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請求書処理、支払業務の手間を省く!クラウド型経費精算システムで便利になる5つのポイント

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経理業務の中でも、毎月の請求書の処理は手間と時間がかかる業務の一つですよね。
支払業務に手間がかかる理由には、請求書受領から振込完了までのフローに要因があります。例えば、以下のような手間が発生していませんか?

なんとかしたい!煩雑になりがちな支払業務の実態は?

①請求が経理へあがってくるまでの時間・手間

まず、期日までに請求書がそろわない。各営業担当者は、営業部長の承認印を経て経理に請求書を渡すフローになっているが、営業部長が不在がちのためなかなか判子をもらえず、提出が遅れてしまう。

②仕訳・振込データの作成・確認作業が大変。ミスも発生しやすい

ようやく集まった請求書を元に、経理担当者はエクセルなどに転記して仕訳や振込データを作成している。時間がかかる上、手作業のためミスも発生しやすい。
経理担当者が作成した振込データについて、財務部長は正しいかを確認するため、請求書の束から1件1件確認している。かなりの手間と労力が必要…。

③取引先・銀行名・振込期日など、各設定を経理側で行い、確認している

各取引先情報について、経理担当者側で入力している。重要な部分のため、不備がないかしっかり確認する必要がある。

④銀行サイト側での入力作業が大変

実際の振込業務において、経理担当者が手作業で銀行のインターネットバンキングへ振込データをアップロードしたうえ、会計ソフトに仕訳を入力したり、経費精算システムなどに支払い済みのチェックをしたりと、同じ内容の入力を何度も繰り返している。

⑤支払処理後のファイリングが大変。保管コストもかかる

支払処理の後には、税務上、帳簿書類である紙の請求書を7年間保管しなくてはならないためファイリングして保管をおこなうが、きれいにカテゴライズしてファイリングするのは一苦労。膨大な量のファイルを保管するための場所が必要なため、保管コストもかかってしまう。

クラウド型経費精算システムの導入で支払業務が変わる!うれしい5つのポイント

このように煩雑な支払業務を効率化するためのアイデアとして、今回ご紹介したいのは、クラウド型経費精算システムの「支払機能」です。各システムによって機能に違いはありますが、最近のクラウド型システムは開発スピードも速く、これまでの作業を大幅に効率化するための機能がどんどん充実しています。
具体的にどのように効率化できるのか、「MFクラウド経費」の支払機能を例として見ていきましょう。

①モバイルから承認作業ができる。時間短縮+確認漏れも防げて一石二鳥

紙の請求書を、不在がちな営業部長などの承認者に手渡し、判子(承認印)をもらうのはなかなか大変な作業です。この作業を「MFクラウド経費」では、すべてWeb上で完結することができます(ワークフロー機能)。承認作業はモバイルアプリでもできるため、いつでもどこでも確認・承認作業が可能になるうえ、書類の紛失や承認漏れがなく、管理がとても簡単でスピーディーになります。

②エクセルで振込データを作成する手間は“ゼロ”になる!

クラウド型経費精算システムでは、申請者(営業担当や営業アシスタントなど)側で、請求書をシステム上にアップロードしたのち、会社名の選択、振込日と振込金額を直接入力してもらうため、経理担当側でデータ入力をする必要はありません。
申請者が入力したデータから仕訳データと振込データが作成されるため、経理部門は内容に不備がないかを確認するだけでOKです。これまでエクセルで振込データを作成していた手間がなくなることは、大きな効率化ポイントですよね。

③口座情報を簡単呼び出し!都度入力は不要に

取引先と振込口座をシステムにインポートしておけば、銀行名や支店名、口座番号を簡単に呼び出せます(入力補助機能)。これにより、請求書を受け取った申請者が、取引先を選ぶだけで振込口座情報の入力が完了。経理担当者が取引先と口座情報を照らし合わせて手入力する手間が省けます。
また、取引先によって翌月末、翌々月末など支払いタイミングがずれる場合にも、取引先ごとに支払いのタイミングをマスタ登録しておくことで自動的に支払日を設定できます。マスタ登録には、支払日のほかに科目を設定することもできるので、間違いを防げます。

④API経由でらくらく振込!経理担当者の「あったらいいな」を実現

API連携により、MFクラウド経費のシステムから「振込」ボタンをクリックするだけで振込業務を行えます(三井住友銀行、みずほ銀行、住信SBI銀行に対応)。銀行サイトに移動して振込ファイルをアップロードしたり、データ入力したりする必要がないため時間短縮になる上、ミスも軽減できます。

⑤電子帳簿保存法に対応しているので請求書の原本破棄が可能

最近のクラウド型経費精算システムは、電子帳簿保存法に対応しているものがほとんどです。そのため、請求書のデータをアップロードしておけば原本を破棄することが可能になるため、紙の請求書の保管コストやファイリングの手間を削減できます。また、請求書をデータ化することによって検索がしやすくなり、簡単に以前の請求書や支払い内容を確認できるようになるのもメリットです。

まとめ

請求書を受け取り、確認・承認作業、データ入力、支払いを済ませるまでのフローは、経理担当にとって多くの時間を割かれる仕事の一つ。経費精算システムを導入することで、経理担当や申請者、承認者の手間と時間を減らせるだけでなく、手入力によるミスといったリスクを防ぐ効果も期待できます。全社的にさまざまなメリットが得られる経費精算システム。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか?

この記事の執筆者
加藤 由起子(かとう ゆきこ)
BtoBのコラムやブログ、eBOOKなど、数多くの企画、執筆経験を持つライター。Web、システム制作会社での勤務経験あり。これまでに中堅・大手の通信、教育、システムベンダー企業の記事などを幅広く担当。


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