確定申告が終わってしまい、帳簿や書類などが不要になるかといえばそうではありません。青色申告の承認を受けた場合、定められた期間は帳簿を保管しておかなければなりません。場合によっては、過去の申告についても調査が入ることもあり得ます。その際に定められた保存期間の帳簿や書類がなかったとすると、その分は所得控除などが認められず、追加徴税が発生することなども考えられますので、必ず保存するようにしましょう。

記帳や帳簿などの保存の必要性

青色申告で年間の所得を正確に申告するためには、取引の状況やお金の動きを日々記録し、帳簿や関連書類を一定期間しっかりと保存しすることが必要です。

青色申告の場合

青色申告者は、複式簿記をはじめ正規の簿記の原則に則って記帳をするのが基本です。しかしが、以下のものがそろっていれば簡易帳簿でも対応することは可能です。

1.固定資産台帳:固定資産を取得したときから減価償却計算の処理、その後、売却までの処分に至るまでの経緯を、個々の資産ごとに管理記録するためのものです。
2.現金出納帳:毎日の現金の出し入れを発生した順に記帳し、残りの額を明確にする帳簿です。
3.売掛帳:商品やサービスなどの代金を回収できたかどうかを把握するために、取引先ごとの記録を残し管理するための帳簿です。
4.買掛帳:商品や原材料を仕入れて、後払いでまだ支払っていない代金があることを記録し、債務残高と支払い状況を管理するための帳簿です。
5.経費帳:仕入以外の修繕費や地代家賃、税金、通信費、交通費、給与賃金、消耗品費など、さまざまな必要経費を記録するための帳簿です。

帳簿によって違う保存期間

決算関係書類とは貸借対照表や損益計算書、総勘定元帳などで、保存期間は7年です。また、総勘定元帳は勘定科目の総覧ですので、根拠を示す資料として保存が必要です。

現金預金取引などの関係書類とは領収書や請求書、預金通帳で、保存期間は7年、前々年度分の所得が300万円以下の場合の保存期間は5年です

そのほか見積書や注文書、納品書などは5年の保存となっています。

帳簿書類の電子データ保存

個人事業主の管理工数やコスト削減のために、一部の帳簿書類については、サーバ・DVD・CDなどに記録された電子データのまま、紙に出力することなく保存できる制度があります。この制度の適用を受けるには、あらかじめ所轄税務署長に申請書を提出する必要があります。

原則は書類での保存を

上記のように、要件を満たせば電子データでの保存も可能ですが、税務調査が入った場合プリントアウトしてほしいと言われることもあり、原則としては書類での保存が望ましいでしょう。電子データだと後日の改ざんが書類に比べて容易であるとされるからです。

とはいえ、実際には調査が入る前にプリントアウトしていれば許されているようですが、なるべく書類で保存しておきましょう。電子データで保存する際には日付を入れてPDF化するなど、後日の改ざんのしづらい状態で保存しておけば、証憑としての効果もあがると考えられますし、会計ソフトを乗り換えたりバージョンアップしたりした際に過去のデータが見られなくなる、という心配もなくなるでしょう。

会社法上での保存期間は?

税制上での保存期間は上記のとおりですが、会社の決算書や総勘定元帳、仕訳帳、各種補助簿は、会社法に基づき10年間の保存が必須とされています。領収書、請求書、預貯金通帳については、税法で保存期間が定められており、7年間の保存が必要です。

一方、税務申告書、税務届出書は、法的な保存期間の定めはありません。また、定款や登記関係書類は会社法において保存期間の定めはありませんが、これらは事業の生い立ちや歴史を残すものですので、永久に保存すべきでしょう。

帳簿の書き方については「青色申告の帳簿記帳」を参考にしてください。



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