必要となり、適用することができない。
電子契約サービス導入前に
意識するべきポイント
電子契約の導入前に
整理しておきましょう！
- 紙の契約書と電子契約の管理方法
- システムによって効率化したい契約業務の範囲
- 電子契約で締結する契約数、電子契約サービスの料金体系
- 電子契約利用時の取引先のアカウント登録の必要性
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